Копирование данных осуществляется стандартным для среды Windows способом. Выделите часть содержимого ячейки или несколько ячеек.
Другими словами, выделите то, что Вы собираетесь копировать.
Нажмите Ctrl-Ins. При этом выделенный блок помещается в буфер обмена. После этого Вы можете восстанавливать содержимое выделенного блока в любом приложении Windows.
Для вставки скопированной информации установите курсор в нужное место и нажмите Shift-Ins. При этом происходит вставка информации из буфера обмена.
При вводе данных Вам почти наверняка придется столкнуться с проблемой вставки пустой строки или пустого столбца в таблицу. В Excel эта проблема решается следующим образом.
Нажмите мышью на заголовок столбца, перед которым Вы собираетесь вставить пустой столбец, в результате чего он будет выделен цветом.
Нажмите правую кнопку мыши. Появится список команд. Выберите команду Добавить. Появится новый столбец. Помимо столбцов и строк в таблицу можно вставлять и ячейки. Для этого выполните команду Вставка 1 Ячейки.
Формат данных.
Данные в Excel выводятся на экран в определенном формате. По умолчанию информация выводится в формате Общин. Можно изменить формат представления информации в выделенных ячейках.
Для этого выполните команду Формат 1 Ячейки. Появится окно диалога Формат ячеек, и котором нужно выбрать вкладку Число.
В левой части окна диалога Формат ячеек в списке Числовые форматы приведены названия всех используемых в Excel форматов.
Ввод чисел и текста
Любую информацию, которую мы обрабатываем на компьютерах, можно представить в виде чисел или текста. Представление информации в виде чисел отличается от текстового представления прежде всего ограниченным числом символов, а также гораздо более жесткими правилами составления из этих символов чисел. Текстовое представление информации допускаем большую свободу обращения с ней и, и частности, переход к числовому представлению при определенных условиях.
При работе с числами важно уметь легко изменять вид вводимых чисел: число знаков после запятой, вид целой части, порядок и знак числа. При вводе чисел можно использовать только следующие символы:
1234567890-+/,Ее
Не всякий набор этих символов образует число, например, набор символов "123е" не является числом, а символы "123е2" являются числом 12300.
Excel помогает Вам определить, является ли введенная информация числом. Если введенные в ячейку символы не образуют число, то при выходе из ячейки они выравниваются по ее левому краю, а если образуют - по правому краю.
Числа в Excel отображаются в таких категориях форматов, как Числовой, Экспоненциальный, Финансовый, Денежный, Процентный, Дробный. Если Вы хотите вводить числа, не связывая себя какими-либо форматами, то Excel будет их вводить в коде формата Общий.
Приведены примеры представления различных чисел в формате Общий. Этот формат имеет один весьма существенный недостаток: им нельзя управлять.
Для ввода чисел можно использовать формат Числовой. Для этого выберите в окне диалога Формат ячеек строку с форматом Числовой. Установка флажка Разделитель групп разрядов позволяет отделять разряды числа, допускается и ввод числа десятичных знаков.
Для нормализованного представления чисел в Excel используют форматы, называемые экспоненциальными или научными. Форматные коды, обеспечивающие нормализованное представление чисел, можно получить в категории форматов Экспоненциальный. Например, при таком формате число в ячейке 123456,789 на экране отображается как 1,2346Е+05.
Формат Финансовый используют для представления денежных сумм. Например, запишем число 123456,789 в финансовом формате. Для этого на вкладке Число в окне диалога Формат ячеек выберите строку Финансовый. В правой части окна диалога установите число десятичных знаков равным 4 и обозначение денежной единицы грн. (обозначение денежной единицы соответствует текущим установкам среды Windows). После нажатия кнопки ОК Вы увидите на экране число в следующем виде:
123 456,7890 грн. Теперь рассмотрим ввод текста.
Текст представляет собой последовательность букв или сочетание букв и цифр. Любая последовательность введенных в ячейку символов, которая не может быть интерпретирована Excel как число, формула, дата, время дня, логическое значение или значение ошибки, интерпретируется как текст. Введенный текст выравнивается в ячейке по левому краю.
Чтобы ввести текст, выделите ячейку и наберите текст с клавиатуры. Ячейка может вмещать до 255 символов. Вы можете форматировать отдельные символы или фрагменты текста в ячейке.
В некоторых случаях требуется ввести некоторые числа как текст. Допустим, Вы хотите ввести список телефонов. Выделите ячейки, а затем выберите команду Формат \ Ячейки. Далее выберите вкладку Число и в появившемся списке форматов выберите Текстовый,
Любая введенная последовательность знаков, содержащая нечисловые символы, интерпретируется Excel как текст. Вы можете вводить текст в формулах, диаграммах, текстовых окнах.
Формулы в электронной таблице.
Формулой в Excel называется последовательность символов, начинающаяся со знака равенства "=". В эту последовательность символов могут входить постоянные значения, ссылки на ячейки, имена, функции или операторы. Результатом работы формулы является новое значение, которое выводится как результат вычисления формулы по уже имеющимся данным. Если значения в ячейках, на которые есть ссылки в формулах, меняются, то результат изменится автоматически.
В качестве примера приведем формулы, вычисляющие корни квадратного трехчлена ах2Ьх+с=0. Они введены в ячейки А2 и A3 и имеют следующий вид:
=(-В1+КОРЕНЬ(В1*В1-4*А1*С1))/2/А1
=(-В1-КОРЕНЬ(В1*В1-4*А1*С1))/2/А1
В ячейках А 1, В1 и CS находятся значения коэффициентов a, b и с соответственно. Пели Вы ввели значения коэффициентов а=1, Ь=-5 и с=6 (это означает, что в ячейках Al, B1 и П записаны числа 1, -5 и 6), то в ячейках А2 и A3, где записаны формулы, Вы получите числа 2 и 3. Если Вы измените число в ячейке А1 на -1. то в ячейках с формулами Вы получите числа -6 и 1.
В таблице Excel в ячейках А2 и A3 представлен результат работы формулы. Если курсор установлен на ячейке А2, то в строке формул отображается записанная в ячейке А2, то формула для нахождения корня квадратного трехчлена. Вообще в строке формул отражается содержимое ячейки, в которой расположен курсор.
Диаграммы и графики.
Представление данных в графическом виде позволяет решать самые разнообразные задачи. Основное достоинство такого представления - наглядность. На графиках легко просматривается тенденция к изменению. Можно даже определять скорость изменения тенденции. Различные соотношения, прирост, взаимосвязь различных процессов - все это легко можно увидеть на графиках.
Всего Microsoft Excel 97 предлагает Вам несколько типов плоских и объемных диаграмм, разбитых, в свою очередь, на ряд форматов. Если Вам их недостаточно. Вы можете создать собственный пользовательский формат диаграммы.
Предварительные сведения о построении диаграмм.
Процедура построения графиков и диаграмм в Excel отличается как широкими возможностями, так и необычайной легкостью. Любые данные в таблице всегда можно представить в графическом виде. Для этого используется мастер диаграмм, который вызывается нажатием на кнопку с таким же названием, расположенную на стандартной панели инструментов. Эта кнопка принадлежит категории кнопок Диаграмма.
Мастер диаграмм - это процедура построения диаграммы, состоящая из четырех шагов. На любом шаге Вы можете нажать кнопку Готово, в результате чего построение диаграммы завершится. С помощью кнопок Далее> и <Назад Вы можете управлять процессом построении диаграммы. Кроме того, для построения диаграммы можно воспользоваться командой Вставка /Диаграмма.
Построив диаграмму, Вы можете добавлять и удалять ряды данных, изменять многие параметры диаграммы с помощью специальной панели инструментов.
В процессе построения диаграммы Вам предстоит определить место, где будет расположена диаграмма, а также ее тип. Вы должны также определить, где и какие надписи должны присутствовать на диаграмме. В результате Вы получаете хорошую заготовку для дальнейшей работы.
Другими словами, после нажатия кнопки Готово Вы получаете набор объектов для форматирования. Для каждого элемента диаграммы можно вызвать свое меню форматирования или воспользоваться панелью инструментов. Для этого достаточно щелкнуть мышью на элементе диаграммы, чтобы выделить его, а потом нажать правую кнопку мыши для вызова меню со списком команд форматирования. В качестве альтернативного способа перехода в режим форматирования элемента диаграммы Вы можете дважды щелкнуть на нем мышью. В результате Вы сразу оказываетесь в окне диалога форматирования объекта.
Термин "диаграмма активна" означает, что в углах и на серединах сторон поля диаграммы расположены маркеры, которые имеют вид маленьких черных квадратиков. Диаграмма становится активной, если Вы нажмете кнопку мыши в любом месте диаграммы (предполагается, что Вы находитесь вне диаграммы, то есть курсор установлен в ячейке активного листа книги). Когда диаграмма активна, Вы можете изменять размеры поля и перемещать ее по рабочему листу.
Работа с элементами или объектами диаграммы выполняется в режиме редактирования диаграммы. Признаком режима редактирования диаграммы является наличие окантовки границы поля и маркеров, расположенных по углам и серединам сторон поля диаграммы. Маркеры имеют вид черных квадратиков и находятся внутри области диаграммы. Для перехода в режим редактирования дважды нажмите кнопку мыши на диаграмме.
Для перемещения по элементам диаграммы Вы можете использовать клавиши-стрелки. При переходе на элемент вокруг него появляются маркеры. Если в этот момент нажать правую кнопку мыши, то появится меню со списком команд для форматирования активного элемента.