Під час проведення перевірки комісія проводить аналіз отриманих даних і вирішує, які з них не відповідають встановленим вимогам і мають бути подані як невідповідності. Після цього комісія має забезпечити їх документування в чіткій та стислій формі з наданням доказів. У формулюваннях невідповідностей повинні зазначатися конкретні вимоги нормативних документів, на відповідність яким проводиться перевірка. Ці матеріали надаються головою комісії керівництву перевірюваного підприємства для усунення зазначених невідповідностей.
Під час проведення обстеження виробництва комісією можуть бути відібрані зразки продукції для проведення випробувань з метою проведення випробувань (якщо це передбачено в рішенні ОС на проведення сертифікації).
Порядок обстеження
Схема (модель) сертифікації заявленої продукції визначається органом сертифікації за узгодженням із заявником до початку робіт з сертифікації у відповідності з ДСТУ 3413–96 «Система сертифікації УкрСЕПРО. Порядок проведення сертифікації продукції»». Вибір схеми (моделі) сертифікації залежить від виду продукції, її кількості, стану виробництва та інших необхідних даних.
Схеми (моделі) сертифікації продукції (в тому числі, що імпортується в Україну):
а) сертифікація одиничного виробу з проведенням випробувань з метою сертифікації кожного виробу та видачею сертифіката відповідності на кожний виріб;
б) сертифікація партії продукції (виробів) з проведенням випробувань з метою сертифікації зразків продукції, що відібрані в порядку і кількості, які встановлені органом сертифікації, з видачею сертифіката відповідності на партію продукції (виробів) з наведенням розміру сертифікованої партії;
в) сертифікація продукції, що випускається серійно:
з проведенням випробувань з метою сертифікації зразків продукції, що відібрані в порядку і кількості, які встановлені органом сертифікації, з видачею сертифіката відповідності на серійне виробництво продукції з терміном дії до одного року, що встановлюється ліцензійною угодою, з проведенням технічного нагляду у формі випробувань зразків продукції з періодичністю, в обсязі та в порядку, що встановлені органом сертифікації та перевіркою виробництва, яка проводиться в разі необхідності (схема не стосується харчової продукції);
з обстеженням виробництва продукції з проведенням випробувань з метою сертифікації зразків продукції, що відібрані в порядку і кількості, які встановлені органом сертифікації, з видачею сертифіката відповідності на серійне виробництво продукції з терміном дії до двох років, що встановлюється ліцензійною угодою, з проведенням технічного нагляду в порядку, що визначений органом сертифікації і включає перевірки виробництва та контрольні випробування зразків продукції;
з атестацією виробництва продукції з проведенням випробувань з метою сертифікації зразків продукції, що відібрані в порядку і кількості, які встановлені органом сертифікації, з видачею сертифіката відповідності на серійне виробництво продукції з терміном дії трьох років, що встановлюється ліцензійною угодою, з урахуванням терміну дії атестата виробництва, з проведенням технічного нагляду в порядку, що визначений органом сертифікації і включає перевірки виробництва та контрольні випробування зразків продукції;
з сертифікацією або оцінкою системи управління якістю, діючої на підприємстві, з проведенням випробувань з метою сертифікації зразків продукції, що відібрані в порядку, що визначений органом сертифікації, з видачею сертифіката відповідності на серійне виробництво продукції з терміном дії до п'яти років, що встановлюється ліцензійною угодою, з урахуванням терміну дії сертифіката на систему управління якістю, з проведенням технічного нагляду в порядку, що визначений органом сертифікації продукції та систем якості.
Схеми (моделі) сертифікації з атестацією виробництва, з сертифікацією або оцінкою системи управління якістю застосовуються у випадку бажання виключно виробника продукції, що випускається серійно, (включно іноземного) одержати сертифікат на більший термін дії з правом самостійно застосовувати його до кожної вилущеної партії продукції.
Відбирання зразків продукції для випробувань здійснює орган сертифікації або, за його дорученням, інша незалежна від виробника організація.
Кількість зразків продукції для випробувань (кількість пакувань, загальна маса, ін.) встановлюється органом сертифікації у відповідності з вимогами державних та міжнародних стандартів на цю продукцію.
Відбір зразків проводиться виключно в присутності представника заявника або виробника і оформляється актом відбору зразків за встановленою формою із зазначенням таких обов'язкових відомостей:
- місце та дата відбирання зразків;
- назва продукції;
- назва виробника продукції;
- розмір партії продукції, дата виготовлення або граничні дати виготовлення партії;
- характеристика та маса продукції в споживчому пакуванні, термін реалізації продукції;
- кількість зразків для випробувань, зразків-свідків для зберігання.
