Выставочная деятельность и Public Relations (стр. 3 из 3)

Существует несколько базовых конструкций стендов (боксов) предлагаемых участникам выставки. Обычно это 3x3, 4x3, 6x3, 6x4, 6x6 размерные конструкции. Основной критерий оценки для выбора подходящего стенда - цена. И конечно размер экспозиции. 8-)))))) Компания со значительным бюджетом может позволить себе заказать несколько больший стенд чем требуется, однако для остальных фирм стоит подумать, нужно ли им это. Заказанный стенд может просто оказаться "слишком большим" и экспозиция потеряет, не сумея закрыть собой пространство. (пример типов стендов см. в ПРИЛОЖЕНИИ 4).

Для оформления стенда рекомендуется воспользоваться услугами профессионального оформителя или дизайнера для создания неповторимой, единственной атмосферы на стенде выражающей дух, стиль, имидж фирмы, являющейся символом уверенности, солидности, качества, спокойствия. (ранее мы уже говорили об этом).

EXHIBITION PLAN & STAND MAP: Являясь наглядным примером стенда на бумаге, позволяет оценить будущую экспозицию и представить местоположение экспонатов. Карта необходима для оценки положения стенда относительно входа/выхода, основных проходов, стендов конкурентов. Может использоваться для сравнения затраченных средств в зависимости от выставки и занимаемой площади.

Согласно имеющейся информации, некоторые организаторы выставок распространяют специальные закрытые (конфиденциальные) анкеты исключительно для экспонентов. Этот шаг служит учету мнения фирм-участников "из первых рук", показывает степень их заинтересованности в продолжении выставочной активности, анализирует спектр услуг и возможные пути его расширения. Поскольку многие фирмы представляют различные регионы, заполнение такого рода анкеты помогает установить дополнительную связь связь между ними и добиться прогресса в достижении общих целей на рынке. (пример CONFIDENTIAL EXHIBITOR QUESTIONNAIRE см. в ПРИЛОЖЕНИИ 6).

Если от вас ничего не зависит (ваша экспозиция настоль обширна, что пришлось нанимать бригаду рабочих для ее монтажа), не думайте о том что все хорошо и "ребята все сделают без вас". Известен случай с одной крупной известной компьютерной фирмой когда во время монтажа (за несколько дней до выставки) рабочие случайно разбили электронный агрегат стоимостью более 50 тыс. долларов, являвшимся ЦЕНТРАЛЬНЫМ экспонатом, и в общем-то целью участия фирмы в выставке. Как вы сами видите, назад дороги не было и отказаться от участия в выставке было НЕВОЗМОЖНО. Фирма, попавшая под действий форс-мажорных обстоятельств вынуждена была, не считаясь с расходами, послать самолет, чтобы доставить аналогичную модель к началу выставки. В наших российских условиях могут случиться ЛЮБЫЕ неожиданные вещи. Есть также масса примеров банальной кражи уникальных экспонатов (все лучшее - на выставку) обычными рабочими, имеющими к ним доступ. Хотя зачем спрашивается они им нужны?

Это может случиться с каждым, в том числе и с вами! Не будьте уверены ни в чем, что от вас не зависит! Постоянно контролируйте процесс монтажа/демонтажа экспонатов!

Во время подготовки к выставке самый критичный фактор - ВРЕМЯ! Которого постоянно не хватает. Естественно, иметь 100% уверенность во всем невозможно, но попытка предусмотреть "двойной запас прочности" никогда не оказывалась лишней. Как бы смешно это не звучало, будьте начеку! Согласитесь, что мало смешного будет когда выясниться, что вы забыли визитки (и подвели шефа) или неверно направленные лампы полностью отсвечивают главный плакат с девизом фирмы. Про случай, когда двое сотрудников одной фирмы прошляпили день недели и опоздали на стенд на полдня, хотелось бы просто умолчать. "НА ВСЯКИЙ СЛУЧАЙ", убедитесь ЕЩЕ РАЗ, имеется ли еда и рекламные проспекты в необходимом количестве на стенде, запирается ли вспомогательная комната на замок, подходит ли вилка кофейника к розетке.

Когда вы все это сделаете - вам не нужно будет об этом беспокоиться. Вы сможете спокойно и плодотворно работать, посвящая все свое внимание клиентам.

На период выставки РАСПИШИТЕ распорядок каждого дня. Стенд должен функционировать бесперебойно и вероятность упустить потенциального партнера в потоке посетителей из-за отсутствия (перегруженности, невнимательности) стендиста велика. Обратите особое внимание на одежду. Разные фирмы используют разную стратегию чтобы оставить о себе хорошее впечатление. Это может быть абсолютно одинаковая для всех фирменная униформа с символикой, кепочки, значки, ручки. Или контрастная одежда. Решите заранее ЧТО ЕЩЕ интересует вас на выставке? Необходимо ли выделить людей для посещения семинаров или просто соседних стендов для сбора информации.

