Самостоятельный приезд за обновлением наиболее неудобен - придется тратить личное время на то, чтобы съездить в офис обслуживающей компании, скопировать необходимую информацию (на что тоже тратится некоторое время), а также вероятна возможность столкновения с некоторыми техническими трудностями при добавлении информации в систему. Однако это безусловно самый дешевый способ - трудозатраты сотрудников обслуживающей компании минимальны.
Самым сложным в техническом плане способом является обновление систем посредством глобальных телекоммуникационных сетей ( Интернет). Для этого потребуется некоторые технические знания, умение общаться с компьютером «на ты», но это самый быстрый способ обновления - можно получать документы практически сразу после получения этих документов разработчиком систем. По стоимости этот способ сравним с первым, но необходимо учесть еще и затраты на подключение к сети Интернет, а также на оплату телефона и модема - устройства для связи компьютеров и передачи между ними информации по обычной телефонной линии. Также следует помнить, что в то время, когда происходит получение обновлений систем, телефон, через который производится подключение к Сети будет занят. Однако данный способ доступен далеко не для всех - состояние телефонных линий общего пользования в Москве, а тем более в «глубинке» крайне низко - связи может просто не быть, или она окажется слишком медленной.
С другой стороны это способ обновления может быть очень удобен для удаленных от центра страны регионов - нет необходимости никуда ехать и т.п. Достаточно оплатить услуги сети Интернет и разработчика Базы по безналичному расчету - и можно регулярно получать обновления системы. Кроме того, у большинства серьезных разработчиков есть дилеры и региональные представители в большинстве регионов нашей страны. Например у Научно-Производственного Объединения «Вычислительная Математика и Информатика», разработчика и распространителя систем КонсультантПлюс только в Москве и Московской области около 30 центров, а по всей России - более 250 .
Однако у разных систем некоторые способы обновления могут быть недоступны - например система «Инфорсис» предназначена для работы только через глобальную компьютерную сеть Интернет, что достаточно удобно пользователям, имеющим надежное и устойчивое соединение с сетью, но если случайно допускается ошибка (например в процессе обучения) и пользователь нажимает «не туда», т.е. задает программе неправильную задачу - ожидание завершения этой операции может превратиться в пытку. Опасны также частые «обрывы» установленного соединения - возможно, после повторной установки связи, придется снова искать необходимые документы. Система «Гарант» не поддерживает «кусочное пополнение» - то есть каждый раз обновляется вся база нормативных документов, записываемая на компакт-диск.
Наиболее удобной в этом отношении является система «КонсультантПлюс», разработанная в 1993 году Научно-Производственным Объединением «Вычислительная Математика и Информатика» - существует «кусочное» пополнение, тщательно разработана система проверки и исправления базы документов - достаточно просто создать файл-запрос на компьютере пользователя, в котором автоматически будет записана информация о состоянии данных - и специалисты из «Консультанта» быстро восстановят систему и внесут необходимые документы. Сегодня только одной из систем Научно-Производственного Объединения «Вычислительная Математика и Информатика» - Справочно-Правовой Системе КонсультантПлюс МедицинаФармацевтика, содержащей нормы законодательства, касающиеся медицины и фармацевтики - доверяют более 2,5-ой тысяч пользователей в Москве, в том числе:
Юридический отдел Минздрава РФ
Комитет здравоохранения Правительства Москвы
Главное управление здравоохранения Московской области
Фармацевтическое управление Московской области
НИИ фармации Минздрава РФ
Онкологический центр Российской академии наук
Медицинское управление ГУВД МО
Российский кардиокомплекс МЗ РФ
Лечебно-диагностический центр МВЭС России
Центр авиакосмической медицины
Журнал "Московский медицинский рынок"
Журнал "Экономика здравоохранения"
Газета "Фармацевтический вестник"
Газета «Московские аптеки»
Газета "Аптеки Подмосковья"
Газета «Московские аптеки
А также более 600 аптек Москвы и Московской области: Аптека №1 "Феррейн", Аптеки ОАО "Фармимэкс", Аптеки "Смоленская", "Петровская", "На Пресне", "На Сретенке", Аптека Русской православной церкви "Софрино", Межбольничная аптека МЦ УД Президента РФ и многие другие.
Более 100 медицинских учреждений Москвы и Московской области: Поликлиника Управления делами Президента РФ, Поликлиника Федерального агентства правительственной связи и информации и другие.
Известные фармацевтические фирмы:
Сандоз Фарма сервисез Лтд., Протек, Джонсон и Джонсон Inc., Яманучи Юроп Б.В., Бристол-Майерс Сквибб, Северная звезда, Химзавод Гедеон Рихтер, Сакура, Випс-мед, Мэнч, Фармацевтическая Группа Сервье и многие другие.
Чаще всего компании-разработчики справочно-правовых систем располагают прямыми договорами с органами власти на передачу документов в справочные правовые системы. Прямое получение документов и эффективные технологии гарантируют пользователю достоверность информации и оперативность ее получения.
Схема передачи информации по Сети КонсультантПлюс
| перевод текста в машинно-читаемый вид | |||
| проверка на аутентичность оригинала независимыми корректорами и с помощью программных средств | |||
| юридическая обработка | |||
| ввод в центральный информационный банк Сети и в Систему | |||
| передача новых данных по сетям телекоммуникаций в региональные центры Сети | |||
| доставка информационного пополнения пользователю | |||
Не менее важным является удобство работы с системой. Любая база данных (а особенно правовых данных) должна быть не просто компьютерным сборником какой-то информации, но и инструментом работы с такой информацией. Основное преимущество компьютерных систем, не считая, конечно, быстроты обновления информации, является гораздо более легкий поиск необходимых документов и удобство работы с ними - вместо того, чтобы перелистывать многотомные сборники законов, выписывать множество газет и журналов, читая их по дороге на работу в метро или автобусе, можно просто ввести 2-3 ключевых слова , например «подоходный налог» и система в то же мгновение подберет все документы, в которых встречаются эти слова. Если же известен номер нужного документа - поиск его доставит только удовольствие. Поиск также может осуществляться по таким параметрам, как принявший орган, дата принятия (причем можно указывать не только точную дату, но и любой период), вид документа (закон, приказ, постановление и т.д.).
Важным преимуществом системы КонсультантПлюс является возможность поиска документов сразу по нескольким базам данных - например есть возможность легко сравнить документы, касающиеся Московской области с документами, касающимися Москвы. Для проведения поиска может использоваться интеллектуальный поиск по тексту с одновременным указанием логических условий «И», «ИЛИ», «КРОМЕ», специального условия «РЯДОМ» , а также с учетом близости слов.
Результаты поиска предоставляются в структурированном виде. Найденные документы помещаются в различные списки, составленные в соответствии с теми базами, по которым проводился поиск. Так, например, документы федерального и регионального законодательства , консультации и справочная информация появляются не «вперемешку», а распределяются по отдельным спискам.
Современным профессионалам иногда приходится принимать решение буквально в считанные минуты. Поэтому важно, чтобы правовая системы обладала мощным аналитическим аппаратом и умела экономить время пользователя, освобождая его от рутинной работы. Именно в этом заключается главная цель юридической обработки, которую проходит каждый документ перед включением в систему. В результате юридической обработки законодательство становитсяпростым и понятным. Все документы связаны между собой системой гипертекстовых ссылок (гипер-ссылка - способ мгновенного перехода к документу, на который ссылается рассматриваемый документ - это позволяет легко и быстро понять взаимосвязь нормативных актов) и образуют единое правовое поле. Ссылка покажет тип юридической взаимосвязи (например: «признает утратившим силу», «вносит изменения», «создает редакцию», «дополняет содержание», «разъясняет применение», «принят во исполнение», «принят в соответствии», «утратил силу», «был дополнен» и т.д.). Так что пользователь в буквальном смысле видит все явные и неявные связи между документами, может получить мгновенную подробную справку о каждом из них. С появлением изменений составляются новые редакции документов, но и старые остаются в базе данных. Пользователь работает с действующим законодательством и может проанализировать всю ретроспективу его развития.
Работа юриста, бухгалтера или руководителя предприятия связана с применением и анализом нормативных документов. А сегодня наилучшим средством работы с правовой информацией служат компьютерные справочные системы (СПС). Они объединяют достоинства средств массовой информации с преимуществами компьютерных технологий. Поэтому любой специалист, работающий с законодательством, рано или поздно сталкивается с необходимостью выбора СПС. Однако сделать грамотный выбор человеку, не умудренному опытом работы со справочными системами, довольно сложно. В самом деле, СПС - это целый феномен, комплекс различных параметров и характеристик. Так на что обращать внимание? Что учитывать? Что существенно, а что второстепенно? Как выбрать именно ту систему, которая необходима? Как не ошибиться в выборе? Эти вопросы очень важны, потому что, выбирая СПС, одновременно выбирается путь правового обеспечения деятельности предприятия.