Учет денежных поступлений осуществляется отделом сбыта ежедневно, и заносится в компьютерную базу данных с указанием названия организации плательщика, суммы и даты поступления денежных средств на расчетный счет завода. Компьютерная распечатка поступления денежных средств (Приложение Д) подается ежедневно директору по маркетингу и сбыту.
Ежедневно отделом сбыта готовятся справки по остаткам готовой продукции на складе завода (Приложение Е Приложение Ж). Справки предназначены для оперативного управления отгрузкой, реализацией, и производством продукции завода и предоставляются начальникам ОП, ОС, ОПАМиВС, директору по маркетингу и сбыту, директору по продажам и поставкам. На основании данной справки еженедельно отдел продаж готовит справку для ОАО "ТФК КАМАЗ" по остаткам готовой автотехники на заводе (Приложение З).
В целях изучения и формирования спроса на продукцию завода, на основе данных маркетинговых исследований, ОП, ОС, ОПАМиВС осуществляется рассылка коммерческих предложений. Коммерческие предложения готовятся в произвольной форме в виде письма или телеграммы и рассылаются потенциальным покупателям по почте, телеграфу, электронной почте, факсу, и, кроме того, практикуются устные телефонные переговоры.
Обзор рынка.
Под обзором рынка понимается сбор, сведение в систему и анализ числовых показателей, касающихся рынка и продаж. Благодаря этому становится ясной ситуация со сбытовой деятельностью в прошлом и выявляются сложившиеся на рынке тенденции и проблемы. В качестве цели ставится разработка сбытовой политики на предстоящий период.
Бюро маркетинга готовит обзор и предоставляет начальникам ОП, ОС, ОПАМиВС, ПЭО, директору по маркетингу и сбыту, директору по продажам и поставкам. На основании данного обзора готовятся предложения по определению оптимальной цены на продукцию завода, также обзор используется при проведении анализа рыночных цен и проведении маркетинговых исследований.
Подготовка прайс – листа.
Прайс-лист на продукцию завода (Приложение И) готовится бюро маркетинга совместно с планово – экономическим отделом ежемесячно, с учетом анализа рыночных цен, расчетно - минимальных затрат и на основании протокола согласования цен на автотехнику и прицепную технику с ОАО "ТФК КАМАЗ". Прайс – лист подписывается зам. директора по маркетингу и внешним связям, согласовывается начальником планово – экономического отдела и утверждается генеральным директором.
Подготовка решения по скидкам.
В целях стимулирования спроса на продукцию завода и увеличения объемов реализации бюро маркетинга ежемесячно готовится "Решение по скидкам" (Приложение К). Решение по скидкам на продукцию завода готовится на основании анализа рыночных цен, анализа объемов продаж (спроса) и шкалы скидок, существующей на ОАО "ТФК КАМАЗ".
Важным инструментом в решении задач стоящих перед управлением сбыта является организация работы дилерской и агентской сети, т.к. дилеры и агенты связаны с заводом определенными обязательствами в рамках дилерского (агентского) соглашения. Выполнение условий дилерских и агентских соглашений обеспечивает отдел продаж.
Дилерское соглашение (Приложение Л) заключается с юридическими лицами, на основании анализа документов представленным кандидатом на завод согласно установленного перечня (Приложение М), сроком до 1 года.
Агентское соглашение заключается как с юридическими, так и с физическими лицами на срок до 1 года (Приложение Н). Вознаграждение по агентскому соглашению заложено в цене реализуемой заводом агенту продукции.
Ежемесячно отделом продаж подводятся итоги работы дилеров и готовится соответствующая справка (за месяц и нарастающим итогом) (Приложение О), которая предоставляется директору по маркетингу и сбыту. По истечении срока дилерского (агентского) соглашения руководством завода по итогам работы дилера (агента) принимается решение о продлении соглашения.
В свою очередь завод является дилером ОАО "КАМАЗ". Выполнение условий дилерского соглашения с ОАО "КАМАЗ" и подготовку дилерского отчета осуществляет отдел продаж.
Подготовка портфеля заказов, управление ассортиментом.
