Расчетно-платежной ведомости, которую одновременно используют для выдачи заработной платы;
Расчетной ведомости и отдельно платежной ведомости;
Специальных расчетов оплаты труда (отдельным листкам), составленным на каждого рабочего;
Расчетным ведомостям, сброшюрованным в книгу, используемую в течение года.
Расчетно-платежная ведомость – сводный документ, в котором обобщают все виды оплаты труда и других выплат работающим, а также удержаний и вычетов, производимых в соответствии с действующим законодательством. Ее составляют на основании данных расчетов по оплате труда. В ведомости указывают фамилии, имена и отчества работников, их табельный номер и должности, разряды или оклады. Ее подписывают руководитель и главный бухгалтер предприятия. В раздел ведомости «Начислено» из документов вносят суммы, начисленные сдельно, сверхурочно и т.д. в разделе «Удержано и учтено» записывают сумму подоходного налога, а также суммы удержания по исполнительным листам; сумы учтенные за товары, проданные в кредит, аванс в счет оплаты труда и другие удержания, зачеты и выдачи. В конце месяца в ведомости подсчитывают сумму, причитающуюся к выплате каждому работнику, и балансируют ведомость.
Приведу пример заполнения расчетно-платежной ведомости по исследуемому предприятию с указанием начисленных и удержанных сумм (таблица 2.1), пример расчета индивидуального подоходного налога всего персонала за декабрь 2004 года (таблица 2.2).
Учет расчетов с персоналом по оплате труда ведется на пассивном счете 681 «Расчеты с персоналом по оплате труда».
В соответствии со стандартами бухгалтерского учета и генеральным планом счетов бухгалтерского учета для расчетов с должностными лицами введен счет 682 «Задолженность должностным лицам», на котором учитывают расчеты с этими лицами (председатели и члены правления, члены наблюдательных советов и ревизионных комиссий, директора предприятий и др.). На суммы оплаты труда, начисленные должностным лицам, дебетуют счет 821 «Общие и административные расходы» и кредитуют 682 «Задолженность должностным лицам». Выплата заработной платы должностным лицам отражается по дебету счета 682 и кредиту счета 451. Необходимость введения счета 682 диктуется желанием акционеров иметь в любое время без осуществления какой-либо выборки данных, сведения об оплате труда и других благах, получаемых должностными лицами субъекта.
Суммы, отнесенные с кредита счета 681 «Расчеты с персоналом по оплате труда» в дебет счетов, требующих аналитического учета должны быть записаны в соответствующие статьи, заказы и другие объекты учета. Для этих целей используют разработочную таблицу «Распределение заработной платы», записи в которую производят из первичных документов.
Для учета расчетов с персоналом по оплате отпусков работников в генеральном плане счетов введен счет 685 «Начисленная задолженность по отпускам работников» (резерв на оплату труда). Создание резерва на оплату отпусков и ежегодное вознаграждение за выслугу лет (включая отчисления на социальное и медицинское страхование, пенсионное обеспечение) обеспечивает правильное и равномерное включение расходов на оплату отпусков и вознаграждение за выслугу лет производственным рабочим и отдельным группам инженерно-технического персонала в издержки производства и на другие счета расходов. Процент отчислений в резерв на оплату отпусков работников.
В таблице 2.3 приведены наиболее часто повторяющиеся корреспонденции счетов по данным счетам.
Таблица 2.3 Корреспонденция счетов по заработной плате
| Содержание операции | дебет | Кредит |
| Начислена заработная плата: | ||
| Персоналу занятого капитальным строительством и обслуживающим его; | 126 | 681 |
| Персоналу занятому сбытом продукции, работ ,услуг; | 811 | 681 |
| Административно-управленческому персоналу должностных лиц; | 821 | 681 |
| Рабочим основного производства; | 902 | 681 |
| Работникам вспомогательного производства; | 922 | 681 |
| Цеховому (общепроизводственному ) персоналу; | 932 | 681 |
| Начислена заработная плата должностным лицам | 821 | 682 |
| Создан резерв на оплату отпусков и ежегодного вознаграждения за выслугу лет , включая отчисления на социальное страхование | 902,922, 932. | 685 |
| Начислена оплата труда за время отпуска и за выслугу лет | 685 | 681,682 |
| Произведены отчисления отчислений на социальное страхование , пенсионное обеспечение и т.д. От суммы начисленных отпускных и оплаты труда за выслугу лет | 685 | 635 |
| Начислены пособия по временной нетрудоспособности и других выплат за счет средств социального страхования | 635 | 681,682 |
| Удержан подоходный налог с физических лиц | 681,682 | 639 |
| Удержаны из заработной платы суммы брака производства и вычеты из оплаты труда | 681,682 | 923 |
| Удержаны подотчетные суммы , недостачи, растраты, и хищения, товары приобретенные в кредит и др. | 681,682 | 333 |
| Выплата заработной платы | 681 | 451 |
| Выплата заработной платы должностным лицам | 682 | 451 |
Оплату труда в окончательный расчет за прошлый месяц выплачивают по платежным ведомостям, в которых указывают сумму, подлежащую выплате, и срок, в течение которого она должна быть выдана (3 дня). Разрешительную надпись скрепляют подписями руководитель и главный бухгалтер. После оформления ведомость передают в кассу для оплаты. Не выданную в трехдневный срок заработную плату депонируют (предприятие принимает ее на хранение).
