На практике бухгалтеру нередко встречается ситуация, когда он не знает каким образом отразить в учете ту или иную хозяйственную операцию и ему требуется помощь квалифицированного специалиста. Для таких целей и существуют специальные фирмы, называемыми аудиторскими, которые оказывают практическую помощь в сложных вопросах бухгалтерского и налогового законодательства.
Правовой основой деятельности аудиторской фирмы, является Федеральный закон от 7 августа 2001 года №119-ФЗ «Об аудиторской деятельности» (далее Закон №119-ФЗ), в пункте 1 статьи 1 которого указано, что под аудиторской деятельностью понимается предпринимательская деятельность по независимой проверке бухгалтерского учета и финансовой (бухгалтерской) отчетности организаций и индивидуальных предпринимателей (далее - аудируемые лица).
Оказанием услуг по ведению бухгалтерского учета, занимаются как аудиторские, так и другие организации. Но, в подавляющем большинстве случаев, ведение бухгалтерского и налогового учета передается аудиторским фирмам. Поэтому возникает выгодный для организации аспект – возможность иметь в одном лице высококвалифицированного бухгалтера и аудитора-консультанта.
Бухгалтерский учет представляет собой упорядоченную систему сбора, регистрации и обобщения информации в денежном выражении об имуществе, обязательствах организаций и их движении путем сплошного, непрерывного и документального учета всех хозяйственных операций.
Руководители организаций могут в зависимости от объема учетной работы передать на договорных началах ведение бухгалтерского учета:
централизованной бухгалтерии,
специализированной организации,
бухгалтеру-специалисту (подпункт «в» пункта 2 статьи 6 Федерального Закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее Закон №129-ФЗ)).
Преимущества такого порядка ведения учета заключаются в следующем:
1) использование знаний высококвалифицированных специалистов для ведения бухгалтерского и налогового учета;
2) полная ответственность организации-исполнителя, в размере возможных штрафных санкций со стороны налоговых органов;
3) сокращение затрат на оборудование рабочих мест для бухгалтерии (на приобретение компьютеров, программного обеспечения, справочно-правовых систем, специализированных бухгалтерских программ, профессиональных книг и периодических изданий и других расходов);
4) отсутствие у многих организаций финансовой возможности иметь высококвалифицированного штатного специалиста, оплата труда которого достаточно высока;
5) возможность концентрации внимания руководства организации на основном бизнесе;
6) надежность услуг за счет сочетания глубокой специализации и накопленного опыта организации-аутсорсера.
Термин «аутсорсинг» заимствован из английского языка (от английского «outsourcing») и дословно переводится как использование чужих ресурсов.
Все большее число фирм используют в своей хозяйственной деятельности аутсорсинг - передают часть работ, услуг или процессов на исполнение внешним организациям.
Что касается передачи ведения бухгалтерского учета сторонней компании, то можно отметить в связи с этим следующие риски:
1. На практике случается, что сотрудники аутсорсинговых организаций при выполнении своих обязанностей допускают ошибки, за которые в последующем Заказчика (дочернюю компанию) и ее руководителя могут привлечь к ответственности (налоговой, административной, уголовной) контролирующие органы. Дело в том, что, даже передав какой-либо участок бухгалтерии сторонней фирме, ответственность за налоговые правонарушения продолжает нести налогоплательщик (Заказчик). Зная это риск, организация - аутсорсер старается свести до минимума свою ответственность по договору.
2. Передача некоторых функций в аутсорсинг может привести к потере конфиденциальной информации.
3. Отсутствие графика документооборота может позволить организации – аутсорсеру затягивать сроки движения документов, следовательно, информация будет появляться у руководителя не своевременно, то есть возможен риск снижения оперативности для принятия управленческий решений.
4. Недостаточная детализация действующего законодательства в области аутсорсинга.
