Таким образом, работодатель имеет право самостоятельно установить практически любой порядок возмещения командировочных расходов. Однако следует учитывать положения налогового законодательства, устанавливающие порядок и размеры, в которых расходы на служебные командировки принимаются в целях налогообложения3. К числу расходов на служебные командировки относятся:
расходы на проезд к месту командировки и обратно к месту постоянной работы;
расходы но найму жилого помещения, включая оплату дополнительных услуг,
оказываемых в гостиницах, за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами;
____________________
1 ТК РФ, ст. 166.
2 с 1 января 2002 г. действуют следующие нормы: при оплате найма жилого помещения — не более 550 руб./сутки (при отсутствии подтверждающих документов - 12 руб./сутки): оплата суточных — 100 рyб./день (Приказ Минфина России от 06.06.2001 г. № 49н и Постановление Правительства РФ от 08.02.02г. № 93).
3 НК РФ, гл. 25, ст. 264, п. 1, пп. 12.
• суточные и паевое довольствие в пределах норм, утвержденных правительством РФ;
расходы на оформление и выдачу виз, паспортов, ваучеров, приглашений, иных аналогичных документов;
консульские, аэродромные сборы, сборы за право выезда, прохода, транзита автомобильного и иного транспорта, за пользование морскими каналами, другими подобными сооружениями и иные аналогичные платежи и сборы.
Суточные возмещаются с учетом дней убытия и прибытия из командировки. Днем выезда считается день отправления транспортного средства из места постоянной работы командированного, а днем прибытия — день прибытия транспортного средства в место его постоянной работы. Срок командировки в пределах России не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути.
При возвращении из командировки работник обязан в течение трех дней предоставить руководителю организации для утверждения авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения и документов, подтверждающих расходы.
При расчетах с подотчетными липами при их командировании за рубеж следует руководствоваться следующими правилами.
Размер суточных и нормы возмещения расходов но найму жилья устанавливаются конкретно для каждой страны. Размер суточных, выплачиваемых работнику, зависит от срока его пребывание в загранкомандировке. Загранкомандировка сроком не более 60 дней считается краткосрочной4.
Время пребывания работника в загранкомандировке определяется по
отметкам, сделанным в загранпаспорте при пересечении гражданином границы при выезде и въезде в страну.
При проезде командированного работника по территории Российской Федерации суточные выплачиваются по действующим нормам в российских рублях; при проезде и за время пребывания на иностранной территории — в иностранной валюте по нормам, установленным для работников, выезжающих во временные командировки за границу. При этом за день выезда в служебную командировку за границу суточные выплачиваются в размере 100% от установленных норм (в российской или иностранной валюте в зависимости от даты пересечения границы РФ, а за день пересечения границы при возвращении в Россию суточные не выплачиваются).
Задолженность работника по выданной ему под отчет в качестве аванса иностранной валюте числится в бухгалтерском учете организации как валютная задолженность. В связи с
_______________
4Постановление Правительства РФ «О размере и порядке выплаты суточных при краткосрочных командировках на территории иностранных государств», п. 5.
изменением текущего курса иностранной валюты по отношению к российскому рублю за период со дня фактической выдачи аванса в валюте до дня утверждения авансового отчета командированного в бухгалтерском учете организации могут возникнуть курсовые разницы, которые отражаются в учете следующим образом:
ДЕБЕТ 71 «Расчеты с подотчетны ми лицами» КРЕДИТ 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 1 «Прочие доходы» - отражена положительная курсовая разница (при повышении курса иностранной валюты)
ДЕБЕТ 91 «Прочие доходы и рас ходы», субсчет 2 «Прочие расходы» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражена отрицательная курсовая разница (при снижении курса иностранной валюты)
Расходование сумм, выданных под отчет, отражается по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами».
