Точность данных о ресурсах и носителях издержек часто может стать основной проблемой при реализации метода ФСА. В идеале вся информация должна находиться в финансовой учетной системе. Тогда можно гарантировать безошибочность данных, так как и денежные и неденежные показателям соответствуют одним и тем же стандартам точности. На практике, лишь ограниченный объем сведений хранится в учетной системе. Следовательно, к данным из других источников нужно применить жесткие стандарты измерения, чтобы обеспечить их достоверность.
На выходе из «черного ящика», вне зависимости от его наполнения, информация представляется в форме, удобной для принятия стратегических и тактических решений. Отчетность (см. рис. 2), должна соответствовать форматам, принятым в системах поддержки принятия решений, т.е. должны быть реализованы:
- числовые и графические экраны и отчеты,
- сводная отчетность с возможностями детализации,
- функции выборки данных (slice and dice),
- средства написания нерегламентируемых запросов и отчетов.
Каждая из описанных ниже технологий удовлетворяет перечисленным требованиям. Различия заключаются в стоимости и простоте реализации: то есть в том, насколько легко можно выполнять построение модели, поиск и обработку данных, создание отчетов.
1.4 Электронная таблица для ПК
«Черный ящик» можно заполнить электронной таблицей (ЭТ) для ПК (например, Excel или Lotus 1-2-3). Это самое недорогое решение, с точки зрения программного и аппаратного обеспечения, но оно требует немало времени на разработку и ввод данных. Если учесть все затраты, то в целом такая технология может оказаться не такой уж дешевой.
Используя ЭТ для реализации ФСА-приложения, в первую очередь нужно создать рабочую книгу с несколькими таблицами. Каждая таблица будет описывать определенный бизнес-процесс (например: продажи, поставки, обработку заказов и т.п.). Ресурсы обычно задаются в других таблицах, их стоимость импортируется из бухгалтерской системы. Каждой таблице процесса соответствует своя матрица ресурсов и функций (Resources-Activities Matrix), содержащая стоимость ресурсов (в строках) и их распределения по функциям (в столбцах). Общие расходы на каждую функцию (т.е. столбец) рассчитываются и делятся на суммарное количество источников издержек, то есть для каждой функции вычисляются затраты в пересчете на единицу. Матрицы связаны с таблицами стоимости ресурсов, а в таблицы с ФСА-отчетами из матриц извлекаются данные о расходах по функциям.
Программирование электронных таблиц для ФСА достаточно трудоемкое: требуется преобразование и импорт данных, создание формул, связывание таблиц, форматирование отчетов и графиков. Некоторые ячейки таблиц заполняются данными, импортируемыми из файлов на мейнфреме (для этого часто требуется помощь сотрудников тех. поддержки, поставщика приложения или консультанта). Остальные ячейки заполняются вручную из других источников. Поэтому необходим хороший специалист по электронным таблицам и немалое время на разработку.
Приложение в электронной таблице (как на отдельном, так и на сетевом компьютере) дает возможности моделирования, хранения больших объемов данных и хорошую вычислительную мощность. Но с точки зрения финансовых и временных затрат создание такой системы может оказаться неэффективным. Приходится создавать модели с нуля. Оценивая такой вариант, необходимо учесть все затраты на реализацию – как на программное и аппаратное обеспечение, так и на саму разработку.
Если поместить описанную технологию на графике «Измерения I/T- решения» (см. рис. 1), по осям «сложность модели», «организационное влияние» и «интеграция систем», то ее показатели по двум из трех измерений будут низкими.
По оси «организационной структуры» можно перемещаться, переходя от модели для автономного ПК к сетевой структуре. Тогда таблица может храниться на сервере, при этом к ней будут обращаться многие пользователи из различных подразделений организации.
Однако по оси «интеграции систем» вряд ли удастся далеко продвинуться (как для автономной, так и для сетевой версии). В сети таблица – самостоятельный объект, не связанный с учетной системой. Можно выполнять импорт файлов из финансовой учетной программы в таблицу, но это нельзя назвать интеграцией. Настоящая интеграция систем дает возможность непрерывного комплексного ввода данных в ФСА-приложение и вывода информации, отчетов и запросов, сгенерированных в основной информационной системе или системе поддержки принятия решений.
Кроме того, создание сложных моделей в современных электронных таблицах требует больших трудозатрат.
1.5 Специальное ПО для ФСА
Такая технология «заполнения черного ящика» предполагает создание специализированного программного обеспечения для реализации функционально-стоимостного анализа. Приложения этого класса предоставляют следующие встроенные функции:
- Извлечение и импорт данных из бухгалтерской книги непосредственно в ФСА-модель.
