· количества предметов, закупаемых по одному заказу;· общей стоимости заказа по нескольким позициям, выдаваемого одному поставщику;· времени года, в которое размещается заказ.
2. Издержки на оформление заказа, куда входят конторские расходы по оформлению заказа на закупку или производство. Сюда же входят транспортные расходы и расходы по приемке грузов. При заказах на производство в эти издержки входят расходы на наладку оборудования для выпуска заказанной партии.
3. Издержки на хранение материально-технических запасов:
· стоимость капитала, инвестированного в запасы;· складские расходы (складские площади, энергоснабжение, персонал);· налоги и страховые сборы, зависящие от стоимости запаса;· падение ценности запасов из-за старения, порчи, краж.4. Издержки, вызванные отсутствием запасов:
· потерянное производственное время или сверхурочные работы, вызванные отсутствием важного для производства материала, деталей или другого ресурса;· стоимость отслеживания отложенных заказов клиентуры на готовую продукцию, которой не оказалось на складе;· издержки, связанные с частичными или срочными отгрузками в адрес клиентуры;· потерянный объем сбыта или даже утраченные клиенты.Ясно, что управление материально-техническими запасами имеет весьма важное значение для организации. Оно прямым образом влияет на маркетинг, финансовую службу и производственную функцию.
Среди систем контроля за движением запасов большая роль отводится АВС – анализу, XYZ – анализу и логистике.
Для определения ключевых моментов и приоритетов в области правленческих задач, процессов, материалов, поставщиков, групп продуктов, рынков сбыта, категорий клиентов на предприятии используется АВС – анализ.
В системе контроля за движением запасов все виды запасов делят на три группы исходя из стоимости, объема и частоты расходования, отрицательных последствий при их нехватке:
· категория А – наиболее дорогостоящие виды запасов с продолжительным циклом заказа, которые требуют постоянного мониторинга в связи с серьезностью финансовых последствий при их нехватке. Здесь нужен ежедневный контроль за их движением;· категория В-товарно-материальные ценности, которые имеют меньшую значимость в обеспечении бесперебойного операционного процесса и формирования конечных финансовых результатов. Запасы этой группы контролируются один раз в месяц;· категория С–все остальные ТМЦ с низкой стоимостью, не играющие значимой роли в формировании конечных финансовых результатов. Контроль за их движением осуществляется один раз в квартал.АВС–анализ контролирует движение наиболее приоритетных групп товарно-материальных ценностей.
При использовании XYZ-анализа материалы распределяются в соответствии со структурой их потребления:
· группа X-материалы, потребление которых носит постоянный характер;· группа Y-сезонные материалы;· группа Z-материалы, которые потребляются нерегулярно.Такая классификация запасов позволяет повысить эффективность принятия решений в области закупки и складирования.
Логистика используется для оптимизации товарных потоков в пространстве и во времени. Она координирует движение товаров по всей цепочке «поставщик – предприятие – покупатель» и гарантирует, что необходимые материалы и продукты будут предоставлены своевреме6нно, в нужном месте, в требуемом количестве и желаемого качества. В результате сокращаются затраты на складирование и продолжительность нахождения капитала в запасах, что способствует ускорению его оборачиваемости и повышению эффективности функционирования предприятия.
Таким образом, управление запасами – важный и ответственный участок работы. От оптимальности запасов зависят все конечные результаты деятельности предприятия. Эффективное управление запасами позволяет ускорить оборачиваемость капитала и повысить его доходность, уменьшить текущие затраты на хранение, высвободить из текущего хозяйственного оборота часть капитала, реинвестируя его в другие активы.
1.5 Аудит МПЗ
Целью аудиторской проверки материально – производственных запасов (МПЗ) является формирование мнения о достоверности показателей отчетности по статьям материальных ценностей «Запасы» и соответствии применяемой в организации методики учета и налогообложения операций с МПЗ действующим в Российской Федерации нормативным документам.
Поставленная цель может быть достигнута путем проведения тестов на существенность, а также тестов на эффективность структур контроля и системы бухгалтерского учета, при этом оценивается риск аудита, который зависит от характера запасов предприятия и их важности для бухгалтерских отчетов. Проверка запасов рассматривается как основная часть аудита на тех предприятиях, где их величина существенна.
