Развитие систем автоматизированной обработки экономической информации, предусматривающих обмен информацией, потребовало унификации и стандартизации всей документации, предназначенной для отражения экономической информации.
Большое значение при изучении информационных потоков придается правильной организации документооборота, т.е. последовательности прохождения документа от момента выполнения первой записи до сдачи его в архив. Документооборот выявляется на стадии обследования экономического объекта. Любая экономическая задача обрабатывается на основании определенного количества первичных документов, проходящих различные стадии обработки: движение документа до обработки, в процессе обработки и после обработки.
Информационное обеспечение подразделяется на машинное и внемашинное.
Машинное информационное обеспечение:
· базы данных,
База данных (БД) – совокупность взаимосвязанных, хранящихся вместе сведениях о различных сущностях одной предметной области (реальных объектах, процессах, явлениях или событиях), обеспечивающая наличие такой минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом для одного или нескольких приложений или пользователей.
· базы знаний,
База знаний – представляет собой совокупность знаний предметной области, записанную на машинный носитель в форме понятной эксперту и пользователю. База знаний предполагает возможность наращивания.
· системы управления этими базами.
Внемашинное информационное обеспечение:
1. Методики и инструкции, описывающие принципы работы в ИС,
2. Системы классификации и кодирования,
3. Системы унификации и стандартизации документов.
Базы данных (БД) и базы знаний (БЗ) проектируются аналогично прочим АИС.
Основные этапы их формирования:
· определение цели;
· определение требований к БД или БЗ (определение границ объекта);
· определение функциональных подсистем, их структуры и задач в общей системе управления;
· выявление и анализ связей между подсистемами;
· установление порядка функционирования и развития всей БД или БЗ в целом.
Автоматизация информационных потоков и документооборота, достигается путем использования технических средств сбора, регистрации, обработки данных, создания первичных и результативных документов, а также средств передачи данных на любые расстояния.
4. Технологическое обеспечение ЭИС и АРМ конечного пользователя
Техническое обеспечение – комплекс технических средств, предназначенных для работы информационной системы, а также соответствующая документация на эти средства и технологические процессы.
Комплекс технических средств составляют:
· компьютеры любых моделей;
· устройства сбора, накопления, обработки, передачи и вывода информации;
· устройства передачи данных и линий связи;
· оргтехника и устройства автоматического съема информации;
· эксплуатационные материалы и др.
Весь компьютерный парк можно условно разделить на РС и высокопроизводительные компьютеры (MainFrame System). Мейнфреймы – архитектура, где есть мощный компьютер – собственно «мэйнфрейм», – на котором работает вся логика, а у пользователей стоят только терминалы.
ИС могут использовать отдельно стоящие компьютеры или вычислительные системы или вычислительные сети различного масштаба. В ИС могут использоваться как универсальные компьютеры, так и специализированные, например, так называемая машина баз данных, аппаратным путем реализующая функции реляционной алгебры.
Коммуникационное оборудование ИС обеспечивает взаимодействие компонентов распределенных систем, например, обмен данными между компьютерами сети, а также удаленный доступ к ресурсам. Автоматизированная обработка информации возможна в диалоговом и сетевом режиме.
Сбор и регистрация текстовой и табличной информации могут осуществляться:
· путем измерений (наблюдений) фактов в реальном мире и ввода данных в систему с помощью клавиатуры или каких-либо манипуляторов;
· полуавтоматически, путем ввода в компьютер с некоторых носителей;
· автоматически, с помощью различного рода датчиков или обмена данными с другими автоматизированными системами.
Диалоговый режим взаимодействия пользователя и ЭВМ обеспечивает возможность оперативного вмешательства человека в процесс обработки информации на ЭВМ.
Сеть – это совокупность программных, технических и коммуникационных средств, обеспечивающих эффективное распределение вычислительных ресурсов.
Являясь одновременно и продуктом, и мощным стимулом развития интеллекта человека, сеть позволяет:
· построить распределенные хранилища информации (базы данных);
· расширить перечень решаемых задач по обработке информации;
· повысить надежность информационной системы за счет дублирования работы ПК;
· создать новые виды сервисного обслуживания, например электронную почту;
· снизить стоимость обработки информации.