Акт оформляється в трьох примірниках і підписується представником організації, що проводить відбирання, та представником заявника або підприємства-виробника. Один примірник направляється до органу сертифікації, другий – залишається у заявника (виробника), третій – разом із зразками направляється до випробувальної лабораторії, яка зазначена в рішенні за заявкою.
Відібрані зразки для випробувань та зберігання опечатують або опломбовують.
Ідентифікація продукції проводиться органом сертифікації. Ідентифікація продукції, в тому числі імпортної, проводиться з урахуванням вимог нормативних документів, діючих в Україні, а також законодавства України (Закону України «Про безпечність та якість харчових продуктів», ін.).
Порядок здійснення атестації виробництва продукції визначає орган сертифікації відповідно до Положень ДСТУ 3414–96 «Система сертифікації УкрСЕПРО. Атестація виробництва. Порядок здійснення» з урахуванням специфіки продукції, розмірів і умов її виробництва, наявності галузевих технологічних інструкцій, рецептур та інших документів, використовуючи при цьому документи, що передбачені додатками до Порядку проведення атестації виробництва спирту етилового, коньячного і плодового, алкогольних напоїв та тютюнових виробів, затвердженого наказом Держстандарту України №85 від 29.02.1996 р. та зареєстрованого в Міністерстві юстиції України 12.06.1996 р. за №291/1316. Атестація виробництва може за рішенням органу сертифікації передувати попередня перевірка виробництва.
Випробування зразків продукції проводять виключно акредитовані в Системі випробувальні лабораторії, що визначені органом сертифікації в рішенні за заявкою. Самостійне прийняття випробувальною лабораторією рішень про проведення випробувань зразків з метою сертифікації не допускається.
Зразки продукції повинні випробовуватись на відповідність усім вимогам чинних в Україні нормативних документів, що зазначені в рішенні за заявкою.
Заключна нарада проводиться в останній день перевірки. В нараді приймають участь комісія у повному складі та керівництво підприємства, а також його працівники, які залучались до процесу перевірки. На заключній нараді голова комісії доводить до відома присутніх: зауваження комісії в порядку їх значущості; висновок комісії про стан виробництва продукції, що сертифікується; рекомендації комісії. Проведення заключної наради оформляється протоколом, який підписують усі члени комісії. Зміст протоколу доводиться до керівника підприємства під розписку.
Оформлення результатів обстеження виробництва.
Результати перевірки, висновки та рекомендації комісії оформляють у вигляді акту обстеження виробництва.
Акт обстеження складається під керівництвом голови комісії, який несе відповідальність за недостовірність викладених в ньому відомостей. Кожний член комісії надає голові комісії матеріал до акту стосовно об'єктів та елементів, які він перевіряв згідно з програмою обстеження та розподілом обов'язків. Члени комісії несуть відповідальність за недостовірність відомостей, що надаються ними в матеріалах до акту.
Акт повинен містити: відомості про ОС (назву, адресу, номер та дату реєстрації атестата акредитації) та про перевірене підприємство (назву, адресу); відомості про підстави для проведення перевірки; мету та завдання перевірки; склад комісії; склад представників підприємства, в присутності яких проводилася перевірка; вказівку про конфіденційність інформації, яку використано в акті; вихідні дані про підприємство та продукцію, що сертифікується, за документами, наданими підприємством: характеристика підприємства, кількість працюючих, обсяг виробництва продукції, рекламації, термін гарантії на продукцію, відомості про програму обстеження, відомості про НД, на відповідність вимогам яких проводиться сертифікація та інше; результати обстеження об'єктів перевірки, включаючи елементи системи управління якістю; результати спостережень, зауваження та висновки про невідповідності; оцінку виробництва; висновок щодо можливості або неможливості випуску заявленої на сертифікацію продукції відповідно до встановлених вимог; рекомендації щодо усунення підприємством виявлених під час перевірки невідповідностей (за наявності) із зазначенням термінів їх усунення; рекомендації щодо періодичності та форм проведення технічного нагляду за виробництвом сертифікованої продукції; відомості про направлення акту. Протоколи нарад прикладаються як додатки до акту. Акт обстеження повинен бути підготовлений в термін, що не перевищує одного місяця з дня проведення заключної наради. Акт підписується головою і всіма членами комісії та затверджується керівником ОС. Перший примірник акту ОС передає керівництву Заявника (підприємства, що перевірялося), другий примірник акту залишається в архіві ОС в справі за цією заявкою. За погодженням з Заявником (виробником) акт обстеження може бути направлено будь-якій іншій організації (підприємству). Організації, яким направляються акти, повинні забезпечити належне збереження актів обстеження, що містять відомості конфіденційного характеру. За позитивних результатів обстеження виробництва та випробувань продукції після проведення всіх робіт Заявнику видається сертифікат відповідності. Номер та дата акту обстеження вказується у відповідному місці на бланку сертифіката відповідності на продукцію, що сертифікується.