Анализ обеспеченности денежными средствами ЗАО "Пинскдрев" (стр. 7 из 9)

Совершенствованию обеспеченности денежными средствами ЗАО "Пинскдрев" будет способствовать оптимизация системы контроля бизнес-планирования организации. Система информационного обеспечения бизнес-планирования ЗАО "Пинскдрев" базируется на документах, образующихся в ходе деятельности отделов организации труда и заработной платы, внешнеэкономических связей, материально-технического снабжения и сбыта, финансового, АСУП и бухгалтерии, в чью компетенцию входит сбор и обработка данных для предоставления в планово-экономический отдел для последующего использования данной информации для составления бизнес-плана. Документы образуются на всех стадиях работы данной системы. Если в стадии мониторинга образуется первичная информация (базовые сведения), в стадии анализа информация перерабатывается и появляются сводные данные, то в заключительной стадии (принятие решений) появляются конкретные решения, непосредственно указывающие на то, что должно быть сделано с целью улучшения ситуации. В этой связи информационное обеспечение нуждается в системе контроля и учета принимаемых решений.

Учет принимаемых решений и их выполнения по уровням управления организуется и осуществляется на основании планов, приказов, распоряжений, протоколов оперативных и специальных (по отдельным проблемам) совещаний соответствующих уровней управления. Данные документы и их составляющие (конкретные поручения, установленные сроки исполнения, лица ответственные за исполнение) вносятся в базу данных, обобщаются по срокам исполнения, подразделениям организации и отслеживаются на предмет исполнения/неисполнения в установленные сроки ответственными лицами соответствующих уровней управления. Контроль за исполнением осуществляется руководителями, которым поручено осуществление контроля (как правило, это руководители более высокого уровня по отношению к тем, кому поручено исполнение того или иного решения), в соответствии с установленными сроками исполнения.

Целью совершенствования информационной системы бизнес-планирования ЗАО "Пинскдрев" является ужесточение контроля за деятельностью отделов, предоставляющих информацию в планово-экономический отдел. Планируемая информационная система бизнес-планирования ЗАО "Пинскдрев" приведена на рисунке 10.

Рисунок 10 - Планируемая информационная система бизнес-планирования ЗАО "Пинскдрев"

В планируемой информационной системе бизнес-планирования ЗАО "Пинскдрев" информация из отделов организации труда и заработной платы, внешнеэкономических связей, материально-технического снабжения и сбыта, финансового, АСУП будет поступать в соответствующие управления, где она будет проходить обработку и анализ, и только после этого поступать в планово-экономический отдел. Это позволит ужесточить контроль за поступающей информацией, проверить ее достоверность, повысит оперативность поступления информации, что в свою очередь приведет к сокращению времени на обработку информации непосредственно в планово-экономическом отделе.

Контроль исполнения принятых решений должен осуществляться в указанный на документе срок. Задачей лица, уполномоченного вести этот контроль, является проверка выполнения требований, указанных в документе. Этот процесс легко поддается автоматизации, поэтому целесообразно внедрение компьютерных систем учета и контроля исполнения документов.

Однако контроль в информационном обеспечении - это не только контроль принятых решений об изменениях в системе, не только контроль документов. В процессе проведения контроля устанавливается, насколько изменилась ситуация в результате принятия более ранних решений, лучше или хуже стал работать персонал, как изменилось его настроение на работу и т.д., словом, то, какой эффект возымели решения, принятые ранее, в результате проведения предыдущих мероприятий.

Кроме того, в ЗАО "Пинскдрев" необходимо создать унифицированные формы, представляющие собой отдельные части бизнес-плана, которые будут заполняться в управлениях организации труда и заработной платы, внешнеэкономических связей, материально-технического снабжения и сбыта, финансового, АСУП и бухгалтерии и через компьютерную сеть поступать в планово-экономический отдел.

Контроль за деятельностью вышеописанных отделов даст информацию о том, что было выполнено, а что осталось "за кадром", какие отделы уложились в сроки, а какие нет. Информация, полученная в результате контроля, в сочетании со сведениями, полученными в ходе мониторинга, станет основой для более эффективных управленческих решений, связанных с улучшением работы информационной системы, что в перспективе повлечет за собой большую результативность работы персонала.

