Большинство организаций имеет свою систему бухгалтерского учета для оформления финансовой отчетности, налоговых платежей, счетов покупателям и так далее. Система бухгалтерского учета включает в себя персонал, определенные технологии и записи, используемые для получения бухгалтерской информации и передачи ее аналитикам. В системе бухгалтерского учета используется как компьютерная информация, так и рукописные отчеты. Фактически, система бухгалтерского учета любой большой компании включает все эти компоненты.
Любая система бухгалтерского учета отражает экономическую деятельность компании. Записи делаются в соответствии с датой совершения сделок, информация обобщается и оформляется для нужд аналитиков, инвесторов, менеджеров и государственных органов.
Регистрация экономической деятельности по сделкам. Отчетность содержит информацию, которая отражалась в системе бухгалтерского учета. Регистрируя экономическую деятельность, бухгалтера интересуются только завершенными сделками, которые (1) тут же изменяют финансовые ресурсы или обязательства фирмы и (2) могут быть объективно отражены в денежно-кредитных средствах, как например: покупка или продажа товаров или услуг, получение денежных средств и осуществление платежей. Регистрация сделок в системе бухгалтерского учета может быть выполнена многими способами: письменно или используя компьютер.
Основное достоинство такого подхода- надежность отображаемой информации, основанной на прошедшей деятельности, результаты которой могут быть измерены с разумной объективностью. С другой стороны, сосредоточение бухгалтеров только на сделках снижает полезность использования отчетности. Некоторые важные аспекты деятельности не отображаются, так как они не подпадают под определение сделки. Например, смерть управленца, технологический прорыв, крупное достижение отделом исследования компании или продвижение нового изделия конкурентом- все это не сделки, и поэтому они не могут быть зарегистрированы в отчетах бухгалтерского учета. Эти случаи могут причинять существенные изменения в финансовых ресурсах и обязательствах фирмы, но немедленных результатов они не повлекут. Кроме того, объективно эти события оценить нельзя.
Вышеописанные случаи- примеры важной "нефинансовой" информации. Хотя эти случаи не регистрируются в отчетах бухгалтерского учета, они отражаются в системе информации управления. Кроме того, такая информация доступна людям со стороны через пресс-конференции или средства массовой информации.
Внутренний контроль
Решения, выработанные управленцами основаны в значительной степени на информации бухгалтерского учета. Поэтому управленцам нужна гарантия, что вся информация бухгалтерского учета, которую они получают, является точной и надежной. Эта гарантия обеспечивается системой внутреннего контроля. Простой пример- использование последовательных номеров выпущенных чеков. Учет ненарушенной последовательности номеров обеспечивает гарантию, что каждый выпущенный чек был зарегистрирован в отчетах бухгалтерского учета.
Система внутреннего контроля включает все меры, используемые организацией, для предотвращения ошибок, необоснованных трат, мошенничества; для гарантии надежности данных; для обеспеченя соответствия работы предприятия с политикой управления и для оценки уровня выполнения поставленных задач во всех отделениях компании. Короче говоря, система внутреннего контроля включает все меры, предпринимаемые для гарантирования того, что организация работает согласно плану.
Ревизия финансовых отчетов
Какие имеются гарантии, что финансовые отчеты раскрывают полную и надежную картину финансового положения компании и результатов ее деятельности? В значительной степени, эта гарантия обеспечивается ревизией финансовых отчетов компании, выполняемой аудиторами, получившими соответствующие лицензии. Эти ревизоры- эксперты в области финансовой отчетности и независимы от компании, которую они проверяют.
Ревизия - исследование финансовых отчетов компании, предназначенная для определения "справедливости" этих отчетов. Бухгалтера и аудиторы используют термин “правдивый” для описания финансовых отчетов, которые являются надежными и полными, соответствуют общепринятым принципам бухгалтерского учета и не вводят в заблуждение.
Как часть ревизии, аудиторы исследуют качество системы внутреннего контроля, подсчитывают или просматривают активы и собирают данные как внутри компании, так и за ее пределами. На основе этого исследования аудиторские фирмы выражают свое профессиональное мнение относительно справедливости финансовых отчетов. Это мнение, названное аудиторским отчетом, прилагается к финансовой документации, которая распространяется за пределы деловой организации.
