Диспетчерзаказов:
* проверяет правильность заполнения бланка заказа - «тикета» - с учетомвида заказа («рыночный» или «лимитный заказ», суточный или с открытой датой,клиентский или профессиональный и т.д.);
* вводит заказ в очередь на исполнение, руководствуясь приоритетом цены ивторичным приоритетом времени (например, первым в очереди на продажу должен стоятьзаказ с наименьшей ценой, а при равенстве цен - тот, который поступил раньше);
* отправляет заказ на нужный рынок для исполнения;
* сверяет отчет об исполнении с «тикетом», чтобы удостовериться всоблюдении «спецификаций» заказчика ;
* если все в порядке, сообщает заказчику о сделке;
* Вводит сделку в книгу сделок ( предварительный «блоттер»).
Отделзаказов должен разработать:
· «тикет»;
· книгу заказов (это может быть просто папка, отсортированная повыпускам ценных бумаг, или несколько папок - каждая для одного выпуска);
· базу данных о рынках (что, где торгуется, как вводятся заказы ит.п.);
· способы связи с заказчиками и представителями фирмы на рынках;
· «блоттер».
Этототдел ничего не покупает и не продает, а обрабатывает покупки и продажи. Изотдела заказов сюда поступает предварительный «блоттер», здесь сделкаготовиться к улаживанию, т.е. к оплате и поставке ценных бумаг.
В«блоттере» выпуски ценных бумаг и сделки должны фигурировать под своимиуникальными кодами. Кодирование - важная часть работы отдела. Можноиспользовать коды государственной регистрации, разработанные Банком России длявыпусков ценных бумаг коммерческих банков и Министерством финансов длянебанковских эмиссий. Но это не очень дальновидно, т.к. фирма может вкладыватьдругой смысл в код, чем регистрирующий орган. Сделки можно обрабатывать подпорядковыми номерами «тикетов» и хронологическими кодами (дата плюс времяисполнения или дата плюс порядковый номер сделки). С точки зрения автоматизациилучше кодировать все, что поддается кодированию, однако коды должны нестиполезную смысловую нагрузку.
«Блоттер»используется, во-первых, для сверки клиентской и профессиональной сторонсделки.
Междусторонами сделки не должно быть расхождений. Сверку чаще всего осуществляютклиринговые центры. Поэтому в вопросе о сверке отдел покупок и продаж долженвзаимодействовать и с такими центрами.
СтандартыНАУФОР предусматривают межброкерскую сверку путем направления контрброкеру«подтверждения сделки». В случае не возврата этого подтверждения к утру дня,следующего за днем сделки, будет считаться, что контрброкер согласен уладитьсделку.
Послесверки «блоттер» принимает окончательный вид и служит основанием для оплаты илипоставки ценных бумаг.
«Блоттер»используется, во-вторых, для калькуляции различных денежных величин («первых» ичистых сумм, биржевых и регистрационных сборов, комиссионных, накопленныхпроцентов) и подготовки для клиентов извещений о сделках.
ВРоссии еще не сложилась практика извещения клиента об исполнении его заказа напокупку или продажу ценных бумаг. Исключение составляют сделки с ГКО, о которыхдилер письменно отчитывается перед инвестором. Этот отчет содержит не толькодетали сделки, но и информацию о стоимости и составе портфеля ГКО и об остаткена счете инвестора. Это серьезный документ, но он не является счетом,выставленным дилером клиенту, так как деньги посылаются «на биржу» до сделки.
Подготовкаизвещения - довольно хлопотное занятие. К разным сделкам «применяются» разныеставки комиссионных, биржевых и иных сборов. Целую процедуру составляет расчетпроцентов, причитающихся продавцу купонных облигаций. Нужна экспедиция, отделклиентской документации. Переход к системе «поставка против платежа» вынудитвыставлять клиентам счета, а значит обзаводиться канцелярией. Уже принятие«Стандартов внутреннего учета...для членов НАУФОР», предусматривающихписьменное уведомление клиентов о сделках, заметно увеличит «канцелярские»расходы фирм. Зато возрастает уверенность клиента, получающего отчеты о своихсделках (и регулярные справки об активности своего счета), что приводит кукреплению партнерских отношений.
Обработкасделок легко поддается автоматизации, так как изо дня в день приходитсявыполнять одни и те же процедуры, меняя лишь некоторые параметры, напримерставку комиссионных.
Послекалькуляции сделки ее «оприходуют», т.е. заносят денежные суммы в книги фирмы,фиксируя тем самым доходы и расходы будущих периодов: сколько перечислитьпродавцу ценных бумаг, сколько комиссионных причитается фирме, сколько налогов- государству и.т.д. На этом работа отдела заканчивается.
