В маленькой фирме этот журналможет вести один сотрудник с помощью одного компьютера, а то и вручную. Вбольшой фирме, имеющей операционные отделы, возможна локальная вычислительнаясеть, а то и центр электронной обработки информации со своим менеджером. Сетьдолжна охватывать те участки бэк-офиса, которые имеют счета в журнале учётадвижения ценных бумаг. Получил кассир сертификат от продавца и тут же ввёлзапись; вложил «боксмэн» сертификат в «ящик» и тут же записал операцию и т.д.Весь рабочий день журнал пополняется записями, а вечером трудится центрэлектронной обработки информации, чтобы на следующее утро были готовы всенеобходимые отчёты: «блоттеры», калькуляции, извещения о сделках, сверочныеноты, дневники активности счётов, книги ценных бумаг и денежных средств и т.д.
3.1.7 Отдел дивидендов
Журнал учёта движения ценныхбумаг используется и для других целей, например для ведения инвестиционныхпортфелей и начисления дохода. Если ценная бумага попала в портфель, то клиентупричитается доход (проценты, дивиденды). Заглядывать в каждый портфель, чтобыузнать это, неудобно. Поэтому при начислении дохода клиентам (если он поступаетна фирму в силу номинальной регистрации) используется алфавитный переченьвыпусков с разбивкой по счетам. Этот перечень - побочный продукт журнала учётадвижения ценных бумаг. Указанные в нём количества должны совпадать с итогоминвентаризации сейфа перед начислением дохода. Если расхождений нет, то доходотражается по кредиту клиентских счетов, фигурирующих в перечне.
Стоит ли создавать отделдивидендов? Ответ зависит от того, насколько активно фирма выступаетноминальным владельцем ценных бумаг. Если велик груз обязанностей, связанных сноминальным владением, то можно создать целый отдел проблем номинальноговладения. Он может делать такую тяжёлую и неблагодарную работу, как сбор ипересылка эмитенту доверенностей на голосование от клиентов, не желающихучаствовать в собрании акционеров.
3.1.8 Бухгалтерия
Как уже говорилось, послесовершения сделки её надо оприходовать. Генерируемые сделкой денежные суммыразносятся по счетам, фиксирующим доходы и расходы будущих периодов. Послеулаживания эти счета тоже «обнуляются», показывая, что фирма свои комиссионныеполучила, с клиентами рассчиталась, налог на операции с ценными бумагамиудержан и т.д. Ежедневно приходится учитывать и другие денежные операции: получениедохода, вложение клиентом денег на его счёт, изъятие со счёта, перевод денег содного счёта на другой.
Для учёта движения денегтребуется своя система счетов. Она состоит из обычных бухгалтерских счетов исчетов клиента. Последние выступают как субсчёта первых. Это ужезнакомая бухгалтерам область.
Записи в журнале учётаденежных потоков прямолинейны: когда клиент вносит деньги на покупку ценныхбумаг, его счёт кредитуется; оплата ценных бумаг отражается по дебету,получение дивидендов и выручки от продажи ценных бумаг - по кредиту, изъятиеденег со счёта - по дебету. Как и в журнале учёта движения ценных бумаг, в этомжурнале итог подводится каждый день в виде книги денежных средств.
Теперь, когда операции сценными бумагами учтены с обеих сторон - количественной и стоимостной, можноподготовить ещё один важный документ - справку об активности клиентского счёта.В этом документе перечислены все операции за отчётный период вколичественном и стоимостном разрезах, а также приводятся балансовые показатели(портфель ценных бумаг) и некоторые другие полезные для клиента сведения . Спринятием «Стандартов внутреннего учёта...» фирмы будут обязаны регулярноотчитываться перед клиентами. Это способствует нормализации отношений склиентами.
3.2 Общие положения принциповорганизации бэк-офиса в соответствии с требованиями ФКЦБ и стандартами НАУФОР
3.2.1. Структура внутреннегоучета
Внутренний учет брокера илидилера может осуществляться работником компании, самостоятельным подразделениемили может быть поручен специализированной организации или специалисту надоговорных началах. При этом ответственность за точность, полноту, адекватностьи своевременность ведения ведомостей внутреннего учета полностью возлагается наброкера или дилера.
