Однако в реальной действительности приведенная ситуация может рассматриваться только как идеальная, на самом деле мы постоянно сталкиваемся с такими случаями, когда или а > б, или а < б. Если эти ситуации взаимно уравновешивают друг друга, то работа хозяйственного механизма относительно устойчива, если нет, то механизм расшатывается каждым фактом хозяйственной жизни и его деятельность может поддерживаться только внешними искусственными мерами. Так, если а > б, т. е. если предприятие платит по своим долгам больше, чем взыскивает с дебиторов, то финансовая устойчивость его разрушается. Если а < б, т. е. если дебиторская задолженность гасится в большем объеме, чем кредиторская, то в отдельные периоды, особенно связанные с финансовыми затруднениями, это приемлемая ситуация, но в целом, при обычном здоровом экономическом росте — это нормальное положение, если только дебиторская задолженность погашается в срок, а погашение кредиторской задолженности можно отсрочить. Последнее не обязательно, но возможность такой отсрочки автоматически улучшает финансовые возможности.
Поддержание приведенного равенства и реальных неравенств может быть осуществлено только по данным бухгалтерского учета, и отслеживание моментов возникновения задолженностей и моментов их погашения — основная работа главного бухгалтера. Руководитель же организации, планируя свою работу, должен выбирать надежных покупателей и поставщиков, никогда не допуская, чтобы деловые отношения с каждым из них превышали 30% от общего объема продаж или покупок. Это связано с тем, что и самый хороший покупатель может прекратить платежи и самый лучший поставщик может неожиданно изменить вам или разориться.
Дабы контроль за стабилизацией расчетов по дебиторской и кредиторской задолженностями был эффективным, бухгалтер должен в балансе все статьи расчетов свести к двум: (1) дебиторы и (2) кредиторы, разделив их по неделям (срокам оплаты). И тут мы напоминаем, что бухгалтеры очень часто совершают грубую ошибку: предприятие, получив ссуду, скажем на три года, справедливо отражает ее как долгосрочную, причем бухгалтер все три года и числит ее как долгосрочную. На самом деле, как только у предприятия остается меньше года до ее погашения, она должна быть переведена в состав краткосрочных кредитов и также анализироваться в составе краткосрочных ссуд, как и любые кредиты, полученные на срок меньше одного года.
3. На определенные даты совершенно естественно могут возникнуть "излишки" свободных денежных средств. У бухгалтера всегда должны быть готовыми предложения по тому, как наилучшим способом использовать эти средства: лучше всего их вложить в "работающие активы" — товары, материалы и т. п. Однако возможны и другие решения, когда не совсем ясно, в какие ценности следует вкладывать деньги. Тогда лучшим решением будет приобретение ценных бумаг или вложения в уставный капитал иных фирм. Таким образом, если руководитель увидит большие остатки на бухгалтерских счетах денежных средств, он должен немедленно принять самостоятельное решение, если бухгалтер не в состоянии дать необходимые предложения. И в самом худшем случае, если ожидаются в ближайшем будущем большие платежи, купить перспективную иностранную валюту.
4. Финансовое равновесие и устойчивый рост предприятия достигается за счет хозяйственного цикла, в основе которого лежит оборачиваемость ценностей. Глядя на регистры, которые ведет бухгалтер, администратор должен не только рассматривать те стоимостные показатели, которые в них представлены, но уметь, особенно, по счетам "Материалы", "Товары", "Готовая продукция" представить их остатки (сальдо) в днях, что показывает, в течение какого периода данный объем ценностей будет присутствовать в предприятии. Отсюда и сверхважное решение: какова должна быть периодичность возобновления этих запасов.
Подобные решения могут приниматься только по данным аналитическим счетов, открытых к названным счетам синтетического учета. И тут необходимо сразу же как бы сформировать три группы ценностей: с быстрой, средней, замедленной скоростью реализации и почти не реализуемые активы. Суть всего управления зависит в умении так пополнять запасы ценностей первой и второй групп, чтобы они всегда были в наличии. Отсутствие в запасах, хотя бы в течение нескольких суток, тех или иных ценностей, особенно тех или иных конкретных наименований товаров с неизбежностью приводит к убыткам. Во-первых, к вам пришел покупатель, он принес деньги, хотел их отдать, а вы не смогли их взять. Эти деньги получит ваш конкурент. Сам по себе этот факт не страшен, но он будет страшен, если в следующий раз этот покупатель пронесет очередную порцию своих денег мимо вашего прилавка, да еще уговорит своих близких поступать подобным образом. И все из-за того, что руководитель недооценивает возможности бухгалтерского учета.