Ежемесячно, в срок до 20 числа, бюро маркетинга готовит и предоставляет в производственно – диспетчерский отдел завода план продаж (Приложение П). Справка готовится на основе наработок по реализации отделов дирекции по продажам и поставкам, а также заявок ОАО "КАМАЗ", ОМТС, ОСМ, ОВК, ОГК и др. служб завода.
Одна из задач, стоящих перед отделами дирекции маркетинга и сбыта (ОП, ОС и ОПАМиВС) - реализация продукции, производимой заводом.
Работа по реализации продукции завода состоит из следующих этапов:
- поиск покупателей, ведение предварительных переговоров;
- оформление контракта (договора);
- оформление документов на отпуск оплаченной продукции, таможенное оформление.
Работа по поиску покупателя, состоит из следующих этапов:
Определяется круг потенциальных покупателей (регионы, отрасли, конкретные предприятия) на основе данных маркетинговых исследований.
Готовится коммерческое предложение в форме письма (телеграммы) которое содержит основные технические характеристики предлагаемой продукции, цену, сроки и условия оплаты и поставки.
Рассылка коммерческого предложения производится письмом, телеграммой, по сети "Internet", по факсу, а также путем устной передачи по телефону.
В случае положительной реакции какого-либо потенциального потребителя проводятся предварительные телефонные переговоры и обмен письмами (телеграммами) в которых уточняются основные моменты предстоящей сделки.
Оформление контракта (договора) проводится в соответствии с СТП 37.172.1.160.
Оформление документов на отпуск оплаченной продукции, таможенное оформление осуществляются в соответствии с СТП 37.172.1.035 и СТП 37.172.1.061.
Оформленный контракт (договор) регистрируется в журналах регистрации договоров (Приложение Р):
- ОАО ТД "НефАЗ" – в отделе продаж;
Для ускорения оборачиваемости запасов продолжается работа по направлениям:
- Обеспечение жесткого нормирования запасов по подразделениям в разрезе видов материальных ресурсов;
- Выявление залежалых ТМЦ, находящимися на складах без движения более 1 года пришедших в негодность или подлежащих реализации запасов при проведении ежеквартальных инвентаризаций (контроль осуществляет центральная инвентаризационная комиссия ОАО «НефАЗ»);
- Утверждение для подразделений задания по реализации неликвидов и еженедельный контроль над выполнением;
- Предварительный и последующий контроль со стороны юридической и экономических служб за проектами договоров;
- Синхронизация поставок ТМЦ на производство.
- Ежемесячный анализ объемов запасов и скорости их оборота, оценка деятельности ответственных работников.
Результатом этих мероприятий ускорение оборачиваемости запасов. На 01.09.2004 года длительность оборота запасов составляла 88 дней, а на 01.09.2005 г. – 83 дня.
Таблица №1- Состояние запасов (тыс. руб.)
| Наименование видов запасов | Код стр.баланса | Остатки на: | Изменения | |
| 01.01.2002 г. | 31.08.2002 г. | |||
| Всего запасов | 210 | 487 753 | 455 148 | - 32 605 |
| в том числе: | ||||
| -сырье и материалы | 211 | 402 864 | 304 697 | -98 167 |
| -затраты в незавершённом производстве | 213 | 43 344 | 40 947 | -2 397 |
| -готовая продукция и товары для перепродажи | 214 | 37 082 | 88 139 | +51 057 |
| -товары отгруженные | 215 | 0 | 0 | 0 |
| -прочие | 217 | 4 463 | 21 365 | +16 902 |
В ОАО «НефАЗ» разработан и введен в действие стандарт предприятия СТП 37.172.1.067-2001 «СМК. Сырье, материалы, полуфабрикаты и комплектующие изделия. Выбор поставщиков». Для улучшения качества поставляемых материалов, снижения себестоимости выпускаемой продукции и урегулирования процесса закупок выбор поставщиков ведется с учетом следующих критериев:
- стратегическое значение поставщика;
- соответствие продукции установленным стандартам;
- приоритетность закупок у заводов-изготовителей, минуя посредников;
- приемлемость цены, условия оплаты, готовность к возмещению потерь от брака;
- соблюдение договорных обязательств;
- место размещения предприятия, транспортные условия.
