Принятый сотрудник направляется в расчетный отдел с целью предоставления документов, необходимых для оформления стандартных вычетов по налогу на доходы физических лиц (справки о доходах физического лица по форме № 2-НДФЛ с прежнего места работы); копии свидетельства о рождении ребенка, о заключении брака, о расторжении брака; страхового свидетельства обязательного пенсионного страхования; свидетельства о постановке на учет в налоговом органе; копии паспорта).
Сотрудником расчетного отдела на вновь принятого работника открывается лицевой счет (форма № Т-54а) (Приложение 12), в котором будут ежемесячно отражаться сведения об отработанном времени и заработной плате, выплаченной работнику в течение календарного года. Форма № Т-54а «Лицевой счет» содержит только справочные данные, так как на ОАО «Тульский молочный комбинат» расчеты по оплате труда ведутся с помощью вычислительных машин. Получаемые расчетные листки в виде машинограммы по расчету заработной платы за каждый месяц вкладываются в лицевой счет работника.
Одновременно начальник отдела кадров предоставляет бухгалтеру расчетного отдела заверенный своей подписью второй экземпляр приказа (распоряжения) о приеме работника на работу.
Для обеспечения безопасных условий труда вновь принятый сотрудник обязан ознакомиться с правилами охраны труда и техники безопасности и пройти стажировку на рабочем месте под руководством мастера или начальника отдела. Также в пользование работнику выдается спецодежда и средства индивидуальной защиты.
Перевод работника на другую работу - постоянное или временное изменение трудовой функции работника и (или) структурного подразделения, в котором работает работник, при продолжении работы у того же работодателя, а также перевод на работу в другую местность вместе с работодателем [4, ст. 72.1 гл. 12].
На ОАО «Тульский молочный комбинат» перевод осуществляется по личному заявлению сотрудника. Для издания приказа (распоряжения) о переводе работника на другую работу по форме № Т-5 (Приложение 13) начальнику отдела кадров необходима докладная записка руководителя отдела, в котором сотрудник будет работать. Начальник отдела кадров направляет бухгалтеру расчетного отдела заверенный своей подписью приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу. Первый экземпляр приказа после визирования руководителей структурных подразделений направляется на подпись генеральному директору.
При увольнении сотрудника начальник отдела кадров руководствуется Трудовым кодексом Российской Федерации, в соответствии с которым основаниями прекращения трудового договора являются: соглашение сторон, истечение срока трудового договора, расторжение трудового договора по инициативе работника или работодателя и т.д. [4, ст. 77 гл. 13].
При расторжении трудового договора по инициативе работника в отдел кадров сотрудником подается заявление. Начальник отдела кадров информирует руководителя структурного подразделения, в котором работает сотрудник, о поданном заявлении и необходимости подбора другого сотрудника.
Через две недели после подачи заявления увольняющийся сотрудник получает в отделе кадров увольнительный лист, который подписывают уполномоченные сотрудники предприятия: начальник отдела кадров (указывается количество дней неиспользованного отпуска для расчета компенсации), профком, бухгалтерия (указывается задолженность по расчетам с подотчетными лицами), кладовщик (отражается задолженность за несданную спецодежду).
В этот же день начальник отдела кадров формирует приказ (распоряжение) о прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении) по форме № Т-8 (Приложение 14), оригинал направляется на визирование начальнику отдела и на подпись генеральному директору, второй экземпляр, заверенный начальником отдела кадров, направляется бухгалтеру расчетного отдела.
Начальник отдела формирует табель учета рабочего времени и справку на премию, на основании которых увольняющемуся сотруднику рассчитывается заработная плата за текущий месяц.
Согласно приказа в расчетном отделе составляется форма № Т-61 «Записка-расчет при прекращении (расторжении) трудового договора с работником (увольнении)» (Приложение 15), в которой рассчитывается размер компенсации за неиспользованный отпуск и выходное пособие.
Выдача окончательного расчета осуществляется в кассе предприятия в день увольнения. Если в течение трех дней уволенный сотрудник не получил причитающиеся денежные средства, бухгалтер расчетного отдела направляет в его адрес письмо-уведомление с сообщением о необходимости получения окончательного расчета в связи с увольнением.
