Автоматизированная система учета производственного процесса металлоцентра (на примере ЗАО "Сибирский металлоцентр") (стр. 11 из 17)

Рисунок 2.14 – Бизнес-процесс «Реализация готовой продукции с выпиской документов в г. Новоалтайске»

Рисунок 2.15 – Бизнес-процесс «Реализация готовой продукции с выпиской документов в г. Новоалтайске»

Показанные на рисунках 2.14 и 2.15 модели деятельности БЕ Металлоцентр отображают процесс «Реализация готовой продукции с выпиской документов в г. Новоалтайске». При продаже из Новоалтайска менеджер БЕ Металлоцентр оформляет рекомендацию для выписки первичных документов на продажу бухгалтеру БЕ Металлоцентр с указанием номенклатуры, количества и стоимости товаров, наименования клиента и пр. необходимых реквизитов и визирует ее у руководителя БЕ Металлоцентр.

Бухгалтер БЕ Металлоцентр на основании рекомендации от менеджера отражает продажу в удаленной БД: оформляет технологический документ передачи готовой продукции на сбытовое юридическое лицо, оформляет в удаленной БД от сбытового юридического лица на контрагента счет-фактуру и накладную по форме ТОРГ-12 в двух экземплярах и передает их менеджеру БЕ Металлоцентр.

Ежедневно до 17 часов 30 минут бухгалтер БЕ Металлоцентр формирует отчет о продажах за день и пересылает его по электронной почте бухгалтеру материальной группы ЦДО.

Каждую среду и пятницу (или чаще) менеджер БЕ Металлоцентр подписывает счет-фактуру и накладную у генерального директора и главного бухгалтера сбытового юридического лица или лиц, имеющих право подписывать счета-фактуры и накладные по доверенности, и ставит печати. Один экземпляр передает клиенту, второй – бухгалтеру материальной группы ЦДО для учета через ГУД пакетом документов. Бухгалтер материальной группы ЦДО на основании переданной счет-фактуры, накладной и переданного от бухгалтера БЕ Металлоцентр по электронной почте отчета о продажах выполняет продажу на внешнего клиента со склада МЦ (готовая продукция) в установленном порядке. В течение месяца отгруженная продукция списывается со склада по плановой себестоимости. По окончании месяца, когда известна фактическая себестоимость готовой продукции, делается распределение фактических затрат приходящихся на проданную готовую продукцию и остатку готовой продукции на складе.

Рисунок 2.16 – Бизнес-процесс «Реализация готовой продукции с выпиской документов в г. Барнауле»

Модель, изображенная на рисунках 2.16 и 2.17, представляет описание процесса «Реализация готовой продукции с выпиской документов в г. Барнауле». Перед продажей из Барнаула менеджер БЕ Металлоцентр выясняет у бухгалтера БЕ Металлоцентр наличие на складе необходимого количества готовой продукции. После получения подтверждения о наличии требуемого количества готовой продукции на складе оформляет М-11, указывающей переместить готовую продукцию со склада МЦ (готовая продукция) на склад МЦ (товары), номенклатуры, количества и стоимости товаров и визирует ее у руководителя БЕ Металлоцентр и передает ее бухгалтеру БЕ Металлоцентр по факсу. Копию служебной записки передает бухгалтеру материальной группы ЦДО.

По факту получения накладной М-11 бухгалтер БЕ Металлоцентр осуществляет в удаленной БД перемещение готовой продукции со склада МЦ (готовая продукция) на склад МЦ (товары) и незамедлительно передает реестр бухгалтеру материальной группы ЦДО по электронной почте.

По факту получения копии служебной записки от менеджера БЕ Металлоцентр и реестра перемещений от бухгалтера БЕ Металлоцентр Бухгалтер материальной группы ЦДО выполняет перемещение готовой продукции со склада МЦ (готовая продукция) на склад МЦ (товары).

Рисунок 2.17 – Бизнес-процесс «Реализация готовой продукции с выпиской документов в г. Барнауле»

Из Барнаула реализация осуществляется только со склада МЦ (товары).

Менеджер оформляет рекомендацию для выписки первичных документов на продажу бухгалтеру материальной группы ЦДО с указанием номенклатуры, количества и стоимости товаров, наименования клиента и пр. необходимых реквизитов и визирует ее у руководителя БЕ Металлоцентр. Бухгалтер материальной группы ЦДО на основании переданной рекомендации оформляет счет-фактуру и накладную ТОРГ-12 и отражает продажу на внешнего клиента в установленном порядке.

