3. Контролирует подготовку в установленные сроки технически и экономически обоснованных коммерческих предложений, их защиту у Заказчика, своевременное внесение корректировок.
4. Обеспечивает своевременное подписание договоров с Заказчиком, актов выполненных работ и другой финансово-хозяйственной документации.
5. Обеспечивает своевременное выполнение работ по договорам, качественное и своевременное выполнение проектных и монтажно-наладочных работ в соответствии с условиями договора и нормативной документацией. Обеспечивает соблюдение и управление финансово-экономическими показателями проекта (договора).
6. Организует сдачу в эксплуатацию смонтированных систем надзорным органам, заказчику, эксплуатирующей организации. Организует подготовку необходимой технической документации на смонтированные и отлаженные системы;
7. Является лицом, инспектирующим работу в электроустановках.
5.5 Методы управления персоналом
За соблюдение трудовой и технологической дисциплины, внесение вклада в развитие Компании, предотвращение нарушений техники безопасности, пожара и различных аварийных ситуаций в Компании применяется система поощрений: премирование; дополнительное обучение и внеплановое повышение квалификации; предоставление льготных путевок для детей; присвоение звания: лучший сотрудник подразделения (организации) по итогам месяца; лучший сотрудник подразделения (организации) по итогам года, лучший по профессии по итогам года; поощрение почетной грамотой, дипломом.
За нарушение трудовой и технологической дисциплины в компании применяется система дисциплинарных взысканий:
За одноразовое нарушение трудовой дисциплины (опоздание на работу, невыполнение законных распоряжений администрации, нарушение правил внутреннего трудового распорядка, должностных инструкций, положений о подразделениях, технических правил, правил по технике безопасности и т.д.) в компании предусмотрены взыскания: устное замечание, письменное замечание руководителя подразделения или выговор.
Выговор, объявленный приказом Директора лишает сотрудника получения дополнительных выплат к заработной плате, премии.
За систематическое нарушение трудовой дисциплины, а также за отсутствие сотрудника без уважительной причины на работе более четырех часов в течение рабочего дня, нахождение без уважительных причин не на своем рабочем месте, отказ сотрудника без уважительных причин от выполнения трудовых обязанностей, отказ или уклонение без уважительных причин от медицинского освидетельствования работников при возникновении такой необходимости, отказ сотрудника от прохождения в рабочее время специального обучения и сдачи экзаменов по технике безопасности и правилам эксплуатации оборудования; отказ сотрудника от продолжения работы в связи со снижением разряда, должностного оклада или тарифа за грубое нарушение сотрудником технологической дисциплины, другие серьезные нарушения, либо по результатам аттестации; появление на рабочем месте в нетрезвом состоянии, в состоянии наркотического или токсического опьянения, к работнику компании применяются следующие виды дисциплинарных взысканий: выговор, предупреждение об увольнении, увольнение.
Карьерное продвижение сотрудников внутри фирмы. Данный метод является ценным дополнением ко многим другим методам управления. Наличие возможностей карьерного роста крепко связывает работника и работодателя. Кроме того, сотрудники, занявшие управленческие позиции, очень хорошо знают бизнес изнутри: технологию и процессы, которыми они управляют. Возможность карьерного роста внутри организации является важным стимулом для хорошего исполнения работы.
5.6 Информационные потоки на предприятии
Информация – сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах), которые уменьшают имеющуюся степень неопределенности, неполноты знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями.
Информация позволяет организациям: осуществлять контроль за текущим состоянием организации, ее подразделений и процессов в них; определять стратегические, тактические и оперативные цели и задачи организации; принимать обоснованные и своевременные решения; координировать действия подразделений в достижении целей.
Информационные потоки — это физическое перемещение информации от одного сотрудника предприятия к другому или от одного подразделения к другому. Система информационных потоков — совокупность физических перемещений информации, дающая возможность осуществить какой-либо процесс, реализовать какое-либо решение. Наиболее общая система информационных потоков — это сумма потоков информации, которая позволяет вести предприятию финансово-хозяйственную деятельность. Информационные потоки обеспечивают нормальную работу организации. Цель работы с информационными потоками — оптимизация работы предприятия.
Документ – информационное сообщение в бумажной, звуковой, электронной или иной форме, оформленное по определенным правилам, заверенное в установленном порядке. Документооборот – система создания, интерпретации, передачи, приема, архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа.
