– вероятность нарушения установленного графика поставок;
– возможность колебания спроса;
– сезонные колебания производства отдельных видов товаров;
– скидки за покупку крупной партии товаров;
– издержки на оформление заказа;
– возможность равномерного осуществления операций по производству и распределению;
– возможность немедленного обслуживания покупателей;
– минимизация простоев производства.
Все запасы предприятия принято делить на три части:
1) текущие – основная часть, обеспечивающая непрерывность производственного или торгового процесса между очередными поставками;
2) страховые – предназначены для непрерывного обеспечения материалами или товарами производственного или торгового процесса в случае различных непредвиденных обстоятельств;
3) сезонные – образуются при сезонном характере производства, потребления или транспортировки
Производственные запасы представляют собой находящиеся на складах потребителей средства производства, предназначенные для производственного потребления, но еще не вступившие в технологический процесс. Задачи формирования рационального уровня запасов обычно занимают одно из главных мест в системе управления материально-техническим обеспечением крупных предприятий.
Стратегические решения в этой области оказывают большое влияние на решение таких вопросов, как определение объема и сроков закупок, организация товародвижения, размеры оборотных средств и организация системы финансирования хозяйственных подразделений предприятия. Отметим, что принятие решений о доставке, организации складирования или проведения закупок материально-технических ресурсов (МТР), осуществляемых различными службами предприятия, важно исходить из единого понимания стратегии предприятия, которая должна включать, в том числе мероприятия по рационализации системы материальных запасов. Очевидно, что создание материальных запасов всегда сопряжено с расходами. Выделим основные виды затрат, связанных с созданием и содержанием запасов:
– отвлечение собственных и заемных финансовых средств на формирование оборотного капитала, что по существу означает их временное омертвление;
– расходы на содержание специального оборудования, помещений;
– оплата труда специального персонала подразделений, занимающихся вопросами снабжения и организации доставки материальных ресурсов.
Отсутствие запасов может привести к еще большим затратам (потери от дефицита запасов). К основным видам затрат, связанных с отсутствием запасов, относятся:
– потери от простоя производства (в том числе потери от задержки ввода в эксплуатацию производственных объектов);
– дополнительные затраты на закупку, включая доставку, мелких партий по более высокой цене или использование более дорогих видов транспорта (например, авиации) для срочного удовлетворения потребности в МТР.
Таким образом, основная роль запасов материально-технических ресурсов (МТР) проявляется в обеспечении их наличия, как по ассортименту, так и по количеству для производственно-эксплуатационных нужд предприятия и для непредвиденных потребностей. Для этого создаются целевые запасы следующих видов: технологический, текущий, резервный или запас в ожидании каких-либо событий. Для эффективного управления запасами МТР в настоящее время разработано много подходов, направленных на сокращение расходов по их формированию. В общем случае процесс управления запасами заключается в решении двух основных задач: определение размера необходимого запаса МТР, т.е. нормы запаса МТР в каждом звене логистической цепи, и создание системы контроля за фактическим размером запаса и своевременным его пополнением в соответствии с установленной нормой и потребностями.
При определении норм запасов МТР используют три группы методов:
– эвристические методы (опытно-статистические методы);
– методы технико-экономических расчетов;
– экономико-математические методы.
Управление запасами, наряду с нормированием, предусматривает организацию контроля их фактического состояния, т.е. изучения и регулирования уровня запасов МТР с целью выявления отклонений от норм запасов и принятия, оперативных мер по их ликвидации. Необходимость контроля состояния запасов обусловлена повышением издержек в случае выхода фактического размера запаса за рамки, предусмотренные нормами. Контроль (мониторинг) за состоянием запаса может проводиться на основе данных учета запасов, переписей МТР, инвентаризации или по мере необходимости. На практике применяются различные методы контроля, но наиболее часто встречаются два метода, а остальные являются их вариантами:
– система контроля за состоянием запасов с фиксированной периодичностью заказа;
– система контроля за состоянием запасов с фиксированным размером заказа.
После выбора системы пополнения запасов определяется величина заказываемой партии МТР, а также интервал времени, через который повторяется заказ. Для оценки процесса управления запасами используются следующие критерии:
– норма страхового запаса по объектам управления запасами;
– норма готовности к поставке по объектам управления запасами;
– совокупный объем запасов.