Наряду со стратегическими изменениями и созданием в ЗАО "Пинскдрев" необходимого климата важной задачей, которую приходится решать руководству предприятия на стадии выполнения стратегии, является формирование и мобилизация ресурсов предприятия и ее человеческого потенциала для осуществления стратегии.

По поводу стратегии использования человеческого потенциала необходимо сделать два самых общих замечания.

Во-первых, важнейшим условием осуществления стратегии является приверженность, преданность членов организации тому делу, которое ведет организация, в частности делу осуществления стратегии, реализуемой организацией. Развить чувство приверженности достаточно сложно. На стадии выполнения стратегии руководству следует делать все возможное, чтобы у членов организации выработалось как можно более устойчивое восприятие стратегии организации как своего личного дела.

Во-вторых, успех осуществления стратегии во многом зависит от того, насколько членам организации присуще стремление к достижению на своем рабочем месте наилучших результатов. Умение хорошо работать и стремление работать лучше являются теми характеристиками людей, которые всегда должны находиться в центре внимания руководства и, в частности, должны быть предметом особого внимания на стадии выполнения стратегии.

Процесс мобилизации ресурсов начинается с того, что механизм использования ресурсного потенциала организации приводится в соответствие с осуществляемой стратегией. Это делается для того, чтобы высшее руководство привело характер и направленность деятельности функциональных подразделений в соответствие с задачами реализации стратегии. До функциональных подразделений, осуществляющих руководство движением ресурсов внутри организации, должны быть доведены новые задачи. Важно также устранить сопротивление с их стороны, возникающее в связи с проведением изменения, и убедить их в необходимости эффективного участия в осуществлении стратегии и проведения для этого соответствующей подготовительной работы и изменений.

Основой деятельности по мобилизации ресурсов в ЗАО "Пинскдрев" является распределение ресурсов организации по отдельным составляющим стратегии. Важнейшим условием эффективного использования ресурсов и соответственно эффективного осуществления стратегии является их правильное распределение во времени. Так как внешняя среда динамична и возможности, на которые ориентирована стратегия, не вечны, отсутствие необходимых ресурсов в нужный момент может привести к тому, что организация потерпит крах с реализацией своей стратегии, даже если она была очень, хорошо разработана. Поэтому, того чтобы избежать провала при реализации стратегии на старте выполнения, руководство должно организовать правильное определение финансовых ресурсов организации - такое распределение, при котором всегда в нужный момент имелись бы необходимые денежные средства.

Для этого руководству ЗАО "Пинскдрев" следует установить стратегические ориентиры использования денежных средств, которые фиксируют то, на какие цели могут осуществляться затраты, и то, куда деньги не следует вкладывать. Далее на стадии выполнения должна быть проанализирована потребность в денежных средствах отдельных частей организации для решения отдельных задач и выполнения функций, а также определены приоритеты в распределении денежных средств. Данные приоритеты устанавливаются таким образом, чтобы финансирование в наибольшей мере способствовало осуществлению стратегии.

Процесс мобилизации ресурсов на стадии выполнения стратегии предполагает, наряду с эффективным распределением ресурсов также оценку и удержание источников поступления капитала. Руководство ЗАО "Пинскдрев" не только должно знать о тех источниках, которые оно может использовать для получения денег, о возможностях и ограничениях на их использование, о стоимости капитала, но и делать все возможное для того, чтобы сохранять эти источники и обретать новые, если это необходимо для осуществления стратегии.

Основным инструментом, используемым для распределения ресурсов, является составление и исполнение бюджета, который может касаться не только денежных средств, но и запасов, капитальных средств, продаж и т.д.

Выполнение всегда является самой сложной стадией в любом процессе. Ключевая роль в выполнении стратегии принадлежит руководству организации. Выполнение стратегии предполагает проведение стратегических изменений и мобилизацию потенциала организации на осуществление стратегий. Эти две задачи требуют от руководства организации не только ясного видения того, куда идет организация, но и умения повести ее в нужном направлении. Настоящий стратег проявляет себя в том, что он может в максимальной степени мобилизовать ресурсы организации и распределить их таким образом, чтобы их использование дало наибольший эффект. Для настоящего стратега характерно то, что он не только знает, что и как менять, но и может провести необходимые изменения. Наконец, настоящий стратег умеет взаимодействовать с членами организации таким образом, что они воспринимают его идеи и своим трудом проводят их в жизнь. И все же, выполнение стратегии - это творческий процесс и ключевая роль в нем принадлежит высшему руководству.