Змішаний тип структури відділу постачання - найбільш раціональний метод будови, який сприяє підвищенню відповідальності працівників, поліпшенню МТЗ виробництва. Планове бюро (група) виконує функції по аналізу навколишнього середовища і ринковим дослідженням, визначенню потреби в матеріальних ресурсах, розробці плану забезпечення підприємства і його підрозділів матеріально-технічними ресурсами (входить до складу бізнес-плану підприємства), оптимізації ринкової поведінки за найбільш вигідним забезпеченням, формуванню нормативної бази, розробці планів постачання і аналізу їх виконання, контролю за виконанням постачальниками договірних зобов'язань.
Планування матеріально-технічного забезпечення великою мірою зумовлює ритмічну роботу підприємства з випуску продукції в заданій номенклатурі та асортименті. Тому на підприємстві, яке ревізується, необхідно встановити:
а) питому вагу матеріальних ресурсів згідно з укладеними договорами по прямих господарських зв'язках;
б) питому вагу придбаних матеріальних ресурсів на фондовій біржі. Наступним кроком ревізора є перевірка правильності та своєчасності укладення договорів, стану оперативного обліку і контролю за їх виконанням. Ревізор також виясняє, які заходи вживались до постачальників, котрі не виконують своїх договірних зобов'язань.
Для перевірки виконання договірних зобов'язань ревізор перевіряє:
- наявність наказу по розмежуванню функцій між підрозділами та службою підприємства, які пов'язані з заготівлею матеріалів;
-порядок і строки надходження документації, що пов'язана з укладенням договорів;
- порядок оформлення, реєстрації та зберігання договору. Перевіряючи виконання плану обсягу поставок матеріальних ресурсів, потрібно розмежувати товарно-матеріальні цінності, придбані за договорами, і товарно-матеріальні цінності, придбані на товарно-фондовій біржі. Ревізор вибірково здійснює перевірку правильності визначення планової потреби матеріальних ресурсів. Така потреба визначається за формулою Романів // Ревізія і контроль -: Ревізія матеріально-технічного забезпечення.:
Я = Я1 + Я2 + ЯЗ + 32-31,
де Я -- планова потреба в матеріальних ресурсах за звітний період;
Я1 -- потреба в матеріальних ресурсах на виробництво продукції;
Я2 -- потреба в матеріальних ресурсах на дослідні роботи;
ЯЗ -- потреба в матеріальних ресурсах на ремонт основних засобів тощо;
32 -- потреба в матеріальних ресурсах на створення нормативу запасів на кінець року;
31 -- запаси на початок року.
Виявивши факти завищення потреби, купівлі зайвих матеріальна цінностей, ревізор визначає суму придбаних матеріальних цінностей, і кількість, час придбання тощо.
Товарне бюро (група) виконує комплекс планово-оперативних функцій по забезпеченню виробництва конкретними видами матеріальних ресурсів: плануванню, обліку, завезенню, зберіганню і відпустці матеріалу у виробництво, тобто регулює роботу матеріальних складів.
Диспетчерське бюро (група) виконує оперативне регулювання і контроль за виконанням плану постачання підприємства і цехів сировиною і матеріалами, усуває неполадки, що виникають в ході постачання виробництва, контролює і регулює хід постачань матеріалів на підприємство. Відділи (бюро, групи) зовнішньої кооперації забезпечують виробництво напівфабрикатами (заготовками, деталями, вузлами). Вони також можуть будуватися за функціональною або товарною ознакою Кожекін Р. Я., Синиця Л. М. // "Організація виробництва", // Мінськ: ІП Екоперспектива", - 1998..
На підприємствах машинобудування служба постачання крім відділу МТС включає і відділ зовнішньої кооперації (чи бюро, групу), що може входити до складу ОМТС.
Відділи (бюро, групи) зовнішньої кооперації забезпечують виробництво напівфабрикатами (заготівлями, деталями, вузлами). Вони також можуть будуватися по функціональній чи товарній ознаці.
Для здійснення технічного переозброєння і реконструкції виробництва підприємство створює відділи устаткування, що звичайно входять до складу капітального будівництва.
Особливістю цього типу структури є те, що підрозділу мають свої служби постачання з функціями по плануванню й оперативному регулюванню постачання виробничих цехів і ділянок матеріальними ресурсами, а також по контролі за їхнім виконанням.
Формування нормативної бази, прогнозування і розробка планів МТС, установлення господарських зв'язків і координація роботи служб постачання, що входять у підприємство, сконцентровані на базі служби постачання підприємства. Взаємодія підрозділів служби постачання підприємства здійснюється на основі функціональних зв'язків, а не адміністративного підпорядкування.
