С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) в трудовую книжку о приеме на работу, переводах на другую постоянную работу и увольнении, администрация обязана ознакомить владельца этой книжки под расписку в соответствующих графах карточки. На научных работников выписывается «Учетная карточка научного работника» (ф. №Т-4).
При переводе работника из одного цеха ( отдела, участка) в другой, выписывается «Приказ (распоряжение) о переводе на другую работу» (ф. №Т-5), который заполняется работником отдела кадров в одном экземпляре. Приказ (распоряжение) визирует начальник (мастер) структурного подразделения прежнего и нового места работы и подписывает руководитель предприятия. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу, отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах. На оборотной стороне формы делают отметки о несданных имущественно - материальных и других ценностях, числящихся за работниками на прежнем месте.
Для оформления ежегодного и других видов отпусков, предоставляемых работнику в соответствии с КЗОТ, действующими законодательными актами и положениями, коллективными договорами и графиками отпусков применяется «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска» (ф. №Т-6), который заполняется в двух экземплярах, один остается в отделе кадров, а другой передается в бухгалтерию, подписывается начальником (мастером) структурного подразделения руководителем предприятия. На основании приказа (распоряжения) о предоставлении отпуска, отдел кадров делает отметки в личной карточке работника, а бухгалтерия производит расчет заработной платы, причитающейся за отпуск.
При увольнении работников Закон о труде (п.5 ст. 25) предусматривает расторжение или прекращение индивидуального трудового договора оформлять приказом работодателя. В то же время , в отличие от четкого регламентированного условия доведения приказа о приеме на работу работнику под расписку (п.3 ст. 12 Закона о труде), законодательством о труде аналогичное условие при увольнении не предусматривается. Однако считается целесообразным при издании приказа об увольнении, во избежание возможности автоматического пролонгирования индивидуального трудового договора и возникновения спорных ситуаций между работником и работодателем, руководствоваться принципом издания приказа за 1-2 дня до последнего дня работы с вручением копии приказа увольняемому работнику под роспись.
Для расчета заработка, прежде всего надо знать количество времени, отработанное каждым работником. Учет рабочего времени ведется в табеле типовой формы (ф. №Т-13) и (ф. №Т-13а) в условиях автоматизированной обработки данных. По каждому цеху, отделу предприятия составляется табель.
В табеле учета рабочего времени записываются все работники по категориям и табельным номерам. Ежедневно по каждому работнику делаются записи проработанного и не проработанного времени, особо выделяются сверхурочные часы, часы ночной смены, льготные часы подростков и т.д. Невыходы на работу отмечаются установленными к табелю буквенными обозначениями. Кроме табеля учета рабочего времени составляются списки работавших сверхурочно, в ночную смену, листки о простое. Время выполнения государственных и общественных обязанностей подтверждается справками. Табель подсчитывается два раза в месяц и со всеми к нему относящимися документами передается в бухгалтерию.
Для начисления заработной платы сдельщикам необходимо знать, кроме отработанного времени, и выработку. Выработка может учитываться:
1. по количеству выполненных операций;
2. по конечной операции;
3. по количеству сделанной продукции.
Способ учета выборки зависит от особенностей производства. Особенности производства определяют и порядок документального оформления выработки. Наиболее широко применяются следующие типовые первичные документы по учету выработки:
1. Наряд на сдельную работу применяется в индивидуальных и мелкосерийных производствах, на ремонтных и разовых работах, имеющих специальные задания, работы которых практически не повторяются. Наряд может быть индивидуальным (одному рабочему) (ф. № Т-41) и бригадным (выписывается бригаде) (ф. № Т-41а). Он имеет существенные отличия от индивидуального наряда на сдельную работу. На оборотной стороне бригадного наряда ведется учет отработанных часов каждым рабочим по числам месяца, на которые выписан наряд, и производится расчет заработка каждого члена бригады.
2. Рапорт о выработке бригады (ф. № Т-17) выписывают на определенный вид производимо продукции, за единицу которой устанавливают расценку по ее обработке. В течение месяца или другого срока в рапорте ежедневно отражают выработку бригады – принятые с последней операции обработанные детали. Оплату труда, определенную исходя из принятой продукции, распределяют между членами бригады в соответствии с отработанным временем и разрядами рабочих.
