Оптимизация административно-управленческих процессов в муниципальных учреждениях на основе аутсорсинга (стр. 15 из 17)

3. От многих рутинных задач внедрение правильного подхода к построению сети избавило без исключения всех пользователей, но ярче всего проявление реализации данного пункта видно по изменениям в работе бухгалтерии. Так как фирма Альфа-решения является партнером фирмы 1С, у нас была возможность проанализировать законность использования пакета 1С:Бухгалтерия. Аппаратный ключ от программы был давно утерян, регистрационную карточку тоже не удалось найти, поэтому фирмы, к которым школа обращалась, отказывались в предоставлении обновления бюджетной конфигурации. После того, как мы послали запрос в фирму 1С, мы получили обнадеживающий ответ: программа зарегистрирована, осталось только восстановить аппаратный ключ защиты — и ей можно будет пользоваться на сто процентов. Через две недели после запроса мы получили и установили ключ, получили обновление бюджетной конфигурации и актуализировали базу. После этого работы в бухгалтерии стало настолько меньше, что когда один из бухгалтеров уволился, нового человека нанимать не пришлось, что сэкономило школе приличные деньги.

4. К реализации данного пункта приступили лишь через три месяца после начала работ, в процессе создания web-сайта школы. В одном из разделов сайта был организован форум с большим количеством предложенных к обсуждению тем. Небольшая часть была с закрытым доступом только для учителей для обсуждения насущных проблем. Как ни странно форум завоевал огромную популярность не только среди учеников и их родителей, но и среди учителей, которые больше склонны к инерционности и неприятию нововведений. Вскоре этот ресурс стал очень популярным, и до сих пор является центральным местом обмена информацией между всеми участниками образовательного процесса.

5. К сожалению, специфика бюрократического школьного подхода долго не давала воспользоваться значительными преимуществами электронного документооборота. За исключением некоторых небольших нововведений, все осталось по-прежнему. Утешает лишь, что время подготовки бумажных документов немного сократилось за счет более эффективного использования техники.

6. Как уже упоминалось, автоматизация бухгалтерских функций позволило не нанимать нового сотрудника взамен уволившегося. А также особую гордость вызывает внедрение системы учета книг в библиотеке, что также позволило снизить количество рутинных задач школьного библиотекаря. Конечно, внедрение было непростым и длительным процессом. К тому же пришлось очень долго и терпеливо учить пожилую женщину-библиотекаря. Но, как только она смогла на деле прочувствовать прелесть нового подхода — она с огромным энтузиазмом внесла в базу данных данные по всем книгам библиотеки в считанные недели. Теперь любой учитель может проверить наличие любой книги или учебника в библиотеке, а также просмотреть, какие книги есть на руках у каждого ученика. Освободившееся место из под стеллажей с карточками отвели под новые книжные шкафы. Преимущества очевидны.

7. Создание форума на web-сайте школы позволило более свободно обмениваться мнениями относительно учебного процесса, а также других, связанных со школьной жизнью аспектов, что практически невозможно в рамках стандартных школьных иерархических отношений школьник-учитель. Форум служит площадкой, где каждый может высказать критическое замечание по поводу любых действий преподавателей. В Интернете исчезают психологические преграды, как у школьников, так и у учителей, появляется среда для более открытого, свободного, но и не менее конструктивного общения. Это способствует лучшему взаимопониманию между редко находящими общий язык в иных условиях школьником и преподавателем.

8. В вышеупомянутом форуме каждое критическое сообщение или замечание, конечно же, не может остаться незамеченным, и, если в нем есть конструктивное звено, преподаватели обязательно пересылают его всем, кого данный вопрос может касаться.

9. Границы деятельности любой государственной школы четко регламентированы, поэтому переопределение границ может быть осуществлено только в виртуальном пространстве. К сожалению, пока образовательный процесс в Интернет не шагнул, но уже используются некоторые возможности, которые он нам открывает. Например, на форуме обсуждалось, что один из учителей принимает домашние работы в электронном виде. В некоторых случаях, когда ученик болеет и не выходит из дома, ему отправляют материалы для самостоятельного изучения и задачи, решения которых он отправляет в свою очередь преподавателю.

11. Данный пункт не вполне соответствует принципам организации работы школы, поэтому особого развития в данной сфере ждать не приходится.

12. Предоставляя всю необходимую информацию о деятельности школы – о расписаниях, об учителях, о планах, мероприятиях, руководство школы с одной стороны, избавляется от необходимости отвечать на несчетное число одинаковых вопросов, а с другой стороны, — подготавливает родителей и учеников к более конструктивному общению. Подготовленный собеседник не расходует время впустую. Через некоторое время существования форума на сайте, когда появилось достаточно статистики по интересующим вопросам, один из преподавателей собрал воедино все часто задаваемые вопросы и создал на сайте отдельный раздел с частыми вопросами и ответами. Теперь даже в списке документов, который предоставляют родителям поступающих школьников присутствует обязательная ссылка на раздел сайта "ЧаВО?" (Частые Вопросы и Ответы).

Реализация контракта со школой имеет двухуровневую организацию:

Поддержка первого уровня оказывается силами службы технической поддержки, организованной с учетом специфики деятельности школы. Сюда входит: поддержка на уровне пользователей, дистанционное обучение пользователей без отрыва от учебного процесса, управление рабочим процессом. Залогом успешной работы на первом уровне является: использование системы Help Desk , позволяющей решить большую часть задач дистанционно, привлечение преподавателей, других работников школы к совместной выработке оптимальных решений на уровне стратегии образовательного учреждения.

Поддержка второго уровня. В случае невозможности решения проблемы специалисты "Альфа-решения" обеспечивают комплексную техническую поддержку компьютерной сети школы и помощь в режиме on-line, оперативные выезды в случае критических ситуаций, ответы на вопросы работников школы. А также текущий ремонт и модернизация оборудования (раньше ремонт проводился собственными силами под девизом "голь на выдумки хитра" или с помощью различных сторонних организаций, привлекаемых для выполнения разовых работ).

3.3 Социально-экономическая эффективность предложенных мероприятий

Так как для определения исходных параметров в ценовом выражении используется метод усредненных экспертных оценок, конечные цифры не должны восприниматься как результат точного расчета.

Для проведения сравнительного анализа рассмотрим четыре варианта:

As Was – Как было (Экономические параметры до заключения аутсорсингового контракта);

As Is – Как стало после прихода в школу ООО "Альфа-решения";

As Would Be – Как было бы: Оценка варианта использования одного постоянного наемного специалиста;

As Will Be – Как будет: плановые параметры, которые планируем достичь в течение следующих 6 месяцев;

В таблице 3.5 и на рис. 3.5 приведена оценка временных потерь, характеризующихся такими показателями, как среднее время реагирования на информацию о сбое, которое с 48 часов уменьшилось до 4-х, т. е. в 12 раз; среднесуточное время простоя компьютерной техники: уменьшилось со 180 до 2 компьютер-минут, и по прогнозам станет равным 1-ой компьютер-минуте. Показатель суммарной среднесуточной потери времени пользователей из-за неэффективности или неработоспособности информационной системы уменьшился в 7 раз по сравнению с ситуацией до заключения аутсорсингого договора и в 3,5 раза по сравнению с рыночной стоимостью данных услуг и по прогнозам через полгода станет меньше еще в 2 раза. Проанализируем финансовые показатели для различных моделей выполнения функции ИТ-обслуживания (таблица 3.6 и рис. 3.6): 1. В ситуации, когда 2 учителя информатики занимались поддержкой ИТ-инфраструктуры, фонд оплаты труда этих работников со всеми начислениями составлял около 8000 р/мес.

Таблица 3.5 Временные затраты для различных моделей осуществления ИТ-поддержки школы

Модель	As Was	As Is	As Would Be	As Will Be
Параметр	(Как было)	(Как стало)	(Наемный специалист или стоимость на рынке услуг)	(Как будет)
Среднее время реагирования на информацию о сбое, час	48	4	1	4
Среднесуточное время простоя компьютерной техники, компьтер*мин	180	2	15	1
Суммарная среднесуточная потеря времени пользователей из-за неэффективности и/или неработоспособности инф. системы, чел*мин	210	30	60	15