При поступлении на завод ТМЦ, металлы и комплектующие изделия проходят входной контроль в соответствии с СТП 37.172.1.033-2001 «СМК. Входной контроль материалов и комплектующих изделий». В случаях возникновения спорных вопросов по применению того или иного материала составляются карты разрешения на использование ТМЦ с незначительными отклонениями.
Для обеспечения высокого качества материалов и комплектующих планируется стимулировать поставщиков, обеспечивающих соответственное качество продукции, путем закупки у них большего объема сырья, материалов на производственную программу, за счет уменьшения закупок у поставщиков, проявивших недобросовестность.
Таблица №2 - Поставка материалов для выполнения производственной программы из следующих регионов страны
| Регион | Наименование предприятия | Материалы |
| Свердловская обл. г. Первоуральск | ЗАО ТО «Первоуральсктрубосталь» | Трубы |
| Калужская обл., г. Малоярославец | ООО «Агрисовгаз» | Профильные трубы |
| Московская обл., г. Видное | ООО «Русалюмстрой» | Алюминиевый профиль |
| Челябинская обл., г. Магнитогорск | ЗАО «МагЧерМет» | Листовой прокат |
| Удмуртия, г. Ижевск | ОАО «Ижсталь» | Сорт. прокат, метизы |
| Башкортостан, г. Белебей | ОАО «Автонормаль» | Метизы |
| г. Киржач, пос. Красный Октябрь | З-д «Автосвет» | Электроосв. аппаратура |
| г. Наб. Челны | ТФК КАМАЗ | Литье |
| Пермская обл., Чусовой | Чусовской металлургический з-д | Рессоры |
| г. Заинск | ОАО «КАМАЗ-Автоагрегат» | Кран управления, рычаги |
| г. Москва | ООО «Хелмос» | ЛКМ |
| Башкортостан, г. Салават | ОАО «Салаватнефтеоргсинтез» | Сольвент, ЛКМ |
| г. Ниж. Новгород | «Оргсинтез» | РТИ |
| Башкортостан, г. Салават | ООО «ТПК-Интеграл» | ЛКМ |
| г. Ярославль | ОАО «ЯрНИИ ЛПК» | ЛКМ |
| г. Уфа | ООО «Нугуш» | Строительные материалы |
| г. Нефтекамск | НЗНО | Кислород |
| г. Уфа | УЗЭМИК | РТИ |
| г. Уфа | ООО «Ансар» | РТИ |
| г. Владимир | ОАО НВП «Владипур» | РТИ |
| Белоруссия, г. Борисов | З-д РТИ | Профиля резиновые |
| г. Асбест | АО «Асбест» | Асботехнические изделия |
| г. Кирово-Чепецк | Химкомбинат | Хладон |
| г. Переславль-Залесский | ООО «Лит-Изоляция» | Пенофоп |
| г. Ижевск | ООО «Союз-Бис» | Пластмасс. профиля |
| г. Ниж. Тагил | ОАО «Уральская хим. компания | Смолы |
| г. Нефтекамск | НЗЖБИ МУП СМТ БУЭС | Цемент, бетон |
| Башкортостан, п. Асян | Арланский кирпичный завод | Кирпич |
| Башкортостан, п. Ник.-Березовка | ООО «Гидровец» | ПГС, песок, гравий |
| г. Нефтекамск | ОАО БНПС | Бетон |
| г. Нефтекамск | НГДУ «Арланнефть» | Строит. материалы |
| г. Нефтекамск | ЗАО ПО «Искож» | Автолин, бархат |
| г. Иваново | ОАО «Искож» | Теза, ВИК |
| г. Оренбург | Гелевый завод | Гелий |
| г. Уфа | ОАО «Башкирнефтепродукт» | Бензин, диз. топливо |
| г. Нефтекамск | ОАО «Газ-сервис» | Пропан |
| г. Соль-Илецк | ОАО «Илецксоль» | Соль |
| г. Волгоград | АО «Химпром» | Хим. продукция |
| Башкортостан, г. Уфа | ЗАО «Стефан» | С/одежда |
Таблица №3 - Объёмы, поставщики и структура поставок материальных ресурсов