Выделяют ряд особенностей, влияющих на организацию автоматизированной обработки.
1) ЭИ специфична по форме представления. Она непременно отражается на материальных носителях в виде первичных и сводных документов, для повышения достоверности передача и обработка ведется лишь юридически оформленной информации, то есть при наличии подписи на традиционных или электронных документах (требует специальных средств и организационных мероприятий).
2) ЭИ объемна. Качественное управление экономическими процессами невозможно без детальной информации о них. Совершенствование управления, возрастание объемов производства в материальной и нематериальной сферах сопровождается увеличением информационных потоков (требует возрастающей производительности средств обработки и каналов связи).
3) ЭИ циклична. Для большинства производственных и хозяйственных процессов характерна повторяемость составляющих их стадий и информации, отражающей эти процессы (однажды созданные программы обработки информации могут многократно использоваться и тиражироваться).
4) ЭИ отражает результаты производственно-хозяйственной деятельности с помощью системы натуральных и стоимостных показателей. При этом используются количественные величины (их удобно обрабатывать).
5) ЭИ специфична по способам обработки. В процессе обработки преобладают арифметические и логические (например, сортировка или отбор) операции, а результаты представляются в виде текстовых документов, таблиц, диаграмм и графиков (дает возможность ограничиться определенным кругом проблемно ориентированных программных средств).
Наиболее важными требованиями, предъявляемыми к экономической информации, являются: корректность, полезность, оперативность, точность, достоверность, достаточность.
Корректность информации обеспечивает ее однозначное восприятие всеми потребителями.
Ценность (или полезность) информации проявляется в том случае, если она способствует достижению стоящей перед потребителем цели. Ценность информации - это свойство относительное: одна и та же информация имеет разную ценность для разных потребителей. С течением времени ценность информации уменьшается - она стареет. Однако старит информацию не само время, а появление новой, которая уточняет и дополняет ее, дает новое сочетание сведений.
Оперативность отражает актуальность информации для необходимых расчетов и принятия решений в изменившихся условиях.
Точность определяет допустимый уровень искажения как исходной, так и результатной информации, при котором сохраняется эффективность функционирования системы.
Достоверность определяется свойством информации отражать реально существующие объекты с необходимой точностью.
Достаточность (полнота) информации означает, что она содержит минимально необходимый объем сведений для принятия правильного решения. Не полная информация (недостаточная для принятия правильного решения) снижает эффективность принимаемых пользователем решений. Избыточность обычно снижает оперативность и затрудняет принятие решения, но зато делает информацию более устойчивой.
Экономическая информационная система (ЭИС) - система, предназначенная для хранения, поиска и выдачи экономической информации по запросам пользователей. С помощью ЭИС, к сожалению, может перерабатываться далеко не вся информация, используемая для управления объектом, поскольку на любом предприятии циркулируют огромные информационные потоки, играющие важную роль в принятии решений, но обработка которых с помощью компьютеров невозможна. Доля информации, обрабатываемой в ЭИС, для различных уровней управления колеблется по отношению к общему объему от 10 до 20%. В процессе управления принимаются решения трех категорий: стратегические, тактические и оперативные. В соответствии с этой классификацией управленческий аппарат обычно имеет трехуровневую иерархию: высший, средний и оперативный уровни.
Высший уровень (высшее руководство) определяет цели управления, внешнюю политику, материальные, финансовые и трудовые ресурсы, разрабатывает долгосрочные планы и стратегию их выполнения. В его компетенцию входят анализ рынка, конкуренции, конъюнктуры и поиск альтернативных стратегий развития предприятия на случай выявления угрожающих тенденций в сфере его интересов.
На среднем уровне основное внимание сосредоточено на составлении тактических планов, контроле за их выполнением, слежении за ресурсами и разработке управляющих директив для вывода предприятия на требуемый планами уровень.