В ГК «Авега» все документы: входящие и исходящие письма, факсы, приказы и т.д всех компаний, в т.ч. ООО «Атлант-Техно» хранятся в канцелярии. Тем самым это очень усложняет весь процесс документооборота. Хотя бы только потому, что ООО «Атлант-Техно» находится по одному адресу, а головной офис, в котором и канцелярия и бухгалтерия и аппарат управления в другом. Пример: произошла замена выписки из Единого государственного реестра юридических лиц ООО «Атлант-Техно», канцелярия должна была незамедлительно отправить выписку в «Атлант-Техно» или хотя бы известить их об этом. Но этого не произошло. «Атлант-Техно» в это время готовил документы для подачи их на участие в аукционе: Модернизация охранно-пожарной сигнализации в помещениях учебного корпуса №1 ГОУ ВПО «ВГПУ». Нашей компании было отказано в участие в аукционе из-за не соответствия документов. И таких примеров можно привести множества.
«Атланту-Техно» необходимо иметь свою канцелярию.
Требования к системе информационных потоков:
Информация, должна отвечать следующим требованиям:
своевременности, т.е. информация по затратам, выручке, прибыли должна поступать тогда, когда еще имеет смысл ее анализировать;
достоверности;
релевантности, т.е информация должна помогать принимать решения;
полезности (эффект от использования информации должен перекрывать затраты на ее получение);
полноте, т.е. не должно быть упущений;
понятности, т.е. информация не должна требовать «расшифровки»;
регулярности поступления.
5.7 Программное обеспечение
1. Пакет Microsoft Office for Windows 98
Microsoft Office for Windows 98 представляет собой набор прикладных программ для автоматизации работы современного офиса, которые объединены в один пакет и работают как единое целое.
Microsoft Office for Windows 98 поставляется в двух различных вариантах, что позволяет удовлетворить потребности всех пользователей. Microsoft Office Standard имеет в своем составе электронную таблицу Microsoft Excel, текстовый процессор Microsoft Word, систему подготовки презентаций Microsoft PowerPoint и планировщик Microsoft Schedule+. Microsoft Office Professional, помимо вышеперечисленных приложений, включает в себя также СУБД Microsoft Access.
Microsoft Office for Windows 98 использует все преимущества Windows 95: поддерживаются длинные имена файлов, “горячие клавиши” и многозадачность. Пользователь получает доступ к почтовой станции Microsoft Exchange для обмена факсами и электронными письмами.
Средства управления электронными документами
В любой компании рано или поздно становится актуальным вопрос наведения порядка в информационных потоках. Определяющим фактором является время, требуемое для поиска необходимого документа или для подборки материалов.
Стержнем любой системы управления электронными документами является архив, где документы находятся в процессе работы над ними и где они остаются до тех пор, пока содержащаяся в них информация представляет интерес.
Под электронным архивом понимается совокупность аппаратно-программных средств и технологий для создания хранилища электронных документов и обеспечения доступа к ним из систем управления электронными документами. Электронные документы – это все документы, созданные электронными средствами в виде текстовых или графических файлов.
2.Система управления документами DOCS OPEN.
Программный продукт DOCS OPEN (компания PC DOCS Inc.) позволяет организовать электронный архив на предприятии. Система предназначена для хранения, поиска и обработки информации, хранящейся в распределенной гетерогенной среде на накопителях различной природы.
Система построена по современной архитектуре «клиент-сервер». DOCS Open имеет минимум два сервера: сервер библиотеки, который хранит карточки документов, и сервер документов, хранящий сами документы; оба сервера могут с успехом функционировать на одной машине. Дополнительно в системе есть сервер полнотекстового индекса. В качестве сервера библиотек может использоваться любой промышленный SQL Server. Система управления базами данных должна отвечать двум требованиям: уметь работать с ANSI SQL и иметь ODBC-драйвер.
3. В компании для обмена информацией между сотрудниками создана внутренняя сеть Free Folder.
4. ПК «ГРАНД-Смета» позволяет компании полностью автоматизировать составление смет всеми существующими методами расчета, осуществлять экспертизу смет и выпуск проектно-сметной документации на любые виды работ. Программный комплекс позволяет пользователям составлять и выводить на печать локальные сметы. Расчет локальных смет можно производить ресурсным, ресурсно-индексным и базисно-индексным методами составления смет. В сметной программе можно вести учет выполненных работ и получать отчеты по необходимым периодам. В ПК «ГРАНД-Смета» на основании локальных смет можно формировать объектные сметы и сводные сметные расчеты.