- Определение разнообразных схем отображения для распределения денежных средств от ресурсов по функциональным группам.
- Трассировка расходов от функциональных групп к объектам расходов, от одного набора объектов к другому (например от продуктов к заказам или клиентам).
- Преобразование формул, часто используемых вместо временных показателей для расчета времени обработки.
- Получение выборки данных и запросов по доходам и расходам (доходов по клиентам, вкладов по территориям, расходов по категориям продуктов и т.п.).
- Генерирование предопределенных и нерегламентируемых отчетов.
- Выполнение сценариев «что-если» для того, чтобы оценить как влияют на затраты и прибыли те или иные изменения в источниках издержек.
В ФСА-приложениях встроены возможности импорта данных из бухгалтерской книги. После того как соответствие (согласно определенным отношениям) между данными бухгалтерской системы и ФСА-программы установлено, вычисление и обновление ФСА-модели сводится к простому нажатию кнопки. Импорт неденежных показателей (например: количества поставщиков, количества деловых звонков, звонков по поводу технической поддержки и т.п.) из баз данных других (нефинансовых) систем может выполняться автоматически, благодаря возможностям сбора данных. При заключении партнерского соглашения между производителями ПО, обмен данными существенно упрощается.
В программное обеспечение ФСА встроена вся логика распределения расходов по ресурсам и связывания источников издержек с функциональными группами. Это необходимо для расчета расходов по функциям и для трассировки функциональных затрат по объектам расходов. В зависимости от того, используются ли в модели учетные или экономические показатели, полные расходы можно согласовывать с бухгалтерскими затратами. Для бухгалтеров такая возможность очень привлекательна.
В программном обеспечении этого класса есть встроенные возможности генерирования отчетов, хотя у разных поставщиков они могут существенно отличаться. Часто в базовом ПО отчетность ограничена, но при этом дополнительно предоставляются специальные функции. Например, разработчик ФСА может предоставить удобный интерфейс к более мощным инструментам таких фирм как Cognos (www.cognos.com) или Brio Technology (www.brio.com), позволяя:
- выполнять операции выборки на ФСА-базах,
- генерировать отчеты по клиентам, видам изделий, регионам, продавцам и т.п.,
- создавать аналитические графики;
- формировать отчеты методом drag-and-drop
- писать нерегламентируемые запросы к базам данных ФСА.
Чрезвычайно важно установить все требования к отчетам и запросам на раннем этапе выбора ПО для ФСА, и затем проверять продукт каждого из поставщиков на соответствие этим требованиям.
Если рассмотреть описанную выше технологию по всем трем измерениям, то ее показатели будут довольно высокими.
С помощью средств этого класса легко задаются сложные модели. В некоторые продукты встроен «мастер»: он помогает оценить необходимость и возможность выполнения ФСА-моделирования, а также руководит поэтапным процессом создания модели. Некоторые поставщики проводят семинары по моделированию.
Почти все продукты без исключения реализованы в клиент-серверной архитектуре или на больших компьютерах (таких как IBM AS/400). За счет этого ФСА-модели можно использовать в рамках всей организации: как для подразделений расположенных в одном месте, так и для отделов и групп по всему миру. Как правило используется аппаратное обеспечение для локальных сетей и Internet.
Специализированное программное обеспечение для ФСА обычно представлено в виде отдельных приложений, которые могут работать самостоятельно или полностью встраиваться в финансовую учетную систему предприятия. В случае партнерства производителей, файлы данных учетной системы и ФСА-приложения могут быть полностью интегрированы.
Создается впечатление, что именно эта технология идеально подходит по всем параметрам: есть возможность создания сложных моделей, высокое организационное влияние, прекрасная интеграция систем и небольшое время на разработку. Но все эти преимущества требуют немалых денег. Само программное обеспечение вместе с модулями сбора данных и отчетности может стоить от 50000 до 100000 долларов. Если приходится прибегать к помощи консультантов фирмы-поставщика (что не всегда необходимо), то можно добавить еще такую же сумму. Семинары обходятся в 1500 – 2000 долларов за участника.
И все же эти расходы нужно соотнести с тем, насколько сокращается время на разработку. ФСА-приложения не требуют поддержки со стороны высококлассных специалистов и дополнительных ресурсов. Проекты, как правило, не затягиваются, интерес компаний к ним не пропадает. И что особенно важно, преимущества, связанные с соотношением прибылей и затрат, осознаются очень быстро.