К основным расходам относятся, например, расходы по начислению амортизации, деповскому и капитальному ремонту грузовых вагонов, пассажирских и багажных вагонов, локомотивов, по текущему содержанию пути и постоянных устройств, защитных лесонасаждений и т.д. В качестве примера общехозяйственных расходов можно привести затраты на оплату труда работников аппарата управления, расходы по содержанию служебных легковых автомобилей, используемых для обслуживания работников аппарата управления, затраты на оплату труда работников, занятых обслуживанием и текущим ремонтом зданий, сооружений и инвентаря общехозяйственного назначения, расходы по содержанию военизированной, пожарной и сторожевой охраны, амортизацию нематериальных активов и т.д.
Некоторые из основных расходов являются специфическими для тех или иных отраслевых хозяйств (пассажирского, локомотивного, вагонного, грузовой и коммерческой работы, перевозок и т.д.). Например, расходы по деповскому и капитальному ремонту грузовых вагонов характерны для предприятий вагонного хозяйства (грузовых вагонных депо), расходы по ремонту локомотивов - для предприятий локомотивного хозяйства (локомотивных депо), а отчисления в резерв на капитальный ремонт основных средств и в резерв по подготовительным ремонтно-путевым работам в связи с сезонным характером производства осуществляют только предприятия хозяйства пути (дистанции пути, путевые машинные станции и рельсосварочные поезда). Такие расходы, специфические для соответствующих отраслевых хозяйств, называются основными прямыми расходами.
Кроме основных прямых расходов существуют расходы, основные общие для всех отраслевых хозяйств (в Номенклатуре расходов для них сохранено традиционное название "Расходы, основные общие для всех отраслей хозяйства железных дорог"). Как следует из названия, указанные расходы непосредственно связаны с производственным процессом, но могут иметь место во всех отраслевых хозяйствах (поэтому и называются основными общими расходами). В составе таких расходов, в частности, традиционно учитываются затраты на оплату труда производственного персонала за неотработанное время, отчисления в государственные внебюджетные фонды (кроме соответствующих расходов, относящихся к работникам, затраты на оплату труда которых учитываются в составе общехозяйственных расходов) и др.
Общехозяйственные расходы подразделяются на общехозяйственные без расходов по содержанию аппарата управления и расходы по содержанию аппарата управления. Отдельно в составе общехозяйственных расходов выделяются непроизводительные расходы. Непроизводительными являются расходы, обусловленные технологическими, организационными и другими нарушениями, бесхозяйственностью или естественными свойствами предметов и средств труда (средств производства). Они не образуют новых потребительных стоимостей и с точки зрения предприятий и общества представляют собой потери ресурсов (материальных, денежных, трудовых и т.д.). Величина непроизводительных расходов характеризует качество работы предприятий железнодорожного транспорта.
Непроизводительные расходы учитываются по следующим статьям Номенклатуры расходов:
513 "Потери от простоев по внутрипроизводственным причинам";
514 "Внеплановый ремонт локомотивов";
515 "Ликвидация последствий аварий и крушений";
516 "Ликвидация последствий брака в работе, вызванного нарушением Правил технической эксплуатации";
517 "Перегрузка вагонов по технической и коммерческой неисправности";
518 "Уплата за недостающие и ненормально изношенные запасные части при ремонте подвижного состава";
519 "Недостачи и потери от порчи ценностей";
520 "Прочие непроизводительные расходы".
Из приведенного перечня видно, что под непроизводительными расходами понимаются такие расходы, которые образуются при выполнении незапланированных, заранее не предусмотренных действий, вызывающих нарушение нормального производственного процесса.
В Номенклатуре расходов для эксплуатационной деятельности приведен исчерпывающий (закрытый) перечень статей основных прямых расходов. Указанные статьи группируются в разрезе предприятий и отраслевых хозяйств по разделам:
I "Пассажирское хозяйство";
II "Хозяйство грузовой и коммерческой работы";
III "Хозяйство перевозок";
IV "Локомотивное хозяйство";
V "Вагонное хозяйство";
VI "Хозяйство пути";
VII "Хозяйства гражданских сооружений, водоснабжения и водоотведения";
VIII "Хозяйство сигнализации, связи и вычислительной техники" (в настоящее время разделилось на два самостоятельных хозяйства);
IX "Хозяйство электрификации и электроснабжения";
X "Технологические центры железных дорог по обработке перевозочных документов (ТехПД) и восстановительные поезда";
XI "Расходы по обслуживанию перевозок иностранными железными дорогами".