С другой стороны, понимание стендистом политики фирмы не гарантирует грамотного ее проведения. Обратите внимание ваших сотрудников на следующие тонкости: Существуют несколько основных типов клиентов - постоянные заказчики, важные персоны, студенты и стажеры, бездельники и зануды, любители "халявы" и выпивки, жалобщики, "шпионы". С каждым из них необходимо проводить свою линию поведения. Постоянные заказчики и важные персоны должны получать МАКСИМУМ внимания и заботы. Завязав однажды контакт, поддерживайте его на уровне. Многие бизнесмены охотнее делятся информацией в "кулуарах", при "случайной встрече старых знакомых". Студенты и стажеры в основном нуждаются в информации (иногда сверх меры) для самоизучения. "Халявщики" и жалобщики попытаются вовлечь сотрудников стенда в бесплодную дискуссию от которой глаза моментально станут квадратными. Отправляйте их восвояси без колебаний. Но вежливо! УВЕРЕННО И ВЕЖЛИВО. Не показывайте им что они вас совершенно не интересуют и вы только и думаете как от них избавиться. Используйте гибкую, изматывающую противника тактику - передавайте ТАКОГО "клиента" друг другу. Пусть им занимаются все и, одновременно с тем, никто. Реультат гарантирован. Для другой категории слушателей - шпионов - есть единственный выход: заметив, что у вас пытаются вытянуть как можно больше ценной информации переведите разговор на самую серьезную деловую основу.

Сразу станет ясно кто перед вами. Шпион, не владеющий полномочиями вести переговоры моментально утратит к вам интерес и попытается удалиться. (при желании его конечно можно помучить подольше, не отпуская, но это уже другая история).

Во время выставки крайне целесообразно фиксировать ВСЕ возможные контакты и проявлять интерес к любому потенциальному клиенту (партнеру). Для этого лучше всего использовать специальную анкету. Она не должна быть громадной по обьему и нудной по содержанию. Вас интересует только ОРГАНИЗАЦИЯ - откуда он, АДРЕС - где он, ТЕЛЕФОН/ФАКС - как с ним связаться, ИМЯ/ФАМИЛИЯ - как его зовут, СФЕРА ДЕЯТЕЛЬНОСТИ - чем он занимается (почему здесь), ДОП. ИНФОРМАЦИЯ - кто с ним говорил, пожелания, степень интереса, приоритет контакта.

RESULT ANALYSIS По окончании очередной выставки, Exhibition Team может вздохнуть с облегчением взять двухдневный тайм-аут (если бы так... 8-)))) ) и опять энергично приняться за дело. Зачем? - спросите вы. А как же анализ результатов проведенной работы? Расширение контактов с потенциальными клиентами, заинтересованными экспозицией, учет затраченных средств и розданных материалов.

По отдельно взятой выставке составляется финальный обзор SUM-UP, в котором подробно указывается количество посетителей вообще, количество посетителей на стенде, количество розданных проспектов, количество заполненных анкет. В аналитическом документе SUM-UP данные обычно представляются в виде таблицы: (см. пример ниже)

Статистика стоимости и количества материалов по нескольким выставкам

За полугодие или год составляется общий обзор по всем выставкам COSTS, с учетом видов затрат (сколько ушло на аренду, транспортировку, командировочные, изготовление рекламных материалов, еду персонала, etc). В отдельную папку складываются все счета, по которым легко прослеживаются переводимые за услуги деньги. Это делается на случай, если потребуется точно узнать сколько стоила перевозка (скажем двух контейнеров) или монтажные работы не в процентном, а денежном исчислении. Имея такую информацию на руках, легко определить сильно ли изменилась стоимость того или иного рода услуг от выставке к выставке.

(пример % отношений стоимости услуг см. ниже):

Процентное отношение расходов к стоимости выставки:

стоимость монтажа/демонтажа - примерно 1/5 часть всех расходов.

стоимость питания 1/6-1/7 всех расходов.

Данные представленные руководству на стол ввиде таблицы, НАГЛЯДНО показывают обьем того или иного мероприятия в денежном выражении (а следовательно масштаб и значимость), затраты на одного посетителя по отношению к общему количеству, процентное соотношение полезных контактов и деловых встреч.

Имея накопляемую статистику такого рода, службе PR или Exhibition Team легко прогнозировать свои действия в будущем, учитывать ЧТО представляет для публики наибольший интерес и на что надо обратить особое внимание. (как пример, хотелось бы заметить, бессмысленность огромных затрат на рекламу, наряду со слабой подготовкой к работе с посетителями).

EXPERIENCE: По окончании каждой выставки составляется записка, отражающая вкратце все проблемы, возникшие при подготовке, каким образом они были решены и какие уроки следует извлечь в будущем. Все учтенные ошибки, пожелания, комментарии обогатят ваш выставочный опыт и помогут в дальнейшем. Обобщая результаты конкретной выставки можно по горячим следам зафиксировать все "+" и "-", понять свои слабые места, быстро адаптироваться к новым условиям.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Ну вот и произошло то событие, ради которого вы напряженно трудились больше месяца. Что-то забудется, что-то запомнится, но ОПЫТ навсегда останется с вами. Пусть что-то было недоработано, не учтено, не проконтролировано. Впереди новые перспективы, новые проблемы.

Достаточно сложно охватить все тонкости такой глобальной сферы как выставочная деятельность. Используйте приемы Public Relations всегда и успех неминуем. Команда, ставящая своей целью прежде всего установление искренних доброжелательных отношений с окружающим миром, сумевшая создать и завершить крупный проект, добьется успеха непременно. Вера в свои силы, профессиональная этика, ответственность и гибкость - вот основы новой ступени в развитии бизнеса, новый уровень проведения выставок, шаг в XXI век.