Финансовый анализ позволяет проводить сравнительную оценку фактических затрат на закупочную деятельность с объемом средств, предусмотренных для этой цели бюджетом. Также ведется учет полученных и упущенных скидок и прочих выгод. В итоге основное внимание уделяется долгосрочным соглашениям о поставках материальных ресурсов / готовой продукции, а также учитывается период времени, на который фирма обеспечена поставками в соответствии с этими соглашениями. Знание объемов поставок по долгосрочным соглашениям позволяет финансовому отделу заранее выделять необходимые средства на закупки и планировать денежные потоки.
Виды отчетов в закупочной деятельности компании
Каждая компания формирует систему отчетности по закупкам, исходя из целей и задач, сформулированных высшим менеджментом, в частности, на основе логистической стратегии. В зарубежной практике распространены отчетные формы и системы показателей, которые отражают:
1. Рыночные и экономические условия и цены:
тенденции движения цен на основные закупаемые товары и сравнение со средними затратами;
изменения в соотношении спроса-предложения на рынке основных закупаемых товаров: прогнозы динамики рынка основных закупаемых товаров).
2. Изменения вложений в товарные запасы:
инвестиции в товарные запасы, классифицируемые по основным группам материальных ресурсов / готовой продукции;
дневные (декадные, ежемесячные) поставки и заказанный объем поставок по основным товарно-сырьевым группам;
отношение объема вложений в товарные запасы к объему продаж фирмы;
оборачиваемость основных видов закупаемых товаров;
общая площадь складов, используемая для хранения запасов.
3. Закупочные операции и их эффективность:
сокращение издержек в результате изучения рынка и анализа данных;
допустимые уровни качества закупаемых материальных ресурсов / готовой продукции;
доля закупок, осуществленных вовремя;
число ситуаций, когда нужного сырья не оказалось на складе, что повлекло за собой сбои в графике производства;
число изменений, внесенных в заказы (учет по каждой причине внесения изменений);
число полученных и обслуженных заявок;
производительность труда и загруженность работников;
транспортные издержки.
4. Надежность поставщика/продавца:
доля просроченных доставок и отказов;
доля некондиционных поставок;
доля заказов, вопреки договоренности доставленных не одной партией;
качество услуг транспортировки, предоставленных различными перевозчиками, измеренное временем в пути и числом повреждений грузов.
5. Операции, влияющие на управление и финансовую деятельность:
сравнение фактических затрат по отдельным видам закупочной деятельности с предусмотренными бюджетом;
выгоды от полученных скидок и потери от упущенных продаж;
соглашения о закупках (классифицируются по типам действующих контрактов и в зависимости от ожидаемой даты поставки);
изменения, внесенные поставщиками в предоставленные скидки;
время доставки;
доля просроченных заказов;
доля случаев, когда задержка доставки повлекла ощутимое отсутствие материалов на складе;
число случаев остановки производства в результате задержек доставки материальных ресурсов;
цены, уплаченные за материальные ресурсы / готовой продукции;
стандартные или прогнозируемые цены на основные материальные ресурсы;
индекс средних цен, уплаченных за материальные ресурсы / готовую продукцию по товарным группам;
изменения цен, произошедшие в результате переговоров, произведенного анализа, предложенные продавцом, произошедшие в результате улучшения упаковки и рационализации перевозки;
анализ форвардной закупочной деятельности.