На оперативном уровне происходит реализация планов и составляются отчеты о ходе их выполнения. Руководство здесь состоит, как правило, из работников, обеспечивающих управление цехами, участками, сменами, отделами, службами. Основная задача оперативного управления заключается в согласовании всех элементов производственного процесса во времени и пространстве с необходимой степенью его детализации.
На каждом из уровней выполняются работы, в комплексе обеспечивающие управление. Эти работы принято называть функциями. В зависимости от целей можно выделить функции различной степени общности. Типичными являются следующие функции: планирование, учет, анализ и регулирование. Рассмотрим их содержание.
Планирование — функция, посредством которой в идеальной форме реализуется цель управления. Планирование занимает значительное место в деятельности высшего руководства, меньшее - на среднем и минимальное - на оперативном уровне. Планирование на высшем уровне управления касается будущих проблем и ориентировано на длительный срок. На среднем уровне планирование осуществляется на более короткий срок, при этом план высшего уровня управления детализируется. Показатели на этом уровне более точные. Оперативное управление предполагает самую детальную проработку плана.
Учет - функция, направленная на получение информации о ходе работы предприятия. Учет в основном осуществляется на оперативном и среднем уровнях управления. На высшем уровне управления учет отсутствует, однако на его основе в полной мере выполняются анализ результатов производства и регулирование его ходом.
Анализ и регулирование - сопоставление фактических показателей с нормативными (директивными, плановыми), определение отклонений, выходящих за пределы допустимых параметров, установление причин отклонений, выявление резервов, нахождение путей исправления создавшейся ситуации и принятие решения по выводу объекта управления на плановую траекторию. Действенным инструментом для выявления причин отклонений является факторный анализ, а для поиска путей выхода из создавшейся ситуации - экспертные системы.
Первоначально большинство ЭИС обеспечивали лишь оперативный уровень управления: обработку счетов, учет товаров и материалов, расчет заработной платы, обработку заказов и др. Впоследствии стали системы, обеспечивающие выполнение расчетов на среднем уровне: расчеты квартальных, месячных и годовых планов выпуска продукции, составление планов сбыта продукции и т.д.
Современные ЭИС способны предоставлять и обрабатывать информацию для всех уровней управления. Особенный интерес для высшего уровня управления представляют экспертные системы, способные обрабатывать ориентировочную информацию и на этой базе разрабатывать прогнозные планы.
Обилие и разнообразие экономических систем порождают большое разнообразие ЭИС: ведь, отражая систему управления, ЭИС таким образом впитывает в себя особенности структуры управления, схемы декомпозиции управленческих целей, предметных технологий.
В связи с большим количеством функциональных особенностей для ЭИС может быть выделено множество различных классификационных признаков. Так, в соответствии с уровнем применения и административным делением можно различать ЭИС предприятия, района, области и государства.
В экономике с учетом сферы применения выделяются:
— банковские информационные системы;
— информационные системы фондового рынка;
— страховые информационные системы;
— налоговые информационные системы;
— информационные системы промышленных предприятий и организаций (особое место по значимости и распространенности в них занимают бухгалтерские информационные системы);
— статистические информационные системы и др.
обеспечения.
В настоящее время широкое распространение получила концепция распределенных автоматизированных систем управления, направленных на локальную обработку информации. Это позволяет организовать разделение труда управленческого персонала и автоматизировать выполнение им своих функций. Для реализации данной идеи необходимо создание для каждого уровня управления и каждой предметной области АРМ на базе персональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ).
Автоматизированное рабочее место (АРМ) – комплекс средств вычислительной техники и программного обеспечения, располагающийся непосредственно на рабочем месте сотрудника и предназначенный для автоматизации его работы в рамках специальности.
Рассмотрим структуру автоматизированного рабочего места и связи между его составными частями. АРМ состоит из технических и программных средств вычислительной техники, а также необходимой методической документации, позволяющей пользователю эффективно взаимодействовать с данными средствами.