1) сохранность материальных ценностей, наличие излишков или недостач;
2) правильность хранения ценностей;
3) правильность отпуска материальных ценностей;
4) точность измерительных инструментов и приспособлений, используемых при приемке и отпуске материалов;
5) порядок учета ценностей;
6) количество материалов, находящихся в пути и пока не поступивших;
7) количество материальных ценностей, не вывезенных со складов поставщиков;
8) наличие и объем материалов, поступивших без документов
(неотфактурованные поставки);
9) суммы задолженностей предприятия перед поставщиками за полученные материальные ценности.
Чаще всего инвентаризация материалов проводится из-за расхождений бухгалтерского и складского учетов.
Во всех случаях наличия излишков или недостач составляются акты и делаются соответствующие проводки. Излишки приходуются по рыночным ценам, их стоимость включается в состав доходов (для коммерческого предприятия - счет 91 "Прочие доходы и расходы", для некоммерческой организации - счет 86 "Целевое финансирование"):
Д 10 - К 91 (86) - оприходованы излишки материалов, выявленные при инвентаризации.
Недостачи материалов списываются на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей" с последующим анализом и определением виновных лиц. В большинстве случаев потери списываются за счет материально-ответственных лиц. При расчете сумм недостач материалов необходимо учесть долю транспортно-заготовительных расходов, приходящихся на утраченные материалы, а также разницу между балансовой стоимостью и рыночными ценами, по которым необходимо будет их приобретать. Кроме того, следует помнить, что списанный на зачет с бюджетом НДС, приходящийся на утраченные материалы, следует восстановить и перечислить в бюджет. В ноябре 2004г. в ООО «Альфа Сталь-РДО» была проведена инвентаризация, в ходе которой была выявлена недостача на сумму 15000 руб. Сумма недостачи в размере учетной стоимости и НДС составила 17700 руб. Недостача была возмещена за счет материально ответственного лица путем внесения наличных денежных средств в кассу предприятия.
Таблица 14.
Отражение недостачи на счетах бухгалтерского учета.
| №п/п | Содержание операции | Дт | Кт | Сумма |
| 1 | выявлена недостача на сумму учетной стоимости материалов без НДС | 94 | 10 | 15000 |
| 2 | восстановлена сумма НДС, списанная на зачет с бюджетом | 19-3 | 68-2 | 2700 |
| 3 | включен в состав недостач НДС, списанный ранее на зачет с бюджетом | 94 | 19-3 | 2700 |
| 4 | предъявлена к взысканию сумма недостачи (учетная стоимость + НДС | 73-2 | 94 | 17700 |
| 5 | Возмещена в кассу сумма недостачи | 50-1 | 73-2 | 17700 |
где: счет 10 "Материалы", субсчет 19-3 "Налог на добавленную стоимость по приобретенным материально-производственным запасам", счет 68 "Расчеты по налогам и сборам", субсчет 73-3 "Расчеты с персоналом по возмещению материального ущерба", счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", счет 98 "Доходы будущих периодов".
Более удобным, на взгляд автора, является прямое восстановление списанного НДС в стоимости материалов, при котором операции по предъявлению претензии материально-ответственному лицу по недостачам отражаются такими проводками:
Д 10 - К 68 - восстановлена в недостающих материалах величина списанного НДС;
Д 94 - К 10 - списана с баланса сумма утраченных материалов с НДС;
Д 73-2 - К 94 - предъявлена к взысканию сумма недостачи (учетная стоимость + НДС);
Д 73-2 - К 98 - отражена разница между рыночной ценой и суммой недостачи.
В случае бесспорной вины материально-ответственного лица у него будут осуществляться вычеты из заработной платы, при этом сумма доходов будущих периодов (разница между рыночной ценой и балансовой стоимостью материалов) будет переводиться в текущие доходы в доле пропорциональной сумме удержания:
Д 70 - К 73-2 - отражено очередное ежемесячное удержание из зарплаты виновного лица;
Д 98 - К 91 - переведена часть доходов будущих периодов в текущие доходы,
где: счет 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", счет 91 "Прочие доходы и расходы".
Недостача может возникнуть не только по вине материально-ответственного лица. Она может быть обусловлена хищением. В этом случае руководство предприятия обязано составить заявление в органы внутренних дел. Пока проводится следствие, недостача числится на счете 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей". При установлении и поимке похитителя делается проводка:
Д 76 - К 94 - недостача отнесена на похитителя, где: счет 76 "Расчеты с разными дебиторами и кредиторами".
Удержания с расчетного счета похитителя в сберегательном банке отражаются следующим образом:
Д 51 - К 76 - отражен процесс погашения похитителем недостачи материалов.
