· учет кассовых операций - формирование приходных и расходных кассовых ордеров, ведение кассовой книги;
· учет банковских операций - платежных поручений, требований и реестров;
· учет счетов;
· ведение журнала хозяйственных операций;
· ведение главной бухгалтерской книги;
· формирование шахматной и оборотной ведомостей;
· формирование различных ведомостей аналитического учета
· ... и т.д.
Журнал хозяйственных операций является для “АУБИ” поистине основной информационной базой, используя которую, программа способна формировать множество отчетных документов по синтетическому и аналитическому учету. Все сформированные “АУБИ” отчеты могут быть сохранены на жестком диске в виде ASKII файлов или выведены непосредственно на принтер. В случае сохранения выходных форм на жестком диске пользователь имеет возможность просматривать, корректировать и выводить на печать все документы, используя для этого имеющиеся у него стандартные программные средства (утилиты DOS, текстовые редакторы и т.д.).
Синтетический учет
По мере ведения журнала хозяйственных операций, в котором содержатся все проводки, отражающие деятельность предприятия, пользователь может получить за любой промежуток времени следующие отчетные формы по синтетическому учету:
· сводную оборотную ведомость;
· синтетический расклад по каждому счету;
· главную бухгалтерскую книгу;
· шахматную ведомость;
· баланс.
Аналитический учет.
Аналитический учет занимает весьма важное место в бухгалтерии достаточно большого числа предприятий. В общем случае полная конфигурация “АУБИ” в состоянии формировать за любой промежуток времени учетные ведомости по:
| · материалам | (счет 10); |
| · МБП | (счет 12); |
| · основным средствам | (счет 01); |
| · износ основных средств | (счет 02); |
| · основному, вспомогательному производству | (счет 20,23,25,26,29...); |
| · готовой продукции, товарам... | (счет 40,41...); |
| · реализации продукции | (счет 46); |
| · поставщикам и подрядчикам | (счет 60); |
| · авансам выданным | (счет 61); |
| · покупателям и заказчикам | (счет 62); |
| · расчетам с бюджетом/небюджетом | (счет 68,69,19...); |
| · подотчетным лицам | (счет 71); |
| · прочим расчетам | (счет 76); |
| · ... и т.д. |
Если по роду деятельности предприятия это не представляет для Вас интерес, можно просто не обращать внимание на то, что “АУБИ” может формировать большое количество отчетных документов. Пользуйтесь в программе только теми ее элементами которые необходимы для Вашего предприятия в данный момент, а об остальном не стоит беспокоиться.
Отметим, что “АУБИ” может поставляться в различной комплектации. По желанию пользователя в комплект поставки могут быть включены или изъяты различные элементы программы. К таким элементам программы могут быть отнесены различные учетные (аналитические) ведомости, банковские операции, касса и некоторые другие. Совершенно очевидно, что описанные выше расширения функциональных возможностей “АУБИ” отражаются на стоимости пакета программ. Добавим, что пользователь сам решает быть ли ему просто зарегистрированным пользователем и при этом обучаться работе с программой самостоятельно по технической документации, либо за дополнительную плату пройти курс обучения по работе с “АУБИ” и пользоваться мощной консультативной поддержкой фирмы изготовителя или торговой аудиторской компании у которой приобреталась программа. Реквизиты фирмы изготовителя приводятся ниже:
Конфигуpация программного комплекса опpеделяется совместно с заказчиком исходя из pеальных потребностей предприятия.
Главное меню программы
После запуска программы выводится главное меню.
Под "Главным меню" программного комплекса "АУБИ" будем понимать изображение на экране, которое появляется после того, как пользователь правильно набрал пароль для работы с программой.
Главное меню программы "АУБИ" представлено в виде ниспадающего меню, с автоматическим появлением всплывающих подменю.
Общие положения
Панель "Главное меню" можно разделить на несколько функциональных частей.
1. Собственно само Главное меню представлено совокупностью пунктов меню расположенных в горизонтальном порядке в верхней части экрана и автоматически раскрывающихся подменю(см. Рис.3.1).
2. В верхней правой части экрана расположены два функциональных окна, в которых показаны текущая ДАТА и ВРЕМЯ. В первом окне программы показывается число, месяц и год установленные на компьютере. Второе окно представляет собой обыкновенные электронные часы по которым программа и Вы всегда сможете ориентироваться во времени. ДАТА и ВРЕМЯ показываемые в обсуждаемых окнах соответствуют внутреннему календарю и часам компьютера. Если в системе компьютера установлена неправильная дата или время, то соответственно и в панели "Главное меню" часы и дата будут неверными. Изменить время и дату можно с помощью специальных команд операционной системы DOS или непосредственно из программы АУБИ.
3. В нижней части экрана имеется так называемая информационная строка. Это пожалуй самый большой помощник начинающего пользователя. В информационной строке всегда имеется подсказка на каком уровне программы Вы сейчас находитесь. Информационная подсказка, как правило расшифровывает и поясняет многие сокращения, используемые в качестве названий различных пунктов меню и показывает, что именно в данный момент программа от Вас ожидает.
4. Пустое не занятое ни чем пространство, расположенное в средней части экрана (включая пространство, занимаемое всплывающими подменю) между пунктами Главного меню и информационной строкой является основным функциональным полем экрана на котором появляются и исчезают всевозможные рабочие панели программы, а также сообщения, предупреждения и т.д.
Главное меню содержит пять пунктов, расположенных в горизонтальном порядке.
Пункт главного меню "БАЗЫ"
"Базы" - это название первого пункта Главного меню. На экране компьютера этот пункт расположен первым слева в верхней строке. Активизировать упомянутый пункт меню можно с помощью клавиатуры (клавиши-стрелки), "Горячей клавиши" или с использованием манипулятора "Мышь".
При выборе пункта Главного меню с названием {БАЗЫ} на экране автоматически появится соответствующее подменю с пунктами расположенными в вертикальном порядке. В подменю расположены названия различных баз данных, которые поддерживает программа "АУБИ". Ниже приведены базы содержащиеся в подменю с названием "Базы":
· ХОЗ.ОПЕРАЦИИ - Журнал хозяйственных операций.
· МАТЕРИАЛЫ - Журнал учета МАТЕРИАЛОВ.
· МБП - Журнал учета Малоценных и быстроизнашивающихся предметов.
· ТОВАРЫ - Журнал учета ТОВАРОВ.
· ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА - Журнал учета ОСНОВНЫХ СРЕДСТВ.
· РЕГИСТРАЦИЯ ПП - Журнал регистрации ПЛАТЕЖНЫХ ПОРУЧЕНИЙ.
· РЕГИСТРАЦИЯ ПТП - Журнал регистрации ПЛАТЕЖНЫХ ТРЕБОВАНИЙ- ПОРУЧЕНИЙ.
· РЕГИСТРАЦИЯ ПКО - Журнал регистрации ПРИХОДНЫХ КАССОВЫХ ОРДЕРОВ;
· РЕГИСТРАЦИИ РКО - Журнал регистрации РАСХОДНЫХ КАССОВЫХ ОРДЕРОВ;
· СЧЕТА НА ОПЛАТУ - Журнал регистрации СЧЕТОВ на оплату.
· НЕОТЛОЖНЫЕ ДЕЛА - Журнал НЕОТЛОЖНЫХ ДЕЛ. Записываются дела, а также дата и время когда об этих делах необходимо сообщить.
· ТИП АНАЛИТИЧ.УЧЕТА - Журнал в котором формируются структуры аналитического учета по каждому счету, используемые при анализе деятельности предприятия.
Пункт главного меню "СПРАВОЧНИКИ"
"СПРАВОЧНИКИ" это название второго пункта Главного меню.
Активизировать этот пункт можно с помощью клавиатуры, "Горячих клавиш" {ALT}+{C} и манипулятора типа "Мышь".
Справочниками сейчас и в дальнейшем будем называть специальные базы данных, содержащие информацию которую пользователь может подставлять автоматически как шаблон в заранее зарезервированные места на экране в рабочих базах данных и отчетных документах.
При выборе пункта Главного меню "Справочники" на экране компьютера автоматически активизируется соответствующее подменю, в котором содержатся названия всех задействованных в "АУБИ" информационных справочников. Названия задействованных в "АУБИ" справочников приводятся ниже:
· ОБ'ЕКТЫ ПРЕДПРИЯТИЯ - Наименование объектов предприятия.
· ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ - Наименования подразделений предприятия.
· ДОКУМЕНТЫ ПЕРВИЧНЫЕ - Краткие названия первичных документов.
· МОЛ - МАТ.ОТВ.ЛИЦА - ФИО Материально - ответственных лиц.
· ЕД.ИЗМ. МАТ,МБП... - Наименование единиц измерения материалов, МБП, товаров и т.д.
· ОСНОВНЫЕ СРЕДСТВА - Наименование основных средств.
· ПРИЧИНЫ ВЫБЫТИЯ ОС - Наименования причин выбытия основных средств.
· ПЛАН СЧЕТОВ БУХ.УЧ. - Номера и названия счетов/субсчетов бухгалтерского учета.
· ПРОВОДКИ БУХГ-КИЕ - Наименование хозяйственных операций и типовые проводки.
· МАТЕРИАЛЫ,МБП,ТОВ.. - Названия материалов, МБП, товаров и др. ТМЦ.
· ПРЕДПРИЯТИЯ КОРРЕСП - Названия предприятий-корреспонедентов с которыми связаны хоз. операции.
· ПРЕДПРИЯТИЯ (ИНФ) - Расширенная информация по предприятиям корреспондентам.
Отметим, что пользователь сам принимает решение какие справочники задействовать для работы, а какие нет. Однако Мы настоятельно рекомендуем пользоваться справочниками для регистрации (приведение к единой форме) используемой при работе с базами данных информации. Самым лучшим вариантом работы со справочниками является просмотр, редактирование и добавление новых данных в справочники в начале каждого сеанса работы с программой АУБИ.
Все пункты подменю {СПРАВОЧНИКИ} разделены на две группы горизонтальной двойной чертой. Над чертой расположены справочники простой конфигурации имеющие один уровень вложенности. Под чертой расположены так называемые составные справочники имеющие два уровня вложенности.