Ответственность за организациювнутреннего учета брокера и дилера несет руководитель компании. Руководителькомпании обязан обеспечить неукоснительное соблюдение всеми подразделениямикомпании, имеющими отношение к внутреннему учету, требований по егоорганизации, предоставлению должным образом задокументированных сведений длянадлежащей организации учета, а также формированию необходимой внутреннейотчетности и отчетности перед клиентами.
Брокеры и дилеры, осуществляяорганизацию внутреннего учета, самостоятельно устанавливают количество иконкретную форму внутренних учетных регистров с соблюдением настоящихстандартов и с учетом технологических условий и возможностей обработки учетнойинформации, имеющихся в компании.
Документирование операций
Основанием для записей врегистрах внутреннего учета являются следующие первичные документы, фиксирующиефакт совершения операции с ценными бумагами (заключения сделки, движения ценныхбумаг, движения денежных средств):
· документывнутреннего учета, фиксирующие факт получения приказа клиента на совершениесделки с ценными бумагами, как то поручения клиентов, и факт совершения сделкис ценными бумагами, как то распорядительные записки (тикеты) и подтверждениясделок.
· договора,контракты, соглашения на осуществление сделки с ценными бумагами;
· платежныедокументы (ордера, поручения, требования и другие документы, являющиесяоснованием для признания платежей согласно действующему законодательству);
· документы,удостоверяющие перерегистрацию права собственности на ценные бумаги (выписки изреестра акционеров, выписки депозитария со счета депо), передаточныераспоряжения и другие документы, являющиеся необходимыми для перерегистрацииправа собственности на ценные бумаги согласно действующему законодательству, атакже акты приема-передачи сертификатов ценных бумаг;
Надлежащее документированиепервичного учета сделок обеспечивается путем заполнения документа,удостоверяющего факт получения приказа клиента на совершение сделки с ценнымибумагами, и документа, удостоверяющего факт совершения сделки с ценнымибумагами.
Ответственность за своевременноесоздание первичных документов и достоверность содержащейся в них информации, атакже за их передачу в установленные сроки для дальнейшего учета произведенныхопераций несут лица, подписавшие эти первичные документы.
Содержащаяся в принятых к учетупервичных документах информация, необходимая для отражения во внутреннем учете,накапливается и систематизируется в учетных регистрах, определяемых даннымПоложением.
Исправление ошибки в первичныхдокументах и учетных регистрах должно быть подтверждено подписью лиц,подписавших документ, с указанием даты исправления.
Первичные документы и регистрывнутреннего учета подлежат обязательному хранению в течение 5 лет.
Регистры внутреннего учета
Каждый участник рынка ценныхбумаг, имеющий лицензию на осуществление деятельности в качестве брокера илидилера обязан вести на постоянной основе следующие журналы и ведомостивнутреннего учета:
· Журналсделок
· Журнал учетадилерских операций
· Журналежедневного учета денежных средств
· Книга(ведомость) учета денежных средств
· Журналежедневного учета ценных бумаг
· Книга(ведомость) учета ценных бумаг
Кроме того, брокерам и дилерамдополнительно рекомендуется вести следующие внутренние учетные ведомости:
· Журналнезавершенных операций
· Журнал учетаклиентских операций
Компания выбирает способ веденияжурналов внутреннего учета в зависимости от объема операций и возможностейпрограммного обеспечения:
на бумажном носителе в видежурнала или карточек учета;
в форме электронные таблицы;
в виде компьютерных баз данных,являющихся частью автоматизированной системы обработки информации бэк-офиса идр.
Регистры дополнительного учета
Журнал незавершенных операций - предназначен для контроля закаждым этапом совершения операции или расчетов по сделке, начиная с момента ихсовершения и до момента их завершения.
Журнал учета клиентских операций- предназначендля отражения информации об операциях и сделках, совершенных компанией склиентами, от собственного имени по их поручению или от имени и по поручениюклиентов. Журнал содержит информацию о любом изменении состояния счета каждогоклиента, как в отношении денежных остатков, так и позиций по ценным бумагам.Журнал учета клиентских операций ведется в разрезе счетов аналитического учетаденежных средств по каждому клиенту и в разрезе счетов по ценным бумагамкаждого клиента.