Пользователь ПЭВМ часто встречается с необходимостью подготовки тех или иных документов – писем, статей, служебных записок, отчетов, рекламных материалов и т.д. Для подготовки документов текст редактируемого документа выводится на экран, и пользователь может в диалоговом режиме вносить в него свои изменения. Все внесенные изменения фиксируются. При распечатке выводится отформатированный текст, в котором учтены все исправления. Пользователь может переносить части текста из одного места документа в другое, использовать несколько видов шрифтов для выделения отдельных участков текста, печатать подготовленный документ на принтере в нужном количестве экземпляров.
Удобство и эффективность применения компьютеров для подготовки текстов привели к созданию множества программ для обработки документов. Такие программы называются текстовыми процессорами (Word Processors) или редакторами.
Существует несколько сотен редакторов текстов – от самых простых до весьма мощных и сложных. Наиболее распространенные Microsoft Word (версии для DOS и Windows), WordPerfect, WordStar, WordStar 2000. В США наиболее распространены Microsoft Word для Windows и WordPerfect, в Европе и в России Microsoft Word (версии для DOS и Windows).
Множество задач, которые предстоит решать фирмам и предприятиям, носят учетно-аналитический характер и требуют табличной компоновки данных с подведением итогов по различным группам и разделам данных, например при составлении баланса, справок для налоговых органов, возможных финансовых отчетов и т.п. Для хранения и обработки информации, представленной в табличной форме используют электронные таблицы (ЭТ).
Программные средства для проектирования называют также табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. Кроме того, с помощью ЭТ можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и многое другое.
Excel предоставляет большой набор возможностей по графическому представлению данных. Имеется возможность выбора из 14 различных типов диаграмм, причем каждый тип диаграмм имеет несколько разновидностей (подтипов).
В интегрированный пакет для офиса входят взаимодействующие между собой программные продукты. Основу пакета составляют текстовый редактор, электронная таблица и СУБД (кроме них, в интегрированный пакет могут входить и другие офисные продукты). Главной отличительной чертой программ, составляющих интегрированный пакет, является общий интерфейс пользователя, позволяющий применять похожие приемы при работе с различными приложениями пакета.
Документ, созданный в одном приложении, можно вставить в другое приложение и при необходимости изменить его. Общность интерфейса уменьшает затраты на обучение пользователя.
Системы управления базами данных (СУБД) – это программные средства, предназначенные для ввода, наполнения, удаления, фильтрации и поиска данных.
Существует широкий спектр реляционных СУБД для приложений различного масштаба. Разработан международный стандарт языка запросов SQL, ставший универсальным интерфейсом коммерческих реляционных СУБД.
Вместе с тем в последние годы четко обозначилась тенденция развития СУБД в объектном направлении. Объектная (объектно-ориентированная) модель не противоречит реляционной модели данных, а дополняет и развивает последнюю (точнее сказать – реляционная модель является частным случаем объектной формы представления данных).
Экспертная система (ЭС) – это сложный программный комплекс, аккумулирующий и тиражирующий знания специалистов в конкретной предметной области и выполняющий функции эксперта при решении задач из этой области, консультируя менее квалифицированных пользователей.
Критерии целесообразности применения ЭС:
· данные знания должны быть надежными и мало меняться с течением времени;
· решаемые задачи должны быть узкоспециализированными, а пространство возможных решений должно быть относительно невелико;
· задачи не должны в значительной мере зависеть от общечеловеческих знаний или соображений здравого смысла;
· должен быть по крайне мере 1 эксперт способный явно сформулировать свои знания и объяснить свои методы применения этих знаний для решения задач;
· в процессе решения задачи должны использоваться формальные рассуждения.
Важную роль в технологическом обеспечении АИС играют интегрированные и нейросетевые технологии.
Многообразие компьютерных сетей и форм взаимодействия ПК порождает насущную проблему их интеграции или, по крайней мере, соединения на уровне обмена сообщениями.
В распределенных системах используются три интегрированные технологии.