Внутри каждого раздела статьи расходов группируются по местам их возникновения (т.е. по предприятиям).
Если на железных дорогах отдельные эксплуатационные работы выполняются не теми предприятиями, в числе основных прямых расходов которых Номенклатурой предусмотрены соответствующие статьи учета расходов по таким работам, а другими предприятиями, то для планирования и учета таких расходов этих предприятий применяются те же статьи, что и для планирования и учета аналогичных расходов предприятий, предусмотренных Номенклатурой.
В отдельные разделы выделены расходы, основные общие для всех отраслевых хозяйств (разделы XII Номенклатуры расходов), и общехозяйственные расходы (раздел XIII).
В отличие от расходов по эксплуатационной деятельности по подсобно-вспомогательной деятельности в Номенклатуре расходов приведен лишь перечень статей наиболее типичных для железных дорог основных прямых расходов. Аналитический учет расходов, по которым в Номенклатуре не предусмотрены специальные статьи, связанных с выполнением работ, ведется по свободным статьям Номенклатуры расходов.
Как и статьи основных прямых расходов по эксплуатационной деятельности, статьи основных прямых расходов по подсобно-вспомогательной деятельности в Номенклатуре расходов сгруппированы в разрезе предприятий и отраслевых хозяйств по разделам:
XIV "Хозяйство грузовой и коммерческой работы";
XV "Локомотивное хозяйство";
XVI "Пассажирское и вагонное хозяйства";
XVII "Хозяйство пути";
XVIII "Хозяйство электрификации и электроснабжения";
XIX "Хозяйство материально-технического снабжения";
ХХ "Оказание услуг по международным перевозкам";
ХХI "Хозяйства гражданских сооружений, водоснабжения и водоотведения";
ХХI "Автотранспортное хозяйство";
ХХII "Хозяйство рабочего снабжения".
Внутри каждого раздела статьи расходов сгруппированы по соответствующим местам их возникновения (т.е. по предприятиям).
Учет расходов, основных общих для всех отраслевых хозяйств, и общехозяйственных расходов ведется по соответствующим статьям разделов XII и XIII Номенклатуры расходов, если иное не предусмотрено Указаниями к Номенклатуре расходов, Методическими указаниями по применению Плана счетов бухгалтерского учета основной деятельности железных дорог и отраслевыми инструкциями по бухгалтерскому учету.
Следует отметить, что предприятия основной деятельности железных дорог не применяют метод учета общехозяйственных расходов, при котором они ежемесячно без распределения между эксплуатационной и подсобно-вспомогательной деятельностью списываются в дебет счета 46 "Реализация продукции (работ, услуг)". Дело в том, что в основу такого метода положено деление затрат на постоянные и переменные. При этом постоянные затраты между объектами калькуляции не распределяются; соответственно себестоимость продукции исчисляется только в части переменных затрат и называется "сокращенной" (в отличие от "полной" себестоимости, включающей все затраты).
Особенность железнодорожного транспорта в том, что производственный процесс, связанный с осуществлением перевозок грузов, пассажиров, почты и багажа, является непрерывным. В связи с этим, а также с учетом специфики формирования транспортной продукции и в целях упрощения учета затрат незавершенное производство в части перевозочной (эксплуатационной) деятельности не определяется.
В соответствии с Номенклатурой расходов на железнодорожном транспорте обеспечивается раздельный учет затрат на грузовые и пассажирские перевозки с выделением расходов по перевозкам пассажиров в пригородном сообщении. Организация раздельного учета затрат на грузовые и пассажирские перевозки осуществляется следующим образом. Все эксплуатационные расходы предприятий основной деятельности железных дорог подразделяются на три большие группы:
расходы, которые могут быть непосредственно отнесены на грузовые перевозки;
расходы, которые могут быть непосредственно отнесены на пассажирские перевозки;
распределяемые расходы.
Распределяемые расходы сразу на грузовые и пассажирские перевозки не могут быть отнесены, а должны быть распределены между ними. Однако линейные предприятия и предприятия дорожного подчинения не имеют информационной базы для распределения указанных расходов между видами перевозок. Такое распределение может быть осуществлено только на уровне отделения или управления железной дороги. Поэтому в линейных предприятиях и предприятиях дорожного подчинения разделение расходов между грузовыми и пассажирскими перевозками осуществляется не полностью, а только в части тех расходов, которые могут быть отнесены на соответствующий вид перевозок прямым путем (без распределения).