При классификации затрат для принятия решения и планировании целесообразно их разграничение и изучение по следующим направлениям: принимаемые и не принимаемые в расчет при оценках; безвозвратные затраты или затраты истекшего периода, временные затраты в результате принятого альтернативного решения.
Таким образом, целевая классификация затрат позволит рационально организовать систему контроля и управления расходами.
Для снижения затрат большое значение имеет бухгалтерский учет и анализ по центрам затрат и по центрам ответственности. Центр затрат- это объект отнесения затрат, где аккумулируются затраты, связанные с одной или несколькими функциями и определенными видами деятельности.
Центр ответственности - организационное подразделение, возглавляемое управляющим, ответственным за величину затрат.
Анализ отчетных данных по центрам затрат позволяет сделать заключение о том, на сколько и в каком центре ответственности высоки издержки и чем это вызвано.
Анализ по системе отклонений от нормативных издержек дает возможность увидеть причины и факторы, вызвавшие изменения ускорить принятие правильных решений.
Управление затратами осуществляется с помощью прямой и обратной связи. Система управления с обратной связью состоит в сравнении фактических показателей со сметными для выявления отклонений и осуществления корректирующих действий с целью согласования будущих результатов со сметными показателями.
При управлении с прямой связью даются оценки будущих результатов и ставится цель установить контроль до того, как возникнут отклонения от требуемых результатов.
На предприятиях серийного и массового производства нормативной базой центра формирования затрат могут быть нормативные калькуляции, которые разрабатываются на каждое без исключения изделие, на все его детали, по всему потоку производства. На основе этих калькуляций определяются и устанавливаются размеры затрат по центрам ответственности (по цехам, участкам и др.).
Калькуляции уточняются, как правило, не реже одного раза в квартал, коррективы вносятся по мере изменения трудовых и материальных нормативов.
Для контроля производственных затрат используются сметы - гибкие или жесткие. Гибкая сметаиспользуется в случае пересчета установленных сметных затрат на фактический объем производства при нормальной работе путем использования коэффициента корректирования. Жесткая сметакорректированию не подлежит. Такая смета устанавливается большинству вспомогательных цехов, занятых обслуживанием основного производства, затраты, за небольшим исключением (в случае изготовления продукции на сторону), относятся на себестоимость основных цехов.
Учет и анализ затрат по центрам ответственности осуществляются на основе признания зон индивидуальной ответственности, как это зафиксировано в организационной структуре предприятия. Очевидно, что центры затрат каждого уровня должны включать только те издержки, которые относятся непосредственно к данному уровню управления и на которые может воздействовать руководитель.
Система управления затратами с этой точки зрения включает в себя многочисленные задачи, начиная с расчета норм, составления и доведения смет расходов, организации учета по центрам затрат и центрам ответственности.
Отклонения, как разница между фактическими издержками и сметными, являются важной информацией для управления затратами на производство.
Управление затратами по центрам ответственности предполагает включать в смету те затраты, по которым обеспечивается нормирование, планирование и учет затрат.
Выделение центра затрат по отдельным подразделениям может происходить по разным признакам: организационной структуре, оборудованию, выполняемым операциям и функциям.
При этом выделение центров затрат является, с одной стороны, средством детализации аналитического учета затрат, а с другой стороны, способом выделения локальных участков по местам возникновения затрат. Конечной целью будет закрепление ответственности за тем или иным руководителем.
Самой сложной проблемой является проблема взаимоотношений между подразделениями и линейными управляющими. Вопрос заключается в том, могут ли быть центрами ответственности подразделения и службы? Они должны активно участвовать в разработке планируемых показателей и в оценке результатов их выполнения. Однако центрами ответственности могут быть лишь участки, цеха, возглавляемые линейными руководителями (начальник цеха, мастер и др.).
Существует настоятельная необходимость наряду с центрами ответственности по затратам использовать и центры прибыли. В этом случае каждый цех, участок, возглавляемый управляющим, отвечает не только за производственные затраты, но и за массу полученной прибыли. Использование концепции центра прибыли служит одним из важнейших инструментов, дающих возможность децентрализовать в больших компаниях ответственность за прибыль.