Рабочие и служащие должны иметь на руках расчетные книжки, в которых помимо общих сведений о работающем, ежемесячно заносят суммы начисленной оплаты труда, удержания, вычеты, суммы, причитающиеся к получению. При компьютеризации учета в расчетные книжки вкладывают расчетные листки или копии записей из расчетно-платежных ведомостей.
Для расчетов по оплате труда за текущий месяц и получения сведений о заработке работающего за прошлые периоды на каждого работника бухгалтерия заводит «Лицевой счет» (форма № Т – 54 или форма № Т – 54а). Лицевой счет применяется для отражения сведений об оплате труда за прошлые периоды. Форма № Т-54 применяется для записи всех видов начислений и удержания из оплаты труда на основании первичных документов по учету выработки и выполненных работ, отработанного времени и документов на разовые виды оплат. На основании данных лицевого счета составляется расчетно-платежная ведомость (ф. № Т-49).
Ежемесячно на предприятии составляется несколько расчетно-платежных ведомостей (по цехам, отделам и службам предприятия), которые необходимо свести. Для этого используют разработочную таблицу «Сводка данных по расчетам с персоналом по оплате труда». В ней показывают остатки по расчетам с персоналом на начало месяца, суммы начисленные, перечисленные, зачтенные, внесенные и удержанные, а также остаток задолженности на конец месяца (за предприятием, за персоналом).
Сводку используют для:
получения развернутого остатка по счетам 681 и 682, который записывают в Главную книгу;
обобщения сумм выплат за счет средств государственного социального страхования и обеспечения и др. (на эти суммы составляют корреспонденцию счетов по кредиту 681, 682 и дебету счета 639 «Прочие расчеты с бюджетом»);
получения итоговых данных по удержаниям из заработной платы;
контроля за полнотой и своевременным депонированием заработной платы;
свода данных по расчетам с рабочими и служащими;
составления отчетов по отчислениям на социальное страхование и обеспечение ежеквартального социального страхования и пенсионному фонду и др.
Каждое предприятие должно иметь данные о начисленной заработной плате по ее составу в разрезе категорий работающих, что необходимо для контроля за использованием и анализа фонда заработной платы. Для этих целей применяют разработочную таблицу «Сводка начисленной заработной платы по составу и категориям персонала». Записи в эту таблицу производят из расчетно-платежных ведомостей и приложениях к ним документов. В таблице состав начисленной заработной платы показан по категориям работающих, что позволяет проанализировать использование фонда оплаты труда и представить в органы статистики отчетность по труду и заработной платы.
2.3 Учет удержаний и отчислений из заработной платы
Одним из особенностей учета расчётов с персоналом по оплате труда является учет удержаний из заработной платы.
В соответствии с законодательством из заработной платы работников могут быть произведены следующие удержания:
1. взносы в накопительный пенсионный фонд;
2. подоходный налог;
3. ранее выданные авансы;
4. возмещение материального ущерба, причиненного работникам предприятия;
5. удержания по исполнительным листкам;
6. удержания за брак продукции и т.д.
В бухгалтерии в обязательном порядке должны иметься в наличие справочные данные (льготы по подоходному налогу, размер удержаний по исполнительным листкам и т.д.), все они должны соответствовать алгоритму законодательным документов.
В соответствии с системой пенсионного обеспечения, вступившей в силу с 01.01.1998 года, предусмотрены обязательные пенсионные взносы (ОПВ) на лицевые пенсионные счета каждого работника. До 01.04.1999 года эти отчисления начислялись в фонд оплаты труда и производились за счет средств работодателя, а с 01.04.1999 года обязательные пенсионные платежи удерживаются из начисленной заработной платы работника.
С 1-го января 2002 года вступили в силу изменения и дополнения , внесенные постановлением правительства РК от 22.12.2001 г. № 1617 в правила удержания и перечисления обязательных пенсионных взносов в накопительные пенсионные фонды.
Обязательные пенсионные взносы удерживаются у всех физических лиц, которым производится оплата труда, за исключением иностранных граждан, временно пребывающих в Казахстане, для которых порядок пенсионного обеспечения устанавливается законодательством той страны, гражданином которой он является, а также с граждан Казахстана, которым уже выплачивается положенная пенсия. Иностранные граждане, которые постоянно проживают в Казахстане и имеют вид на место жительство, имеют также право на пенсионное обеспечение, как и граждане Казахстана, поэтому они должны производить обязательные взносы в общеустановленном порядке.