Процесс увольнения сотрудника завершается выдачей ему трудовой книжки, которая хранится в отделе кадров.
Для оформления и учета поощрений работникам за успехи в работе применяется приказ о поощрении работника (Приложение 16). Приказ составляется на основании представления руководителя структурного подразделения, в котором работает сотрудник, подписывается генеральным директором и объявляется работникам под расписку. На основании приказа (распоряжения) начальником отдела кадров вносится соответствующая запись в трудовую книжку работника.
Рабочее время - это время, в течение которого работник в соответствии с правилами внутреннего трудового распорядка организации и условиями трудового договора должен исполнять трудовые обязанности, а также иные периоду времени, которые в соответствии с законами и иными нормативными правовыми актами относятся к рабочему времени [4, ст. 91 гл. 15].
Режим рабочего времени устанавливается правилами внутреннего трудового распорядка в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права.
Нормальная продолжительность рабочего времени не может превышать 40 часов в неделю. Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает случаи, когда на законных основаниях для работников продолжительность рабочей недели может быть меньше, чем 40 часов. Существует два соответствующих термина:
— сокращенная продолжительность рабочего времени (для работников в возрасте до шестнадцати лет, от шестнадцати до восемнадцати лет, являющихся инвалидами I или II группы, занятых на работе с вредными и (или) опасными условиями труда) [4, ст. 92 гл. 15].
— неполное рабочее время (по просьбе беременной женщины; одного из родителей, имеющего ребенка в возрасте до четырнадцати лет; лица, осуществляющего уход за больным членом семьи) [4, ст. 93 гл. 15].
Работа за пределами нормальной продолжительности рабочего времени может производиться по инициативе работника (совместительство) и/или по инициативе работодателя (сверхурочная работа или работа в выходной день) с письменного согласия сотрудника.
Начисление заработной платы за текущий месяц осуществляется на основании табелей учета рабочего времени по форме № Т-12 (Приложение 17), формируемых руководителями структурных подразделений, входящих в состав ОАО «Тульский молочный комбинат». Табеля представляются начальнику отдела кадров.
Одновременно с табелем необходимо представить также справку о начислении премии (Приложение 18) и докладные записки на работу в сверхурочное время, выходные дни, на доплаты.
Начальник отдела кадров осуществляет контроль за правильностью составления табеля и докладных записок в части правильного отражения перевода сотрудников из отдела в отдел, отражения отпусков и больничных листов. Далее завизированные табеля, справки и докладные передаются ведущему экономисту по труду, основная функция которого – контроль за фактически отработанным временем. При необходимости экономист может обратиться на контрольно-пропускной пункт или воспользоваться системой видеофиксации для подтверждения времени прихода сотрудника на территорию предприятия и выхода за проходные. В функции ведущего экономиста по труду входит формирование приказов на оплату работы в сверхурочное время и выходные дни.
Далее документы передаются на подпись главному инженеру. После визирования табель направляется в расчетный отдел. Справка на премию и докладные передаются на подпись генеральному директору, который рассматривает и визирует справки и приказы. Ведущий экономист по труду формирует комплект документов для передачи их в расчетный отдел.
С помощью используемой на предприятии бухгалтерской программы расчетный отдел начисляет заработную плату и производит удержания из нее. Сведения о начислениях и выплатах заработной платы работникам отражаются в их расчетных листках (Приложение 19).
По итогам расчета информация о начислениях и удержаниях передается по каналам связи в бухгалтерию для контроля разноски по счетам бухгалтерского учета и в отдел прогнозирования экономического и социального развития для подтверждения правильности исчисленных сумм.
После подтверждения правильности расчета заработной платы и разноски по бухгалтерским счетам расчетным отделом формируются платежные ведомости по форме № Т-53 (Приложение 20), которые передаются в кассу для последующей выдачи заработной платы.
Для учета и регистрации платежных ведомостей по произведенным выплатам работникам организации используется журнал регистрации платежных ведомостей по форме № Т-53а (Приложение 21), который ведется бухгалтером расчетного отдела.
На ОАО «Тульский молочный комбинат» заработная плата перечисляется также на пластиковые карты и на расчетные счета работников в банках. На такие платежи делаются дополнительные реестры.