Если органам внутренних дел в заданные сроки не удается раскрыть дело о хищении материальных ценностей, они обязаны официально известить об этом руководство предприятия. В этом случае недостача относится на текущие расходы предприятия:
Д 91 - К 94 - сумма недостачи списана на текущие расходы предприятия,
где: счет 91 "Прочие доходы и расходы".
При определении суммы недостач материалов следует иметь в виду, что некоторые продовольственные и промышленные ценности в процессе хранения под влиянием внешних факторов могут высыхать, испаряться, вымораживаться, высыпаться, разбиваться и проливаться. Для таких материалов разрабатываются и утверждаются отраслевые нормы естественной убыли.
При инвентаризации подобных материалов часть недостачи (в пределах норм естественной убыли) может быть списана на издержки производства и обращения (счета: 20 "Основное производство" и 44 "Расходы на продажу"), а оставшаяся часть должна быть отнесена на материально-ответственное лицо:
Д 94 - К 10 - отражена недостача материальных ценностей;
Д 20, 44 - К 94 - списана недостача в пределах норм естественной убыли;
Д 73-2 - К 94 - погашена недостача сверх норм естественной убыли;
Д 73-2 - К 98 - отражена разница между рыночной ценой и учетной стоимостью потерь.
Нормы естественной убыли могут применяться только тогда, когда установлен факт недостачи. Их нельзя использовать просто как инструмент списания части материалов.
2.7. Основные документы по учету материалов
Материалы относятся к категории производственных запасов. Их учет, как было уже отмечено выше, обычно ведется параллельно: в бухгалтерии в суммовом выражении и на складах в количественном выражении. В конце отчетного периода оба учета сверяются.
Для приемки, хранения, отпуска и списания материалов используют следующие унифицированные документы:
- доверенность (формы N М-2 и N М-2а) (Приложение 6);
- приходный ордер (форма N М-4);
- акт о приемке материалов (форма N М-7);
- лимитно-заборная карта (форма N М-8);
- требование-накладная (форма N М-11);
- накладная на отпуск материалов на сторону (форма N М-15);
- карточка учета материалов (форма N М-17);
- акт об оприходовании материальных ценностей, полученных при разборке и демонтаже зданий и сооружений (форма N М-35);
- ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения (форма N МХ-19);
- инвентаризационная опись товарно-материальных ценностей (форма N ИНВ-3).
Кроме них в практической деятельности предприятий могут применяться и другие традиционные документы, например:
сигнальная справка об отклонениях материала от установленных норм.
Важно, чтобы эти документы имели необходимые реквизиты.
Поскольку бухгалтерский учет в настоящее время проводится при помощи программ на персональном компьютере, то электронные документы (будучи выведены на бумажный носитель) имеют юридическую силу при том же главном условии. Эти документы могут содержать дополнительные важные для конкретного предприятия данные, не противоречащие действующим законодательным актам.
Приемка материалов обычно осуществляется по приходному ордеру. Чаще всего поставки материалов для нужд производства производятся по договорам купли-продажи с поставщиками. В соответствии с этими договорами в адрес предприятия поступает груз с товаросопроводительными документами (или они пересылаются предприятию отдельно). Эти документы вместе с доверенностью, которую выписывает бухгалтерия своему материально-ответственному лицу, служат основанием для получения груза. Если налицо фактическое совпадение груза с документами, то приемка материальных ценностей может быть оформлена приходным ордером. В случаях расхождения, а также при поступлении груза без документов, оформляется акт о приемке с участием представителя поставщика (или третьего лица).
Затем материалы заносятся в карточки учета материалов в соответствии с сортом, видом и размером, где фиксируется все их состояние и дальнейшая судьба.
Важными учетными документами являются: ведомость учета остатков товарно-материальных ценностей в местах хранения и сигнальная справка об отклонении фактического остатка от установленных норм. Первый документ служит для сверки двух учетов: складского и бухгалтерского. Второй документ позволяет руководству принимать решение о необходимости дополнительных закупок материалов.
Отпуск материалов в производство осуществляется по требованиям-накладным или лимитно-заборным картам (если ценности лимитированы).
Проверка сохранности материалов осуществляется путем инвентаризации и составления соответствующей описи.
При разборке и демонтаже зданий и сооружений, которые исчерпали срок полезного использования, подрядные организации или отделы капитального строительства предприятия обычно извлекают ряд материальных ценностей, пригодных для дальнейшего производственного использования. Составляется соответствующий акт, согласно которому эти ценности приходуются на склад в качестве материалов, запасных частей или топлива.