Многие специалисты, часто сами руководители и бухгалтеры, не понимают этого. А суть заключается в том, что названные аналитические счета, если таковые ведутся, содержат не только стоимостные характеристики, но и представляют движение ценностей в натуральном измерении.
Вместе с тем недооценка проблемы приводит к тому, что сейчас сплошь и рядом нарушается коллация, т. е. данные аналитического учета посредством оборотных и сальдовых ведомостей не сверяются с данными синтетического учета. Более того, разноска данных по аналитическим счетам иногда по халатности, а иногда сознательно отстает от разноски этих же данных по синтетическим счетам. Достаточно сказать, что очень многие бухгалтеры искренне считают, что если поступили ценности, а в сопроводительных документах не проставлены цены, то и записывать это поступление на счета бухгалтерского учета нельзя. Это очень грубая ошибка, под которой лежит скрытое желание, а иногда и сговор кладовщиков со счетными работниками, вывести часть товарной массы из-под контроля администрации. В таких случаях поступившие ценности должны быть сразу же оприходованы или по цене последнего поступления, или же по экспертной цене (в самом крайнем случае ее может указать сам бухгалтер), и только при получении цен, выставленных поставщиком, бухгалтер должен откорректировать первоначальную оценку.
Однако положение меняется, если бухгалтерия предприятия вообще не ведет аналитический учет запасов. В этом случае только данные инвентаризации, в чисто учетном отношении, заменяют, но очень слабо, данные аналитического учета.
5. Инвентаризация во всех случаях важна не только как средство контроля, но и как средство управления запасами (товарами, материалами, готовой продукцией).
Если предприятие не ведет аналитический учет, то периодически он как бы воспроизводится в результате снятия натурных остатков. Но независимо от того, ведет или не ведет предприятие такой учет, только инвентаризация позволяет:
выявить фактическое наличие ценностей, установить их недостачу или излишек;
оценить существенность выявленных отклонений;
понять, насколько залежавшиеся ценности потеряли первоначальное качество, насколько товары могли выйти из моды и т. д. и т. п.;
решить вопрос об изменении цен и в частности, об уценке залежавшихся товаров; списании товаров, продать которые не представляется возможным и т. п.
6. Основным достоинством бухгалтерского учета можно и нужно считать то, что только благодаря его данным можно определить рентабельность работы предприятия и тем самым оценить успешность решений, принимаемых его руководством. Трудность, строго говоря, связана с тем, что по данным бухгалтерского учета финансовые результаты определяются только по окончании отчетного периода в начале следующего отчетного периода. Умная администрация понимает, что рентабельность фирмы колеблется, но такая администрация знает, что согласно закону больших чисел эти колебания не могут быть, как правило, сколь угодно большими. Следовательно, всегда можно определить по предыдущим отчетным данным процент прибыли от реализованной продукции (товаров), а поскольку по данным бухгалтерского учета мы всегда точно знаем объем продаж на каждый день, постольку мы с относительно минимальным риском можем на каждый день определить и уровень нашей рентабельности. Если на какой-то день приходятся какие-то форс-мажорные обстоятельства, то, естественно, их можно и нужно принять во внимание. Учет прибыли — это не все те сложные расчеты, которые должен один раз в месяц или квартал выполнять бухгалтер, а представление о том, что в каждом рубле полученных доходов столько-то копеек составляет прибыль предприятия.
И только тот администратор, который понимает эту бухгалтерскую идею, может считаться руководителем предприятия на деле, а не по должности.
7. Очень часто приходится сталкиваться с двумя учетами: один — для налоговой инспекции, другой — для себя, первый — явный, второй — тайный. На самом деле многим организациям приходится вести три учета:
налоговый учет для нужд, фискальных органов;
бухгалтерский учет — предполагается, что для собственников и кредиторов, включая банки;
управленческий учет — для себя.
Многие законодатели пытаются сделать управленческий учет обязательным и заставить вести его согласно общим нормативам, что, конечно, незаконно.
С точки зрения сегодняшнего дня, в сущности, самым важным следует признать учет налоговый, т. е. то, что бухгалтер делает в интересах налоговиков, однако, собственно бухгалтерский учет таит в себе большие возможности, так как налогооблагаемая прибыль совсем необязательно равна прибыли предприятия с точки зрения его собственников. Пока эта идея не стала достоянием хозяйственников и счетных работников. Но это вопрос времени. Идея скоро восторжествует и станет достоянием масс. И вот тогда бухгалтер почувствует, что ему придется воистину вести два учета: состав и объем расходов — один, согласно налоговому праву, другой — согласно праву бухгалтерскому, одну амортизацию насчитывать для фиска, вторую для акционеров и учредителей и т. д. и т. п. Управленческий же учет — достояние администраторов, и только собственники вправе вмешиваться в его данные.