Отже, розглянута структура бухгалтерського балансу дає змогу пізнати підприємство, дати характеристику стану господарських засобів і джерел їх формування на звітну дату в грошовому вимірнику. Тому не випадково баланс є першою формою звіту про фінансовий стан підприємства.
2. Первинні документи, їх класифікація, види та збереження
Технологічно бухгалтерський облік як процес розпочинається з виявлення, вимірювання і реєстрації фактів, дій і подій з метою отримання інформації про господарські операції. Суцільне і безперервне спостереження за всіма господарськими операціями на підприємстві здійснюється за допомогою документування. Документування є важливою ланкою в ланцюгу функціонування бухгалтерського обліку. Це початок і основа бухгалтерського обліку. Без належно оформленого документа не може бути бухгалтерського запису, від нього залежать повнота і достовірність облікової інформації для користувачів.
Документ (лат. dokumentum) буквально означає свідоцтво, доказ. У широкому значенні під документом розуміють матеріальний носій, що його використовують у процесі спілкування, на якому за допомогою різних засобів і способів зафіксовано в доцільній для сприйняття формі інформацію. Документи складають у різних сферах людської діяльності (науці, освіті, медицині, техніці, економіці тощо).
Бухгалтерський документ — письмове свідоцтво певної форми і змісту, яке містить відомості про господарську операцію і є доказом її здійснення.
Спосіб оформлення господарських операцій документами називається документацією. Документація є важливим елементом методу бухгалтерського обліку, оскільки служить для первинного спостереження за господарськими операціями, і обов'язковою умовою для відображення їх в обліку.
Первинні документи, які фіксують факти здійснення господарських операцій, є підставою для бухгалтерського обліку цих операцій. Первинні документи мають бути складені під час господарської операції. Первинними називаються документи, які складаються в момент здійснення господарської операції і там, де вона здійснюється.
Порядок документального оформлення господарських операцій та вимоги щодо складання документів регламентуються статтею 9 ("Первинні облікові документи та регістри бухгалтерського обліку") Закону України "Про бухгалтерський облік І фінансову звітність Україні" від 16 липня 1999 р. № 996-ХІV.
Первинне спостереження, документування та документація відіграють важливу роль в управлінні діяльністю підприємства, а саме:
—дають уявлення про фактичний стан господарських засобів та їх зміни у процесі кругообороту засобів;
—забезпечують прозорість у роботі підприємства та контроль наявності та руху майна і коштів;
—є юридичним (правовим) свідченням господарських операцій, що здійснюються;
—є важливим джерелом контролю для зовнішніх і внутрішніх користувачів при проведенні ревізії, аудиту, аналізу господарської діяльності.
Первинні документи мають бути складені на паперових або машинних (електронних) носіях. Відповідно до цього існують і вимоги до змісту й оформлення документів. Порядок створення первинних документів, записів у регістрах бухгалтерського обліку та зберігання документів, регістрів і звітів установлено Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку, затвердженим наказом Міністерства фінансів України від 24 травня 1995 р. № 88.
До документів пред’являються вимоги:
1. Документи заповнюються охайно, чорнилом, без виправлень, зрозуміло;
2. В кожному документі повинні бути заповнені всі реквізити.
Документи складаються на спеціальних бланках, на яких зазначені реквізити, які повинні заповнити. Реквізити – показники, які містяться в документі, і які потрібно всі обов’язково заповнити. Вони поділяються на:
1. Загальні (обов’язкові) – дата, номер, назва, підписи.
2. Спеціальні реквізити.
Документ має юридичну силу тільки в тому випадку, коли всі реквізити документа будуть заповнені.
Бухгалтерських документів складається дуже велика кількість. Вони різні за формою, змістом, і для полегшення обліку проводиться класифікація бухгалтерських документів, тобто групування їх в групи і підгрупи за однорідними ознаками.
За призначенням документи поділяються на: розпорядчі, виправдні(виконавчі), комбіновані, бухгалтерського оформлення. Розпорядчими називаються документи, які містять в собі наказ, розпорядження на право здійснення господарської операції.
Вони представлені такими бухгалтерськими документами, як: платіжне доручення для перерахування грошових коштів з розрахункового рахунку підприємства іншому підприємству, довіреність на отримання матеріальних цінностей, чек грошової чекової книжки для отримання грошей із банку у касу та ін.
Виправдні(виконавчі) – підтверджують той факт що операція вже здійснилася. Вони представлені такими бухгалтерськими документами, як: виписка із розрахункового рахунку підприємства, авансовий звіт щодо використання коштів підзвітною особою та ін.
Комбіновані документи поєднують в собі виконавчі і розпорядчі. Прикладом таких документів можуть бути: видатковий касовий ордер, в якому міститься як розпорядження керівника щодо видачі грошей із каси, так і підтвердження виконання операції (підписи касира і одержувача); видаткова накладна, яка містить як розпорядження щодо видачі із складу певних виробничих запасів, так і підтвердження, виконання операції (підписи комірника і одержувача) та ін.
Документи бухгалтерського оформлення складаються в бухгалтерії на підставі розпорядчих або виконавчих документів, а також даних поточного обліку в процесі підготовки для здійснення відповідних облікових записів. До таких документів належать різного роду бухгалтерські довідки, групувальні відомості, розрахунки (розподілу амортизації за підрозділами підприємства, розподілу загальновиробничих витрат, калькуляційні картки) та ін. Треба зауважити, що документи бухгалтерського оформлення не відображають безпосередньо факт здійснення господарської операції, а є лише підставою для здійснення облікових записів.
За способом охоплення операцій документи поділяються на: разові і накопичувальні. Разові документи використовуються для оформлення однієї, або кількох операцій, які записують до документа одночасно. Вони представлені зокрема такими як: первинні документи (прибутковий і видатковий касові ордери, накладні на оприбуткування і відпуск виробничих запасів зі складу (як одного так і декількох найменувань виробничих запасів одночасно), платіжне доручення, довіреність на отримання товарно-матеріальних цінностей та ін.).
Накопичувальні документи використовуються для оформлення однорідних господарських операцій. Прикладом накопичувальних документів можуть бути: лімітно-забірна картка, наряди на відрядну роботу (як індивідуальний, так і для бригади) та ін.
За місцем складання документи поділяються на: внутрішні і зовнішні. Внутрішніми називаються документи, які складені внутрі господарства і за межі його не виходять. Зовнішніми називаються документи, які надходять в господарство із сторони, або виходять за межі господарства.
За характером задокументованих операцій бухгалтерські документи поділяються на: грошові, матеріальні, розрахункові.
За допомогою грошових документів оформляються операції, які пов’язані із рухом грошових коштів на підприємстві. Такими документами є, зокрема: прибутковий та видатковий касові ордери, чек грошової чекової книжки для отримання коштів із банку у касу, об'ява на внесення готівки для здачі грошей із підприємства у банк.
Матеріальними документами оформляються операції, які пов'язані із рухом товарно-матеріальних цінностей на підприємстві. Вони представлені такими документами, як: прибуткова накладна, видаткова накладна, лімітно-забірна картка та ін.
Документи, за допомогою яких здійснюються розрахунки між підприємствами, організаціями та установами — називаються розрахунковими. Такі документи представлені зокрема платіжним дорученням, платіжною вимогою-дорученням. за допомогою яких здійснюються операції на розрахунковому рахунку.
За технікою складання і опрацювання бухгалтерські документи поділяються на такі, які оформляються вручну, а також за допомогою ЕОМ.
Треба зауважити, що фактично всі бухгалтерські документи в межах всієї системи обліку можуть бути одночасно і такими, які оформляються вручну і такими, які складаються за допомогою ЕОМ. Поділ і розмежування документів можливий лише на окремо взятому підприємстві, яке характеризується конкретним ступенем механізації ділянок облікової роботи. Так, на одному підприємстві, в силу механізації певних ділянок облікової роботи, одні документи можуть бути такими, які оформляються вручну, інші — за допомогою ЕОМ, а в цей же час на іншому підприємстві все може бути навпаки.
Основним нормативним документом при визначені термінів зберігання документів та їх відбору для включення до складу Національного архівного фонду (НАФ) України або для знищення документів є "Перелік типових документів"
(наказ Головного архівного управління при Кабінеті Міністрів України № -41 від 20.07.98 р., зареєстровано в Міністерстві юстиції України №578/3016 від 11=09.98 р. Повний текст опублікований в "Офіційному віснику України" № 38 . від 8.10.98 р.).
Зберігання документів відіграє значну роль у справі правильної постановки бухгалтерського обліку. Раціональна система зберігання забезпечує не лише цілісність у зберіганні документів протягом встановлених законом термінів, а й можливість користування ними у будь-який момент для отримання різноманітних довідок.