Управление издержками производства по центрам затрат и центрам ответственности предусматривает осуществление следующих мер: закрепление всех элементов затрат за производственными подразделениями; наличие системы санкций к виновникам неблагоприятных отклонений; система управления затратами по каждому подразделению должна обеспечивать заинтересованность в том, чтобы не быть виновником отклонений.
Создание оптимальной системы управления затратами требует решения ряда процедурных вопросов. Отметим, что процедура рассматривает организационную сторону выполнения учетных и аналитических работ по схеме:
- кто выполняет данную работу (конкретный исполнитель, подразделение предприятия); - на основании чего (исходный документ);
- с использованием каких руководящих учетных и аналитических документов (инструкций, методик, положений, рекомендаций);
- куда передается документ и для каких целей {для оценки выполнения смет по центрам ответственности, определения размеров премий и т.д.);
- как учитывается выполнение работы.
Для внедрения и улучшения учета и анализа издержек производства по центрам затрат и центрам ответственности необходимо провести работу по пяти основным направлениям:
- совершенствование планирования и учета производственно-хозяйственной деятельности цехов, участков и других структурных подразделений предприятия;
- разработка технически и экономически обоснованных норм и нормативов издержек производства для контроля эффективности предприятия по центрам ответственности;
- организация оперативного анализа и контроля за выполнением смет доходов и расходов;
- создание системы материального стимулирования за достижение высоких показателей работы;
- применение внутрипроизводственных претензий (санкций) как меры материальной ответственности [9].
Существующие методы учета затрат можно классифицировать по различным признакам (см. приложение). Стрелки показывают возможные сочетания признаков.
Затраты можно рассматривать в двух точек зрения. С одной стороны, в центре внимания находится определение и закрепление расходов за их источниками, что характерно для традиционного учета расходов. С другой стороны, расходы являются предметом организационных мероприятий. Меры по воздействию на расходы объединяются понятием «управление затратами».
Традиционный учет и управление затратами не являются независимыми, а напротив, оказывают воздействие друг на друга. Управление расходами предусматривает регистрацию и отражение издержек, т.е. исходные величины учета затрат.
Объектами управления затратами служат их уровень, формирование и структура. Цель управления уровнем расходов обычно состоит в его снижении. Управление уровнем издержек распространяется как на переменные, так и на постоянные расходы. В центре управления динамикой затрат находится зависимость величины расходов от воздействующих факторов, главным из которых является количество выпускаемой продукции [15].
Постоянные расходы при определенной производственной мощности не реагируют на изменение количества выпускаемой продукции. С точки зрения управления динамикой затрат, нужно заботиться о наибольшем выпуске, чтобы максимально использовать дигрессию постоянных расходов и избежать непроизводительных затрат. Этому способствует сокращение простоев оборудования путем загрузки машин или лучшего использования фонда рабочего времени, например, переход от односменного к многосменному производству.
Существует два направления воздействия на затраты:
1. Преобразование постоянных расходов в переменные. В результате модифицируется лишь структура расходов, а величина их остается неизменной. Только сокращение выпуска продукции ведет к более низким по сравнению с первоначальным размером накладным расходам. Мерами по преобразованию постоянных расходов являются лизинг, закупка вместо изготовления на собственном предприятии, сдельная заработная плата вместо повременной и т.д.
2. Перемещение постоянных расходов, когда потенциальные факторы, обуславливающие их, «переносятся» в ту производственную сферу, в которой гарантировано полное использование потенциала.
Уровень постоянных расходов предприятия остается при этом неизменным, тем не менее, в производственных сферах с дополнительной потребностью в мощностях удается избежать дополнительных постоянных расходов благодаря использованию потенциальных факторов. Важной предпосылкой «переноса» постоянных расходов является гибкость потенциальных факторов, особенно оборудования и рабочей силы.