Планирование, будучи начальным этапом проведения аудита в соответствии с ФПСАД №3 «Планирование аудита», предусматривает подготовку общего плана и программы аудита. В общем плане указывают виды работ и сроки проведения аудита, в программе – виды и последовательность осуществления аудиторских процедур, период их проведения, исполнителей, рабочие документы. В процессе проверки аудитор должен установить:
· реально ли существуют МПЗ (путем участия в инвентаризации либо оценке ее результатов);
· все ли операции с МПЗ, которые должны быть отражены на счетах учета, действительно в них представлены (документальная проверка);
· является ли организация собственником всех МПЗ, т.е. имеются ли на них имущественные права, а суммы, отраженные как задолженность, – обязательствами (правовой аспект проверки);
· правильно ли оценены МПЗ и связанные с ними обязательства;
· правильно ли выбраны и применялись принципы учета МПЗ.
Информационной базой для проверки МПЗ являются:
· нормативные документы, касающиеся приема, учета, хранения и отпуска материальных ценностей;
· бухгалтерский баланс;
· главная книга;
· приказ об учетной политике;
· первичные документы по оформлению операций с МПЗ;
· регистры по учету МПЗ.
В России создана соответствующая правовая база аудиторской деятельности, определилась система его нормативного регулирования.
Основополагающим документом является Закон Российской Федерации от 7 августа 2001 года №119 – ФЗ «Об аудиторской деятельности» (с учетом изменений и дополнений, внесенных Федеральным законом от 14 декабря 2001 года №164 – ФЗ).
В соответствии с этим документом, при проведении аудиторской проверки аудиторские организации и индивидуальные аудиторы вправе:
1) самостоятельно определять формы и методы проведения аудита;
2) проверять в полном объеме документацию, связанную с финансово-хозяйственной деятельностью аудируемого лица, а также фактическое наличие любого имущества, учтенного в этой документации;
3) получать у должностных лиц аудируемого лица разъяснения в устной и письменной формах по возникшим в ходе аудиторской проверки вопросам;
4) отказаться от проведения аудиторской проверки или от выражения своего мнения о достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности в бухгалтерском заключении в случае непредставления аудируемым лицом всей необходимой информации, а также в случае выявления в ходе проверки обстоятельств, оказывающих существенное влияние на мнение аудиторской организации или аудитора о степени достоверности финансовой (бухгалтерской) отчетности аудируемого лица.
5) Осуществлять иные права, не противоречащие законодательству Российской Федерации.
При проведении аудиторской проверки аудиторские организации и индивидуальные аудиторы обязаны:
1) осуществлять аудиторскую проверку в соответствии с законодательством Российской Федерации;
2) предоставлять по требованию аудируемого лица необходимую информацию о требованиях законодательства РФ, касающихся проведения аудиторской проверки, а также о нормативных актах РФ, на которых основываются замечания и выводы аудиторской организации или индивидуального аудитора;
3) в срок, установленный договором оказания аудиторских услуг, передать аудиторское заключение аудируемому лицу и (или) лицу, заключившему договор оказания аудиторских услуг;
4) обеспечивать сохранность документов, не разглашать их содержание без согласия аудируемого лица и (или) лица, заключившего договор оказания аудиторских услуг;
5) исполнять иные обязанности не противоречащие законодательству РФ.
Материально-производственные запасы составляют значительную часть стоимости имущества организации, поэтому цель аудиторской проверки учета материально – производственных запасов состоит в подтверждении достоверности данных по наличию и движению товарно-материальных ценностей, установлении правильности оформления операций по производственным запасам в соответствии с действующими нормативными актами Российской Федерации.
При разработке программы проверки руководитель группы аудиторов должен учитывать, что аудит материальных ценностей очень трудоемок. Поэтому при организации аудита используется выборочный метод и лишь в исключительных случаях – сплошной. Размер выборки и объем аудиторских процедур зависят от степени доверия аудитора к системе внутреннего контроля. Наиболее эффективным методом получения информации о системе внутреннего контроля являются опросы работников, производимые при помощи специальной анкеты.
Проведение опроса позволяет аудитору уточнить типовую программу аудиторской проверки, определить аудиторские процедуры, что, в конечном счете, повышает ее эффективность.
На первом этапе аудиторской проверки по данным аналитического учета определяется номенклатура применяемых материалов, и выделяются группы основных и вспомогательных материалов, дорогостоящих, легкореализуемых и пр. По хозяйственным договорам определяется география поставщиков, условия поставки и оплаты.