Рисунок 2.18 – Бизнес-процесс «Отражение движения денежных средств (Поступление ДС от покупателя)»

Из рисунка 2.18 видно, что каждый день до 11 часов руководитель экономической службы УМС передает бухгалтеру МЦ банковскую выписку по сбытовому юридическому лицу по электронной почте. Выписка банка с приложениями содержит информацию о приходе денежных средств на расчетный счет сбытового юридического лица, и выписку с лицевого счета БЕ Металлоцентр. Также предоставляется иная информация по взаиморасчетам с клиентами по запросу бухгалтера БЕ Металлоцентр.

Рисунок 2.19 – Бизнес-процесс «Операции по поступлению наличных денежных средств»

Из представленной на рисунке 2.19 модели процесса «Операции по поступлению наличных денежных средств» видно, что по факту получения наличных денежных средств бухгалтер-кассир выписывает приходный кассовый ордер, ставит печать, подписывает его у руководителя, получает деньги в кассу предприятия.

Рисунок 2.20 – Бизнес-процесс «Отражение факта производства продукции и составление план-фактного отчета»

Представленная на рисунке 2.20 модель бизнес-процесса «Отражение факта производства продукции и составление план-фактного отчета» показывает, что каждый первый рабочий день недели экономист создает документ «Выпуск продукции» на основе данных выгруженных из БД в формате таблицы MicrosoftExcel списка покупок. Затем формирует план-фактный отчет производства продукции и передает его начальнику планово-экономического отдела для осуществления анализа и контроля за фактическим выпуском продукции и (или) выявления причин срывов сроков выполнения плана производства. Полученные результаты анализа отклонений вместе с план-фактным отчетом начальник предоставляет дирекции для принятия соответствующих управленческих решений.

Рисунок 2.21 – Контекстная диаграмма «Учет производственного процесса металлоцентра»

Представленный на рисунке 2.21 функциональный блок учета производственного процесса металлоцентра в качестве входящих данных имеет документы от поставщиков и покупателей, плановые показатели, нормативы расходов сырья и материалов на изделие технологические карты, внутренние документы по передаче ТМЦ. Исполнение функций предусматривается средствами информационной системы и сотрудниками. В качестве правил, в рамках которых функционирует автоматизированная система учета производственного процесса металлоцентра, представлены документы, регламентирующие деятельность предприятия. Выходными данными для данного блока является отчетность для дирекции и начальника планово-экономического отдела, а также информация для поставщиков и покупателей.

Рисунок 2.22 – Информационно-логическая модель «Планирование объемов производства и контроля исполнения планов» в нотации DFD

На рисунке 2.22 представлена информационно-логическая модель реализуемого элемента автоматизированной системы учета производственного процесса металлоцентра в виде модели потоков данных DFD. Для решения задачи автоматизации планирования объемов производства продукции и контроля исполнения планов в первую очередь необходимо составить план производства на неделю на основе плана продаж, полученного от коммерческого директора и справочников системы учета производственного процесса. Для того чтобы выполнить сравнение фактических и плановых данных об объеме производства, для начала необходимо обработать фактические данные производственного учета из базы учетных данных, существующей в формате MicrosoftExcel в систему и на основе их создать документ «Факт производства продукции за неделю». Источниками данных базы учетных данных являются документы: требования-накладные формы М-11, приемо-сдаточные накладные, акты о браке и накладные на передачу готовой продукции формы МХ-18. Все сформированные документы хранятся в журналах документов. На основании анализа формируется отчет «Выполнение производственной программы». Основными пользователями данного отчета являются начальник планово-экономического отдела и дирекция управления.

Таким образом, были построены модели процессов, которые необходимы для решения основной задачи по автоматизации учета производственного процесса, а именно обеспечения планирования объемов производства и контроля исполнения планов. На основе анализа процессов разработана бизнес-логика производственного учета, на рисунке 2.23 показана модель верхнего уровня производственного учета.

Рисунок 2.23 – Модель верхнего уровня производственного учета

Из рисунка 2.23 видно, что основными блоками для решения поставленной задачи являются: блок планирования объемов производства продукции, блок производства, а также блок контроля исполнения планов. Остальные функциональные блоки необходимы для понимания целостности и взаимосвязи функций управления, а также для представления места функции учета в деятельности предприятия.