В целях снижения вышеуказанных рисков при заключении и исполнении любого вида договоров на оказание аутсорсинговых услуг целесообразно:
использовать в обязательном порядке в тексте договора и подтверждающих его исполнение документов дословную терминологию Налогового кодекса Российской Федерации;
включать в текст договора все существенные условия для договоров данного вида;
максимально детализировать предмет договора;
обеспечить подписание договора надлежащими должностными лицами как со стороны заказчика, так и со стороны аутсорсера;
обеспечивать соразмерность стоимости оказанных услуг их объему, качеству и трудозатратам;
при заключении договора на ведение бухгалтерского учета и составление отчетности необходимо детально прописать обязанности сторон, определить конкретный перечень операций, которые будет выполнять организация - аутсорсер, разработать и утвердить график документооборота и установить сроки выполнения обязательств. Кроме того, не стоит забывать о соблюдении конфиденциальности и ответственности за его нарушение. Особенно в договоре следует оговорить ответственность аутсорсера за ошибки, допущенные при ведении учета или составлении отчетности.
немаловажным вопросом является и квалификация привлекаемых бухгалтеров, поэтому требуемые критерии опять же можно предусмотреть в договоре.
Обращаем внимание, что решение организации о передаче ведения бухгалтерского учета специализированной организации должно быть зафиксировано в приказе по учетной политике на соответствующий финансовый год. Если передача ведения бухгалтерского учета осуществляется после утверждения учетной политики, например, в середине года, то в этом случае представляется возможным издать приказ руководителя, в котором указать, кем будет осуществляться ведение бухгалтерского учета и с какого периода.
К оказанию аутсорсинговых услуг (услуг по ведению бухгалтерского учета) применяются нормы главы 39 «Возмездное оказание услуг» ГК РФ.
Согласно пункту 1 статьи 432 ГК РФ, договор считается заключенным, если между сторонами, в надлежащей форме, достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора. Существенными являются условия о предмете договора, условия, которые названы в законе или иных правовых актах как существенные или необходимые для договоров данного вида, а также все те условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.
Не существует типовых договоров по данным видам услуг, поэтому договоры составляются в произвольной форме.
Для того, чтобы избежать возможных неприятностей между исполнителем и заказчиком, а также с налоговой службой, во всех вышеперечисленных договорах мы рекомендуем предусмотреть следующие реквизиты:
четко и полно определить в договоре весь комплекс услуг, входящих в его предмет;
сроки и порядок предоставления услуг;
обязанности сторон,
ответственность сторон;
срок действия договора;
конфиденциальность;
порядок внесения изменений и расторжение договора;
форс-мажорные обстоятельства.
Договор на оказание услуг по ведению бухгалтерского учета заключается в письменной форме.
Предметом данного договора могут быть следующие услуги:
Расчет заработанной платы и персонифицированный учет;
Оптимизация налоговых выплат;
Постановка и ведение бухгалтерского учета;
Восстановление бухгалтерской отчетности;
Разработка учетной политики;
Составление и сдача отчетности в налоговые органы, внебюджетные фонды и органы статистики;
Проведение бухгалтерской и налоговой экспертизы текущей документации, а также другие услуги.
Как уже отмечалось выше, при заключении договора на ведение бухгалтерского учета и составление отчетности необходимо детально прописать обязанности сторон.
Главной обязанностью исполнителя является, оказание услуг заказчику в соответствии с условиями договора.
Главной обязанностью заказчика, является оплата услуг по договору (пункт 1 статьи 779 ГК РФ).
При предоставлении услуг, исполнитель обязан соблюдать требования действующего законодательства.
Рекомендуем включать в договор условие об ответственности исполнителя, перед налоговыми органами за ведение бухгалтерского учета и предоставляемую налоговую отчетность заказчика.
Исполнитель несет ответственность за несохранность предоставленной заказчиком бухгалтерской и иной документации, переданной для оказания услуги (статья 714 ГК РФ).
Обратите внимание! Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной.
Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации (пункт 4 статьи 10 Закона №129-ФЗ).
Нарушение Федерального Закона от 29 июля 2004 года №98-ФЗ «О коммерческой тайне», влечет за собой дисциплинарную, гражданско-правовую, административную или уголовную ответственность в соответствии с законодательством Российской Федерации.
Лица, незаконными методами получившие информацию, которая составляет служебную или коммерческую тайну, обязаны возместить причиненные убытки. Такая же обязанность возлагается на работников, разгласивших служебную или коммерческую тайну вопреки трудовому договору, в том числе контракту, и на контрагентов, сделавших это вопреки гражданско-правовому договору (пункт 2 статьи 139 ГК РФ).
Уголовная ответственность предусмотрена пунктами 2 и 3 статьи 183 Уголовного Кодекса Российской Федерации: