Сбор и ввод исходных данных — самая трудоемкая работа.
Для нормальной работы программы должен сходится баланс в исходных данных — об этом покажет надпись «ОК» внизу баланса.
Блок данных по продукции предусматривает ввод прогноза сбыта продукции, прогноза цен реализации и прогноза расчетов с покупателями в динамике по месяцам, а также плана запасов готовой продукции. Следите, чтобы сумма поступлений денежных средств составляла 100%!
В блоке данных по материалам и труду вводят количество труда на единицу изделия, стоимость часа труда, коэффициенты сдельной оплаты (если она применяется) за единицу продукции, постоянную ежемесячную зарплату, приведенную стоимость материалов на единицу продукции, прогноз расчетов с поставщиками и план запасов материалов. Следите, чтобы сумма расходов денежных средств составляла 100% !
Блок данных по накладным затратам предусматривает ввод коэффициентов переменных накладных затрат и постоянных накладных затрат, а также НДС входящего в накладные затраты. Разделение накладных затрат на переменные и постоянные можно осуществить вручную, но удобнее воспользоваться встроенными функциями Excel.
В блоке данных по расходам на реализацию и управление планируют коэффициенты переменных затрат и постоянные затраты на реализацию и управление, а также НДС входящий в них. Переменные затраты привязываются к объему реализованной продукции. Разделение можно произвести вручную, но легче и удобнее воспользоваться встроенными функциями Excel.
И, наконец, блок по финансам содержит информацию по планируемым закупкам основных фондов, выплатам дивидендов, уплате постоянных налогов, а также информацию о ставках налогообложения и кредитования.
После ввода исходных данных программа автоматически разрабатывает бюджет на планируемый период.
На шестом листе «Прог. Выр.» рассчитывается прогноз выручки за реализованную продукцию с графиками поступления денежных средств. Расчеты производятся на основе прогноза сбыта и цен, а также плана расчетов за продукцию.
На седьмом листе «Пл. Вып. Пр.» рассчитывается план выпуска продукции исходя из прогнозов продаж и необходимых запасов продукции.
На восьмом листе «Пл. Пот. Мат.» рассчитывается план закупок материалов с графиками расчетов с поставщиками. Для расчетов используются планы выпуска продукции, приведенная стоимость материалов, необходимые запасы материалов.
На девятом листе «Пл. Опл. Пер.» рассчитывается план затрат труда и расходов на заработную плату основного персонала. Предусмотрена возможность повременной, сдельной и постоянной оплаты труда или любой их комбинацией. План рассчитывается по плану выпуска продукции и данных об оплате труда основного персонала.
На десятом листе «Бюд. Нак. Зат.» рассчитывается план накладных издержек. Программа позволяет использовать привязку накладных затрат к затратам труда основного персонала и (или) к объему выпуска продукции. Расчет ведется на основе плана выпуска продукции, затрат труда основного персонала и ставок накладных затрат.
На одиннадцатом листе «Бюд. Зап. Пр.» рассчитывается прогнозная себестоимость единиц продукции и планируемые запасы продукции на конец периода. В расчетах используется стоимость сырья, затрат труда, накладных издержек.
На двенадцатом листе «Зат. Реал.& Упр.» рассчитывается план расходов на реализацию и управление на основе прогноза реализации и оценок расходов на реализацию и управление.
На тринадцатом листе «Налоги» рассчитывается план начисления налогов к выплате. В первом месяце выплачивается задолженность перед бюджетом. Все налоги выплачиваются до 20-го числа следующего месяца, кроме налога на прибыль, который платится поквартально по итогам квартала. Налоги рассчитываются по ставкам налогообложения.
На четырнадцатом листе «НДС» рассчитывается план перечислений сумм налога на добавленную стоимость. Учитывается НДС полученный при реализации продукции и уплаченный при закупках материалов, оборудования, накладных затратах, расходах на реализацию и управление.
На пятнадцатом листе «Прог. Приб.» рассчитывается ежемесячный планируемый отчет о прибыли. Здесь сводятся все доходы и расходы предприятия и определяются размеры налога на прибыль и чистой прибыли. Если в каком либо месяце возникли убытки, то они уменьшают налогооблагаемую прибыль в следующем месяце.
На шестнадцатом листе «Бюд. Ден. Ср.» рассчитывается бюджет денежных потоков. Здесь будут видны возможные временные нехватки денежных средств. На этом листе необходимо предусмотреть финансирование, чтобы иметь возможность заранее провести переговоры о предоставлении кредитов. Суммы финансирования и выплаты процентов вносятся в ячейки, выделенные синим цветом и обведенные рамками. На листе суммируются поступления и расходы денег по всем операциям предприятия.
Наконец на последнем листе «Прог. Баланс» рассчитывается прогнозный баланс предприятия на конец периода. Показатель правильного ввода исходных данных и правильной работы программы — значок «ОК» снизу баланса.
Каждый из перечисленных выше листов можно распечатать.
Преимуществом программы является возможность гибко планировать будущие события — изменяя один или несколько компонентов в исходных данных получают новый вариант развития событий. Ценная особенность программы — ее открытость, т. е. возможность внесения изменений с целью учета особенностей бизнеса пользователя. Следует однако остерегаться непрофессионального изменения рабочих ячеек программы (кроме ячеек ввода данных), так как это повлечет за собой порчу программы и необходимость настройки.