При оплате подотчетными лицами расходов, которые подлежат учету в качестве основных средств, нематериальных активов и прочих внеоборотных активов, в бухгалтерском учете осуществляется запись:
ДЕБЕТ 08 «Вложения во внеоборотные активы» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражены расходы подотчетных лиц, связанные с приобретением внеоборотных активов
Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с приобретением материально-производственных запасов, товаров, отражается в учете следующим образом:
ДЕБЕТ 10 «Материалы», 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей», 41 «Товары» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражена оплата подотчетными лицами приобретенных материальных ценностей
ДЕБЕТ 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражен НДС по приобретенным материальным ценностям, оплаченным подотчетными лицами
Оплата подотчетными лицами расходов, связанных с производством продукции (работ, услуг), их продажей, продажей товаров и управлением производством и организацией в целом, отражается в учете записью:
ДЕБЕТ 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 44 «Расходы на продажу» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражена оплата подотчетными лицами расходов по производству продукции (работ, услуг), продаже продукции, товаров, управлению
Расходы подотчетного лица, связанные с формированием организацией расходов операционного или внереализационного характера, отражается в учете записью:
ДЕБЕТ 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 2 «Прочие расходы» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражена оплата подотчетными лица работ (услуг), не связанных с извлечением дохода от обычных видов деятельности
Расходы подотчетного лица по командировкам отражается в учете записями:
ДЕБЕТ 26 «Общехозяйственные расходы» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - списаны командировочные расходы в соответствии с утвержденным авансовым отчетом
ДЕБЕТ 50 «Касса» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» - отражен остаток аванса, внесенный в кассу подотчетным лицом
Суммы, не возвращенные подотчетными лицами в установленные сроки, отражаются в учете следующим образом:
ДЕБЕТ 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» КРЕДИТ 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражены суммы, не возвращенные в установленные сроки подотчетными лицами
ДЕБЕТ 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» КРЕДИТ 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» — удержание из оплаты труда работников
ДЕБЕТ 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» КРЕДИТ 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» - если эти суммы не могут быть удержаны из оплаты труда работников
Аналитический учет но счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется в разрезе подотчетных лиц организации по каждой авансовой выдаче и каждому авансовому отчету.
1.1.1. Документальное оформление операций, связанных с расчетами с подотчетными лицами
Для отражения в бухгалтерском учете операций, связанных с направлением работников в командировки, должны применяться следующие документы:
• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку или приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (соответственно формы Т-9 и Т-9а, утверждены постановлением Госкомстата РФ от 26 апреля 2001г. № 26) — распорядительный документ, являющийся основанием для направления работника в командировку. На основании указанного приказа (распоряжения) бухгалтером может составляться смета командировочных расходов для расчета суммы аванса, подлежащей выдаче работнику. После утверждения руководителем приказа подотчетному лицу выдается аванс согласно итогу сметы;
• командировочное удостоверение (форма Т-10 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 26 апреля 2001г. № 26) — документ, оформляющий направление работника в командировку и подтверждающий факт и время нахождения работника в командировке;
• авансовый отчет (форма АО-1 утверждена постановлением Госкомстата РФ от 1 сентября 2001г. № 55) — документ, являющийся основанием для списания денежных средств, израсходованных на хозяйственные цели, с приложением оправдательных документов, в качестве которых могут выступать:
а) в случае приобретения материальных ценностей у организации и индивидуальных предпринимателей, осуществляющих розничную торговлю:
товаросопроводительные документы (товарный чек (типовая форма не утверждена), накладная (типовая форма не утверждена));
другие сопроводительные документы (упаковочный ярлык (форма ТОРГ-9, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998г. № 132)), спецификация (форма ТОРГ-10, утвержденная постановлением Госкомстата РФ от 25 декабря 1998г. № 132));
платежные документы (кассовый чек (чек ККМ));
б) при приобретении материальных ценностей у граждан, не имеющих статуса индивидуального предпринимателя, в качестве товаросопроводительного документа, подтверждающего факт передачи материальных ценностей подотчетному лицу, и одновременно документа, подтверждающего оплату материальных ценностей, принимаются: