Основними функціональними завданнями документів з підготовки товару до відвантаження є підтвердження резервування місця для відправки товару бажаним транспортним засобом, готовність т/з до відвантаження, вид упаковки та інше. До цієї групи документів відносять: заяву на фрахтування, інструкція з відправки, доручення на відвантаження, ордер на перевезення, ордер на відправку, повідомлення про розподіл документів, дозвіл на поставку.
Документи, що прямують з вантажем від пункту відправлення до пункту призначення, називають товаросупроводжувальними. До них відносяться зазвичай документи, що входять в групу комерційних, транспортних і митних. Документи, що складаються у зв’язку з відвантаженням товару (зазвичай вони перераховуються в контракті), називають відвантажувальними.
Документи оформляються на спеціальних бланках та містять відповідні реквізити. Загальними для всіх документів реквізитами є: найменування заводу (або вантажовідправника) та фірми-імпортера (або вантажоотримувача), їх адреси, номери телефонів, факсів або Інтернет-скриньок; назва документу, дата та місце його виписки; номер контракту або замовлення і дата його підписання; номери наряду, відвантажувальної специфікації; найменування та опис товару, його кількість (число місць, вага нетто і брутто); вид упаковки та маркування.
Розглянемо комерційні документи, які використовують на ЗАТ "КЗШВ "Столичний" при здійсненні ЗТО. До них належать зовнішньоекономічний контракт, рахунок-фактура, рахунок-специфікація, попередній рахунок, проформа-рахунок.
Зовнішньоекономічний контракт – це матеріально-оформлена угода двох або більше учасників ЗЕД та інших іноземних контрагентів, спрямована на встановлення, зміну або припинення їх взаємних прав та обов’язків у зовнішньоекономічній діяльності.
Рахунок-фактура (інвойс) виписується після остаточного приймання товару покупцем. Крім свого основного призначення як документа, що вказує суму платежу за товар, рахунок-фактура може бути використаний як накладна, що направляється разом з товаром. В Україні рахунок-фактура виписується на аркушах формату А-4 в довільній формі. Рахунок-фактура надається до: ТПП – для отримання сертифікату походження товару; адміністративних органів – для отримання ліцензії; товарно-експедиторських фірм – для перевезення вантажу; банку – для отримання з покупця належного платежу; митних органі – для визначення декларантом митної вартості переміщуваних товарів з метою з метою нарахування митних платежів.
Рахунок-специфікація поєднує реквізити рахунку та специфікації. У ньому, як правило, вказується ціна за одиницю товару по видах та сортах, а також загальна сума партії товару. Виписується в тих випадках, коли партія містить різні за асортиментом товари. Іноді його називають специфікованим рахунком.
Проформа-рахунок – виписується при постачанні товарів на безготівковій основі і містить вимоги щодо сплати зазначеної в ньому суми.
Наступною групою використовуваних заводом документів є документація з платіжно-банківських операцій. Інструкція з банківського переказу – це документ, в якому клієнт доручає своєму банку здійснити виплату певної суми в зазначеній валюті названій стороні, що знаходиться в іншій країні способом, який відданий на розсуд банку.
Враховуючи те, що основними способами транспортування імпортної та експортної продукції на підприємстві є автомобільне та залізничне перевезення, то заводом використовуються такі транспортні документи.
Товаро-транспортні накладні – це документи, які супроводжують транспортні засоби і свідчать про укладення договору на перевезення вантажів. Залежно від обраного виду транспорту, яким переміщуються вантажі, як транспортний документи може використовуватися: міжнародна автомобільна накладна (CMR); авіаційна вантажна накладна (Air Waybill); залізнична накладна (СМГС) і т.д.
Залізнична накладна (СМГС) – це транспортний документ при міжнародних залізничних вантажних перевезеннях. Накладна є документальним оформленням договору перевезення між вантажовідправником та адміністрацією залізниці. Основними відомостями, що містяться в накладній, є: назва станції призначення та прикордонних станцій, назва вантажу, оплата за перевезення, оголошена цінність вантажу. Текст накладної друкується на стандартних бланках двома мовами. Залізнична накладна виписується вантажовідправником на ім’я вантажоотримувача. Накладна йде з вантажем. До кожної накладної додається товаросупроводжувальна документація: відвантажувальна специфікація, сертифікат про якість, пакувальний лист та ін.
Дорожня відомість складається для кожної накладної, є обліковим документом, супроводжує вантаж на усьому шляху його слідування та є транспортним документом при залізничних перевезеннях.
Автодорожня накладна (CMR) – транспортний документ, що підтверджує наявність договору між перевізником і відправником про автодорожнє перевезення вантажів. Для міжнародних автодорожніх перевезень цей документ містить такі дані: дата відвантаження, назва вантажу, що підлягає перевезенню, ім’я та адреса перевізника, назва одержувача, строк доставки та розмір штрафу за затримку у доставці, вартість перевезення. Накладна підписується перевізником та вантажовідправником.
Відвантажувальне доручення – це документ, який залежно від умов поставки виписується вантажовідправником або вантажоотримувачем звичайно на бланку транспортно-експедиційної фірми і містить перелік операцій, які доручаються експедитору, та докладні інструкції щодо їх виконання.
Останньою групою необхідних документів при здійсненні зовнішньоторговельної операції є група митних документів. Це ВМД, експортні та імпортні ліцензії, заявка на видачу експортної ліцензії, податкова декларація, книжка МДП, карантинне свідоцтво, сертифікат про якість.
Митна декларація (ВМД) – письмова заява встановленої форми, що подається митному органу й містить відомості про товари, які переміщуються через митний кордон України, та митний режим, у який вони заявляються, а також інформацію, потрібну для здійснення митного контролю, митного оформлення, митної статистики, нарахування податків, зборів та інших платежів. Митна декларація містить: номер вантажного документа, по якому товар прийнятий на митницю, тарифну назву вантажу або посилання на відповідну статтю митного тарифу, ціну та вартість партії товару. У ній наводиться також перелік звичайно доданих документів (рахунок, відвантажувальна специфікація, сертифікат про якість тощо). ВМД оформляється на бланках форми МД-2, МД-3 і МД-8.
Експортні та імпортні ліцензії – документи, які видаються спеціальними державними органами. Експортні та імпортні ліцензії видаються на основі заяв підприємства, що надаються органу, який видає ліцензії в нашій країні. Ця заява оформляється на спеціальному бланку, який зазвичай складається з двох частин: самої заяви та ліцензії. Заява подається за визначений строк до передбаченого відвантаження або отримання продукції.
Заявка на видачу експортної ліцензії – це заява на дозвіл експортувати конкретні товари певної вартості у зазначений пункт призначення.
В Україні експортна ліцензія видається безкоштовно строком на п’ять років (із щорічними відмітками).
Імпортна ліцензія є платною – її отримання коштує 500 тис. грн. і видається вона кожен рік.
Податкова декларація (ПДВ) – документ, в якому підприємство (при імпорті) вказує дані, що стосуються справи, які необхідні компетентному органу для справляння податку на додану вартість.
Книжка МДП – міжнародний документ митного транзиту, що видається асоціацією, яка надає гарантію та яка уповноважена митними органами, по якому перевозяться вантажі здебільшого з митними печатками та пломбами, у транспортних засобах та контейнерах відповідно до вимог Митної конвенції про міжнародне перевезення вантажів із застосуванням книжки МДП.
Розглянемо формування контрактної вартості експортованої продукції
Обов’язковим етапом зовнішньо торгівельної операції є укладання контракту в письмовій формі, де вказується вид товару, його ціна, кількість та терміни поставки, базисні умови і т.д.
Основою визначення будь-якої ціни, в тому числі і контрактної вартості експортованої продукції є собівартість цієї продукції та витрати, пов'язані з її реалізацією. Розглянемо на конкретному прикладі формування експортної ціни. Для цього візьмемо контракт № 15 від 1 липня 2005, згідно якого ЗАТ "КЗШВ "Столичний" експортував в Естонію 100000 пляшок вина ігристого "СОВЕТСКОЕ ИГРИСТОЕ". Розрахунок контрактної вартості наведемо в таблиці 2.23.
Таблиця 2.23 Розрахунок контрактної вартості вина ігристого "СОВЕТСКОЕ ИГРИСТОЕ", виробництва ЗАТ КЗШВ “Столичний” на експорт в Естонію, Гривня
| "СОВЕТСКОЕ ИГРИСТОЕ" | Код УКТЗЕД | Основна сировина | Допоміжні матеріали | Прямі витрати | Непрямі витрати | Прибуток | Ціна за пляшку |
| Sweet (біле) | 2204218000 | 3,24 | 1,85 | 0,73 | 0,49 | 1,00 | 7,31 |
До витрат на основну сировину належать витрати на закупівлю та доставку виноматеріалів.
Вартість допоміжних матеріалів включає вартість:
− пляшки;
− коробу;
− пробки коркової;
− ковпачка;
− фольги;
− етикетки.
До прямих витрат було включено:
− паливо та енергію;
− витрати на пакування та маркування;
− завантаження транспортного засобу;
− замитнення продукції та транспортування до основного транспорту покупця (згідно базисної умови поставки FCA, що зазначена в контракті).