Основними показниками матеріально-технічного забезпечення являються:
- Визначення рівня забезпеченості підприємства матеріальними ресурсами за зазначений період часу;
- Виявлення над нормативних або дефіцитних видів матеріальних цінностей;
- Визначення долі транспортно-заготівельних (у тому числі і різниці в цінах) витрат у загальних затратах при надбанні матеріальних цінностей;
- Розрахунки показників раціонального використання матеріалів у виробничому процесі;
- Установлення розмірів втрат внаслідок вимушених замін одних матеріалів іншими тощо;
Крім того, обчислюються різні (планові, нормативні, фактичні) коефіцієнти використання матеріалів у виробництві, їх доля витрат у собівартості готової продукції тощо.
Отже, оскільки безперебійне постачання підприємства матеріальними ресурсами - це обов'язкова умова його ефективної і ритмічної роботи, план матеріально-технічного забезпечення підприємства здійснюється в такій послідовності:
- Підготовча робота (забезпечення бланками-формами, інструктаж тощо);
- Визначення джерела забезпечення потреби в матеріалах;
- Розрахунок потреби в матеріальних ресурсах;
- Розробка норм виробничих запасів.
2.2 Планування потреби в матеріальних ресурсах
Теоретично планування потреби в сировині та матеріальних ресурсах можна представити у вигляді схематичного ділення на 5, в основному не пов'язаних один з одним, елементів:
Прогнозування попиту;
Планування виробництва;
Планування фізичного розподілу продукції;
Планування постачання:
Система оцінок результатів функціонування системи МТЗ. Сюди ж відносяться дві підсистеми :
1) обліку і контролю виконання замовлень, що поступають від клієнтів;
2) обліку і контролю виконання замовлень фірми її постачальниками.
Прогнозування попиту. На цьому етапі проводиться аналіз ретроспективи попиту, спираючись на облік і аналіз замовлень, отриманих фірмою раніше. При цьому слід паралельно провести два види робіт: встановити відмінності в типах продукції і, можливо, споживачів, а також вибрати зі всієї широкої гамми існуючих методів прогнозування ті, які можуть бути використані в конкретних умовах. Третій етап зводиться до тестування і відбору відповідних методів складання прогнозу з урахуванням отриманих знань про ретроспективу попиту і про типи товарів. Тут також проводиться зіставлення отриманих результатів з реальним попитом, зафіксованим протягом даного періоду.
Планування виробництва. Фахівці в області автоматизації управління виробництвом пропонують підхід, який вписується в схему "планування - виконання - контроль". Суть його полягає в тому, що система готує плани, виконання яких покладається на різні служби: службу закупівель, службу виробництва, службу устаткування і т.п. Потім реальні показники порівнюються з плановими для виявлення і ліквідації розбіжностей. Цей метод ґрунтується на двох основних принципах:
- Управління здійснюється на основі запланованих показників
- В управлінні враховується взаємозалежність складових одного і того ж готового виробу.
Планування фізичного розподілу продукції (або МТЗ збуту). Під системою МТЗ збуту слід розуміти мережу одиниць, що проводять послуги, діяльність яких направлена на задоволення торгового попиту при заданому рівні витрат і якості товарів. Ця діяльність здійснюється в рамках системи оперативного планування, пов'язаної з виробництвом товарів і з матеріальним постачанням.
Перш за все, на основі даних, отриманих при прогнозуванні попиту і в ході обліку замовлень, розробляється загальний план МТЗ збуту. При цьому встановлюється об'єм наявних ресурсів у зовнішніх і внутрішніх постачальників. Отримані цифри дозволяють переконатися в тому, що рух матеріальних потоків в належному об'ємі дійсно може бути забезпечений в ході даного періоду.
Наступний етап процесу - розробка програм руху потоків виробів по всій розподільній мережі, від виробничих одиниць до центрів кінцевого продажу, навіть до клієнтів. Ця стадія зв'язана з визначенням потреб в складуванні . Тут же враховуються потреби в транспортних засобах.
На цій стадії складається програма масового пересування товарів, а потім оптимізуються масштаби складських приміщень і їх географічне розміщення. Календарний графік підготовки товарів до відвантаження і постачань споживачеві може бути розроблений на підставі робочих програм, вживаних регіональними центрами реалізації.
Планування транспортних операцій сприяє скороченню їх витрат при одночасній підтримці заданого рівня послуги. Це досягається завдяки наступним заходам:
- Оптимальний розподіл перевезень по різних типах і видах руху товару, відбір найбільш кваліфікованих перевізників; - оптимізація структури парку транспортних засобів, контроль над їх використанням і змістом;
- Розробка маршрутів, що дозволяють максимально повно використовувати транспортні засоби і робочий час згідно чинного соціального законодавства;