Крім грошових коштів на поточних рахунках у банках, реєстраційних та спеціальних реєстраційних рахунках в органах Державного казначейства України та в касі, бюджетні установи можуть мати інші грошові кошти, до яких зараховують: кошти в акредитивах, у чекових книжках, в оплачених талонах на бензин, мазут, харчування і т. ін., оплачених путівках у будинки відпочинку, санаторії, турбази, у повідомленнях на поштові перекат, у митних марках, у бланках трудових книжок і вкладишах до них, у векселях одержаних та в інших грошових документах, у тому числі прийнятих на тимчасове зберігання від хворих (у лікарнях, санаторіях тощо). Перелічені цінності зберігаються, як правило, у касі установи.
Приймання в касу та видача з каси грошових, документів оформляється відповідними касовими ордерами, на яких ставиться штамп «фондовий» або робиться такий же напис від руки червоним чорнилом. Облік цих операцій ведеться окремо від грошових коштів у готівці. Реєстрація фондових касових ордерів також ведеться окремо. Аналітичний облік грошових документів ведеться на спеціальних картках за їх видами або у книзі розрахунків (контокорентної форми). Облік бланків трудових книжок ведеться в спеціальній прибутково-видатковій книзі обліку бланків трудових книжок і вкладишів до них.
Для синтетичного обліку інших грошових коштів планом рахунків бюджетних установ передбачені рахунки 33 «Інші кошти» та 34 «Короткострокові векселі одержані».
Рахунок 33 має чотири субрахунки:
331«Грошові документи в національній валюті»,
332«Грошові документи в іноземній валюті»,
333«Грошові кошти в дорозі в національній валюті»,
334«Грошові кошти в дорозі в іноземній валюті».
На субрахунках 331 і 332 обліковують грошові документи, що належать установі (відповідно у національній та іноземній валютах). Розглянемо порядок використання цих субрахунків для відображення деяких операцій з грошовими документами.
Акредитивом називають грошове зобов'язання банку, яке оформляється па підставі доручення його клієнта на користь клієнта іншого іногороднього банку. Відкриттю акредитива передує подання в установу банку заяви на відкриття акредитива, якою клієнт доручає своєму банку провести платіж за місцем знаходження постачальника на певних умовах (при пред'явленні певних документів, що підтверджують виконання зобов'язання постачання). Зазначена форма розрахунків застосовується, як правило, з мстою гарантування платежів постачальнику, а тому попередньо передбачається у контракті. Для платника ця форма не вигідна, бо відволікає на певний час гроші з його обігу і, як кожна попередня оплата, у бюджетних установах застосовується порівняно рідко, головним чином для розрахунків з іноземними постачальниками.
Операції з акредитивами оформляються такими обліковими записами:
1. Виставлено акредитив для розрахунків з іногороднім постачальником
Дт субрах. 331, 332
Кт субрах. 311,313,314, 318,321,323, 324.
2. Оплачено за рахунок виставленого акредитива постачальнику за матеріали, обладнання тощо
Дт субрах. 675 Кт субрах. 331,332.
3. Повернувся на рахунок установи не використаний акредитив (цілком або частково)
Дт субрах. 3Н, 313, 314, 318, 321, 323, 324
Кт субрах. 331, 332.
Під коштами в грошових чеках розуміють лімітовані грошові книжки, які бюджетна установа може використовувати для безготівкових розрахунків чеками за товари та послуги. Для одержання чекової книжки установа подає заяву банкові і перераховує певну суму (ліміт), яка депонується банком па спеціальному рахунку. Чек заповнюють від руки або з використанням технічних засобів. У чеках не допускають виправлення та використання факсиміле замість підпису. Накорінці чека вказують залишок невикористаного ліміту. Обмін чека на готівку та отримання здачі із суми чека готівкою юридичними особами не дозволяється. Постачальник отриманий чек здає у свій банк разом з реєстром чеків, а подальші розрахунки виконуються банками. При надходженні чека до банку-емітента останній списує суму чека з депонованої установою суми і повідомляє про це клієнта-чекодавця. Термін дії чекової книжки о лип рік. Невикористані кошти з лімітованої чекової книжки зараховуються на поточні або реєстраційні рахунки, а в обліку — на поновлення касових видатків установи.
У бухгалтерському обліку операції з лімітованими чеками оформлюються аналогічно операціям з акредитивами з урахуванням того, що останні видаються лише в національній валюті і застосовуються бюджетними установами досить рідко.
Надходження в касу талонів на пальне, поштових марок, марок держмита, путівок та інших грошових документів відображається таким записом:
Дт субрах. 331
Кт субрах. 301, 311, 321, 362, 364.
Талони на пальне видаються під звіт за розпорядженням керівника установи і оформляються записом:
Дт субрах. 362
Кт субрах. 331,
а на підставі дорожніх (шляхових) листів, одержаних від підзвітних осіб-водіїв, складають два проведення:
1) на отримане пальне (використані талони)
Дт субрах. 235
Кт субрах. 362,
2) на витрачене пальне
Дтсубрах.801, 802, 811
Кт субрах. 235.
Операції із санаторно-курортними путівками, придбаними в інших закладах (установах), відображаються такими записами:
1) Одержана путівка від санаторно-курортної установи
—сума вартості без ПДВ:
Дт субрах. 331
Кт субрах. 364,
—на суму ПДВ:
Дт субрах. 641
Кт субрах. 364.
2) Видана санаторно-курортна путівка з частковою (повною) оплатою її вартості готівкою
—на вартість без ПДВ:
Дт субрах . 301
Кт субрах. 331,
—на суму ПДВ:
Дт субрах. 301
Кт субрах. 641.
3) Списання річниці у вартості путівки, реалізованої з пільгами
Дт субрах. 812
Кт субрах. 331.
Аналогічно оформляють операції з іншими грошовими документами.
На субрахунках 333 і 334 обліковують кошти, перераховані на поточний або реєстраційний рахунки в останній день місяця (або відправлені поштовим переказом) і які будуть зараховані на ці рахунки тільки в перших числах наступного місяця:
1) перерахування грошей
Дт субрах. 333
Кт субрах, 301,
2) зарахування на поточний, реєстраційний, спеціальний реєстраційний рахунок
Дт субрах. 311,313, 321,323
Кт субрах. 333.
Для обліку векселів — письмового боргового зобов'язання встановленої форми, що дає право його власнику через певний строк вимагати відповідну суму у боржника,-- призначено синтетичний рахунок 34 «Короткострокові векселі одержані» з розподілом на субрахунки:
341«Векселі, одержані в національній валюті»,
342«Векселі, одержані в іноземній валюті».
Це рахунок активний, тобто за дебетом фіксують операції ч отримання векселів, а за кредитом — з їх погашення:
1) отримано вексель від боржника
Дт субрах. 341, 342
Кт субрах. 364,
2} погашено короткостроковий вексель боржником
Дт субрах. 313, 318, 323
Кт субрах. 341,342.
Аналітичний облік векселів одержаних ведеться окремо за кожним векселем у спеціальній відомості.
Операції з грошовими документами оформляються меморіальними ордерами т, ф. № 271, яким надаються чергові номери, починаючи з 16.
Такі основні положення обліку фінансування та руху грошових коштів бюджетних установ.
В сучасному ритмі життя при постійному дефіциті часу в бізнесі основним напрямком удосконалення обліку руху грошових коштів в національній валюті в умовах використання інформаційних технологій є запровадження системи "Клієнт-Банк", яка дозволяє:
- одержувати виписки по рахунках;
- контролювати стан рахунків і платіжних документів;
- готувати та відправляти нові платіжні документи, використовуючи надійні алгоритми цифрового підпису та шифрування;
- отримувати повідомлення з Банку;
- друкувати платіжні документи;
- і т.д.
Під'єднавшись до системи "Клієнт-Банк" є можливість оцінити всю оперативність і зручність використання дистанційного банкінгу.
За допомогою опцій "Входящие приходные", "Входящие расходные", "Исходящие расходные" можна переглянути рух коштів на рахунках за будь-який період, ввести платіжні документи, змінити статус введених документів, переглянути залишки на рахунках, надрукувати реєстр документів у будь-якому розрізі, надрукувати виписку руху коштів за будь-який період.
За допомогою опції "Входящие приходные" на екрані можна переглянути всі платежі, що надійшли на рахунок.
Для того щоб здійснити зі свого поточного рахунка черговий платіж, користувачеві "Клієнт-Банку" треба увійти у пункт меню "Документы/Добавить". У цьому разі на екрані комп'ютера з'явиться документ, який за своїм виглядом мало чим відрізняється від стандартного платіжного доручення.
Окремі поля платіжного електронного документа можуть бути автоматично заповнені з бази шаблонів періодичних платежів. Це значно скорочує час на підготовку платіжного електронного документа.
Після підготовки на платіжний документ ставлять електронні підписи директора і головного бухгалтера і відправляють у банк засобами електронного зв'язку після виконання функції меню "ОК".
Основним джерелом коштів управління праці є державний бюджет, який об’єднує низку самостійних бюджетів.
Управління праці безпосередньо фінансується з державного або місцевого бюджетів[8, с.74].
Бюджетне фінансування являє собою виділення коштів з бюджету (державного або місцевого) в розпорядження керівників установ та організацій на здійснення витрат, передбачених бюджетом.
Фінансування – це джерело покриття видатків бюджетних установ у вигляді коштів, одержаних з бюджету в межах затверджених асигнувань, тобто в межах планових сум, передбачених кошторисом, які одержуються з бюджету.