Для формализации функций и их ролей в процессе управления запасами и более полного их представления рассмотрим ключевые уровни управления процесса с их целями и функциями. Отметим, что на уровне предприятия запасы относятся к числу объектов, требующих больших капиталовложений, и поэтому представляют собой один из факторов, определяющих политику предприятия и воздействующих на уровень логистического обслуживания в целом. На каком уровне будет приниматься решение о создании (или не создании) запасов и кем будет осуществляться процесс управления запасами – основная задача, которую необходимо решать.
Управление запасами связано с рационализацией схем доставки МТР к месту потребления, к определению логистических каналов материалопотока. Выбор и организация материалопотоков являются существенным резервом для повышения эффективности логистических процессов. Организация оптимальной системы распределения МТР зависит от числа складов в логистическом канале и их специализации. Складская система оказывает существенное влияние на издержки в процессе доведения МТР до получателей, а через них – на конечную стоимость получаемых МТР.
Усиление централизации управления позволяет улучшить критериальные оценки системы складского хозяйства и является одним из существенных резервов повышения эффективности системы управления. Управление запасами также теснейшим образом связано с организацией транспортных перевозок. Для этого необходимо решить ряд задач, список которых в укрупненном виде приведен ниже:
– оптимизация транспортных систем, в том числе создание, оценка транспортных коридоров и цепей;
– планирование транспортных процессов на различных видах транспорта, выбор оптимального решения в случаях смешанных перевозок;
– выбор вида и типа транспортного средства;
– определение и согласование транспортных тарифов.
Кроме того, следует учитывать и то, что перевозка МТР является одним из ключевых элементов расходов в деятельности компании и ею необходимо управлять в целях минимизации издержек при сохранении необходимых параметров транспортных услуг. Основным фактором при определении выбора той или иной транспортной цепочки является необходимый срок поставки МТР, далее следуют транспортные расходы, надежность и качество обслуживания, размер поставки, время перевозки, тип перевозимых МТР, возможность порчи и набор предоставляемых услуг.
Для рационального управления запасами немаловажна и организация контроля их состояния. Получаемая информация должна отвечать следующим требованиям:
– своевременно отражать сведения о величине запасов и отклонений от норм;
– включать все необходимые данные о состоянии процесса движения каждого материала, входящего в МТР (поступление, расход);
– стоимость сбора и обработки необходимых сведений должна быть минимальной.
Подведем итог сказанному выше. Недостаток запасов часто приводит к нарушению ритмичности производства, снижению производительности труда, перерасходу материальных ресурсов из-за вынужденных нерациональных замен и повышению себестоимости выпускаемой продукции, не позволяет обеспечить бесперебойный процесс отгрузки готовой продукции (что соответственно уменьшает объемы ее реализации), снижает размер получаемой прибыли и приводит к потере потенциальных покупателей. В то же время наличие неиспользуемых запасов замедляет оборачиваемость оборотных средств, отвлекает из оборота материальные ресурсы, снижает темпы воспроизводства и ведет к большим издержкам по содержанию самих запасов. Функционирование предприятия при относительно высоком уровне у него запасов становится попросту неэффективным, ведь в этом случае растут дополнительные издержки по содержанию запасов, увеличивается себестоимость продукции и снижается ее конкурентоспособность. В условиях рыночной экономики вопросы рациональной и эффективной организации процессов управления и контроля движения МТР приобретают особую актуальность. Правильный подход к их решению необходим для оптимизации уровня и эффективного использования запасов, для минимизации вложенных в них оборотных средств, а следовательно, для повышения доходности функционирования любого предприятия.
Требования, предъявляемые к современным системам управления запасами.
Как известно, управление состоит из следующего набора функций: планирование, прогнозирование, учет, анализ, регулирование. В соответствии с этим, в современной системе управления запасами должны осуществляться следующие функции:
1. Учет сделок. Каждая система контроля должна содержать информацию о движении товаров для целей управления. Точность учета товаров трудно переоценить. Многие системы не обеспечивают принятие правильных решений, потому что не имеется точных данных о запасах в пути и в наличии.