Аудиторы не гарантируют точность финансовых отчетов; они только выражают свое опытное мнение относительно справедливости этих отчетов. Аудиторские фирмы завоевывают свою репутацию на тщательности ревизий и соответствии их отчетов. В течение многих лет, ревизуемые финансовые документы оставляют внушительный след надежности.
Ежегодные отчеты
Как часть процесса составления отчетности, большие компании готовят ежегодные отчеты для предоставления инвесторам и любому, кто желает получить копию. Финансовые документы за последние несколько лет включаются в эти годовые отчеты. Сравнение этих финансовых отчетов позволяет пользователям определить тенденции развития компании и ее финансовое положение. Ежегодные сообщения также содержат аудиторские отчеты и мнения высшего управления компании о финансовом положении, доходности и преспективах. Кроме того, они содержат много нефинансовой информации относительно целей, продукции и деятельности компании.
ПРИМЕР Корпорация McDonald's большинство последних годовых отчетов посвятила своей заинтересованности в состояние окружающей среды. Обсуждения программ компании относительно обременяющего аппарата управления, экономии ресурсов и переработки отходов были включены в один из ежегодных отчетов, который был напечатан полностью на бумаге, произведенной из отходов.
Финансовая отчетность и средства массовой информации
Хотя финансовые отчеты- основной вид финансовой документации, они не являются единственными. Информация о предприятии может быть получена аналитиками также через пресс-конференции, прессвыпуски, ежегодные отчеты и через правительственные органы, собирающие подобную информацию. Кроме того, множество финансовых аналитиков, консультационных фирм и деловых журналов непрерывно отслеживают финансовое положение, доходность и преспективы государственных предприятий. Большинство таких оценок доступны по малой цене или бесплатно.
ПРИМЕР Финансовые аналитики высказывают свои соображения каждую пятницу на Wall Street Week, телевизионной передаче, транслируемой по PBS. Еженедельные деловые журналы, типа Barrorns, Business Week и Forbes, также печатают оценки финансового положения, доходности и преспектив многих компаний.
Роль компьютеров в бухгалтерском учете
Компьютеры широко используются бухгалтерами для регистрации, обработки и хранения информации. Кроме того, использование компьютеров позволяет собирать и предоставлять информацию бухгалтерского учета аналитикам быстрее чем при использовании обычных средств. И, что более важно, компьютеры позволяют бухгалтерам классифицировать и суммировать данные различными способами. Например, ежедневные коммерческие сообщения, подготовленные менеджеру большого универмага могут быть более полезны, если объем продаж подсчитан по отделам. Отчет о продажах, подготовленный для покупателей может быть суммирован по продукту. Таким образом, компьютеры помогают бухгалтерам преподносить информацию в соответствии с потребностями лиц, принимающих решения.
Различие между Бухгалтерским учетом и Бухгалтерией
Люди, плохо знающие бухгалтерский учет, могут быть не в состоянии понять различие между бухгалтерским учетом и бухгалтерией. Бухгалтерия имеет дело с ежедневной деятельностью системы бухгалтерского учета, то есть с регистрацией и классификацией сделок. Бухгалтерия- навык, который индивидуум может приобрести за несколько недель или месяцев. Большинство бухгалтерских функций может быть выполнено эффективно с помощью компьютера.
Профессиональный аналитик должен иметь более широкий диапазон знаний и навыков чем бухгалтер. Например, аналитикам необходимо знать требования, предъявляемые к финансовой отчетности; налоговое законодательство и многое другое. Они должны быть способны проектировать системы бухгалтерского учета и системы внутреннего контроля, интерпретировать и делать записи сделок и помогать менеджерам в интерпретации всех типов бухгалтерской информации. Аналитики должны уметь делать профессиональные оценки, необходимые для решения проблем, которые не имеют "официальных" решений.
Аудит- больше чем навык, это- профессия. Для того, чтобы стать профессиональным аудитором необходимо образование, опыт и готовность к непрерывному обновлению и расширению знаний.
Общепринятые принципы бухгалтерского учета (gaap)
Общепринятые принципы бухгалтерского учета (или GAAP)- "основные правила" финансовой отчетности. Эти принципы обеспечивают общую структуру, определяющую, какая информация включается в отчеты и как эта информация должна быть представлена. Фраза "общепринятые принципы бухгалтерского учета" охватывает основные цели финансового сообщения, ряд концепций и множество детальных правил. Таким образом, такие термины, как “цели”, “стандарты”, “концепции”, “предположения”, “методы” и “правила”, часто используются для описания общепринятых "принципов".