Можнонасчитать до десятка взаимосвязанных функций, выполняемых этим отделом. Здесьпроисходит улаживание сделки - приём денег и выдача ценных бумаг или, наоборот,выдача денег и приём ценных бумаг. Эти две функции касса выполняет поинструкциям других отделов и внешних организаций. Из отдела покупок и продажона получает окончательный “блоттер”, из клиринговых центров - балансовыеордера (“приходные” и “расходные”), служащие основанием для улаживания сделки.Например, на основании “расходного” ордера касса отпускает нужное количествоценных бумаг контрброкеру. Сверяясь с “блоттером”, касса может напечататьплатёжное поручение или выдать клиенту наличные за проданные ценные бумаги (еслиу него нет долгов фирме). Этот сектор кассового отдела делится на две части:одна работает с контрброкерами, другая - с клиентами.
Иногдапоставка ценных бумаг является “плохой” - у сертификата оторван угол иливыписка из реестра напечатана неразборчиво. В этом случае фирма может вернутьих поставщику, и касса должна вести учёт “плохих” поставок.
Следующаяфункция - хранение чужих и фирменных ценностей. Что принимать нахранение, касса сама не знает. Нужные указания поступают из других отделов.Различают “ящик” и фирменный сейф. “Ящик” (стальной контейнер) - этоцентральное депо для транзитных ценных бумаг (которые нужно поскорее получить ипоскорее поставить). Они группируются здесь по счётам или, когда их много, повыпускам в алфавитном порядке. Получив инструкцию, клерк (он может отвечать завесь “ящик” или за часть алфавита) извлекает сертификат из контейнера иотправляет его куда надо или, наоборот, получает сертификат от кассира ипомещает в контейнер.
Всейфе фирмы хранятся ценные бумаги:
* полностью оплаченные клиентами и зарегистрированные на имя фирмы;
* полностью оплаченные клиентами и зарегистрированные на имя клиентов.
Открываясчёт в фирме, клиент должен проинструктировать фирму, как быть с сертификатами(или выписками). Возможны четыре варианта:
* поставить сертификат в банк клиента против определённой суммы денег;
* зарегистрировать на имя клиента и поставить клиенту;
* зарегистрировать ни имя клиента и хранить в сейфе фирмы;
* зарегистрировать на имя фирмы и хранить в сейфе фирмы.
Всоответствии с первой инструкцией сертификат направляется кассиру “на выдачу”.В соответствии со второй и третьей инструкциями сертификат направляетсяфирменному трансфер-агенту (который тоже работает в кассовом отделе). Всоответствии с четвёртой инструкцией сертификат остаётся на “уличной” сторонедо тех пор, пока не определится окончательный владелец ценных бумаг, и затемтакже направляется фирменному трансфер-агенту.
Выполнениетретьей и четвёртой инструкций создаёт кастодиальную ответственность для фирмы.Заключается она в том, что ценные бумаги, полностью оплаченные клиентами изарегистрированные на имя клиента или фирмы, подлежат сегрегации отоперационной рутины и не могут быть использованы для брокерских целей. Контрольза сегрегацией - ещё одна функция кассового отдела.
Существуетдва метода такого контроля - индивидуализированное и обезличенное хранение. Впервом случае сегрегированные бумаги либо хранятся в конвертах, либоимеют ярлыки, на которых поименован их реальный владелец. Во втором, болеераспространённом случае бумаги хранятся в алфавитном порядке по выпускам безкаких-либо “опознавательных знаков”, а контроль осуществляется путёмсопоставления их количества в сейфе с суммарным количеством на счётах. Если всейфе бумаг меньше, чем на счёта, то брокер обязан одолжить недостающееколичество у коллег, “отозвать” бумаги из залога банку или из ссуды другимброкерам или купить их за счёт брокера, сорвавшего поставку. Если в сейфе бумагбольше, чем должно быть на счёта (такое случается при кредитовании клиентскихсделок), то брокер может использовать этот излишек для поставок по “коротким”продажам или одолжить его коллегам.
Алфавитныйперечень бумаг с разбивкой по счетам - ценные аналитический документ. Помимоего ценности с точки зрения контроля за сегрегацией он, наряду с картой клиентаи справкой о клиентском портфеле, входит в “джентльменский набор” менеджеровсчетов. Если с эмитентом что-то случилось, то этот документ подскажетменеджеру, кого надо информировать о случившемся.
Кстати,клиент должен распорядиться и в отношении свободного кредитового остатка насвоём счёте. Это могут быть распоряжения “сохранять остаток на счёте (обычныйслучай) било “выплачивать остаток клиенту”. Выплата - тоже дело кассы.