3. Маршрутный лист (ф. № Т-23) выписывается на каждую партию деталей, передаваемых на обработку. В нем указывается количество деталей, запущенных в производство, результат приемки их после каждой выполненной операции (количество годных и брак), а также дополнятся сметным рапортом, в котором указывается выработка группы рабочих за смену.
4. Ведомость выработки (ф. № Т-29). Применяется в массовых производствах, когда производится оплата бригаде за годную продукцию на конечной операции за все операции, закрепленные за бригадой. Ведомость применяется и на поточных линиях, где за каждым рабочим закреплена конкретная операция и учитывается его индивидуальная выработка.
5. Документы, приспособленные для машинной обработки, выполняющие одновременно роль первичного документа и технического носителя учетной информации. Они содержат те же сведения, что и предыдущие документы о выработке, но наносятся на документ техническим способом.
6. Обнаруженный в производстве брак оформляют Актом о браке (ф. № Т-46), либо Ведомостью учета брака, открываемой на неделю. Если брак исправляет рабочий, который не является виновником этого брака, то на такую работу выписывается обычный наряд и на нем ставят штамп «Исправление брака».
7. На доплаты к расценкам, вызванные изменением условий труда, и на работы, не предусмотренные технологией производства, оформляют Листки на доплату (ф. № Т-48), либо Наряды на сдельную работу с отличительными знаками (красной полосой поперек листа). Листок выписывают отдельному работнику или бригаде на каждый вид доплат со ссылкой на номер основного наряда или рапорта о выработке. На предприятии должна быть установлена номенклатура доплат по их причинам. Сведения о доплатах бухгалтерия обязана регулярно представлять руководству цеха (предприятия) для выявления причин отклонений и принятия необходимых мер.
8. Учет сверхурочных ведут на основании списков лиц, работающих сверхурочно. Список с отметкой мастера и начальника цеха передают в бухгалтерию для оплаты сверхурочных работ вместе с табелем учета рабочего времени.
9. Учет времени простоев осуществляют на основании листков учета простоев (ф. № Т-16), в которых указывают время, причины и виновников простоя, процент оплаты и сведения о рабочем (фамилия, имя, отчество, разряд, табельный номер). Листок подписывают мастер и начальник цеха.
Весь штат ТОО «Даулет-Серпин» состоит из следующих групп персонала:
I. Административно – управленческий персонал:
II. Вспомогательный персонал:
III. Хозяйственно – обслуживающий:
Движение рабочей силы фиксируется Приказом о приеме, увольнении, переводе сотрудников. Задачи учета труда и заработной платы на данном предприятии включают в себя:
контроль за исполнением рабочего времени и правильным расходованием фонда заработной платы;
своевременное и точное начисление заработной платы и других выплат работникам;
правильное отражение денежных расчетов с работниками, с бюджетом по налогам и т.д.
При приеме на работу на ТОО «Даулет-Серпин» с каждым новым сотрудником заключается индивидуальный трудовой договор .
Отпуска работников фиксируются в графике отпусков ТОО «Даулет-Серпин».
Для правильного начисления заработной платы в данном ТОО ведется учет использования рабочего времени с помощью «Табеля учета рабочего времени», составляемого ежемесячно. Табельный учет обеспечивает контроль за своевременной явкой на работу, выявляет неявки и позволяет контролировать уход с работы.
При расчетах заработной платы за неполный рабочий месяц заработок определяют по такому принципу: путем деления месячного оклада на количество дней в данном месяце (по календарю) находят среднедневной оклад и умножают на количество фактически отработанных дней.
Поступившие в бухгалтерию документы по учету рабочего времени и выработки проверяют и направляют на дальнейшую учетную обработку.
На каждого рабочего в месяц может быть выписано несколько документов. Для подсчета заработной платы за месяц применяют накопительную карточку учета заработной платы. В ней указывают фамилию, имя и отчество работника, табельный номер, цех, участок, дату и номер документа, нормо-часы, сумму заработной платы по каждому документу, прочие виды оплат. Данные карточки используют для составления расчетно-платежных ведомостей. При компьютеризации учета накопительные карточки (ведомости) составляются, как правило, в один рабочий прием с составлением расчетно-платежной ведомости.
Расчеты по оплате труда на различных предприятиях ведут в следующих документах: