Велика розмаїтість програм і систем обліку дозволяє вибрати варіант, який найбільш відповідає специфіці вашого бізнесу. Окремі бухгалтерські програми дають можливість вести облік у натуральному вираженні, викликати нормативні бази документів та аналізувати узагальнюючі показники по рахунках, субрахункам і об'єктам аналітичного обліку (товарам, матеріалам, основним засобам, організаціям, співробітникам і т.д.) для прийняття управлінських рішень.
Розраховувати собівартість продукції, приведені ціни постачання матеріальних цінностей, торгову надбавку, загальногосподарські витрати по підрозділах за будь-який період.
Складські програми дозволяють вести облік запасів і товарів, що знаходяться на складі, виданих на реалізацію, повернутих чи оплачених, забезпечувати взаємодія з касовими апаратами і сканерами штрих-коду та проводити переоцінку, враховувати взаєморозрахунки з покупцями і постачальниками. А також формувати первинні документи, податкові накладні, книги продажів, звіти в різній валюті без податку і з ПДВ і працювати з вилученими підрозділами.
Системи товарного і матеріального обліку надають більш широкі можливості для обліку наявності і руху матеріальних цінностей і коштів. Вони здатні забезпечити побудову багаторівневої аналітики по об'єктах обліку і створення для кожного об'єкта обліку будь-якої кількості додаткових характеристик, автоматичне заповнення прибутково-видаткової документації на основі довідника, формування відомостей аналітичного обліку та доступність залишків на складі, облік і списання товарів. Додаткову можливість складання прайс-листів, формування чи рахунків накладних по прайс-листу, обробляти не тільки убудовані форми, але і створені користувачем та генерувати різні види звітних документів: 1) зведені і детальні відомості по клієнтах; в аналітичні відомості по товарах; 2) журнали продажів; 3) картки об'єктів обліку; 4) надходження виторгу по розрахунковому рахунку і по касі і т. п. На підставі введених первинних документів створювати різні звіти й аналітичні відомості, використовуючи модуль гнучких звітів.
Створені звіти можна перебудовувати, деталізувати по різних видах аналітичних регістрів, а вихідні форми – модифікувати.
Вихідна інформація в звітних формах групується на основі ознак, що збираються в довідники, наприклад, Види діяльності, Місця обліку, Ознаки угруповання.
Довідники відбивають структуру підприємства. Для кожного документа й операції може бути введена будь-яка кількість додаткових ознак. Наприклад, якщо Ви хочете розділити свої витрати і доходи по торгівлі і виробництву, Вам необхідно в довідник Види, діяльності внести розділи Торгівля і Виробництво, а при необхідності розділ Торгівля розбити на Оптову і Роздрібну.
Довідник Ознаки угруповання дає можливість надавати більш докладну інформацію з кожному виду діяльності. Наприклад, для добору зведень про надходження виторгу від оптової торгівлі за наявний або безготівковий розрахунок довідник повинний включати пункти Каса і Банк. Для одержання зведень по оплаченим, але ще не відвантаженим товарам, можна застосувати місце обліку Резерв.
Кожний з документів може мати кілька друкованих форм. На підставі одного документа може бути створений інший, наприклад, зі сформованого рахунка на товари можна створити друковані форми рахунка, накладної на відвантаження, податкової накладної.
Сучасні системи товарного і матеріального обліку можуть забезпечувати не тільки обслуговування великої кількості клієнтів, документів, каталогів товарів, але й одночасну мережну роботу комірника, менеджера по продажах, відділу по закупівлях, а також керівників підприємства:
- директора – за даними про закупівлі, продажі, рух товарів,
- взаєморозрахунках із клієнтами;
- фінансового аналітика – по аналізі руху коштів; головного бухгалтера – по проводці складських, банківських і інших первинних документів по бухгалтерських рахунках.
Програми нарахування зарплати
Існуючі програми дозволяють виконувати стандартні нарахування й утримання, перерахунки, доплати, оплати лікарняних листів, нарахування відпускних, разові і довгострокові доплати, розраховувати податки й утримання, змінюючи параметри розрахунків створюючи і друкуючи вихідні документи, у тому числі:
- зведення про нарахування й утримання по кожному співробітнику чи підрозділу за будь-який період;
- звіти для податкових служб.
Алгоритм розрахунку задається для кожної категорії співробітників, кожного виду нарахування й утримання за допомогою спеціальних шаблонів уведення, з можливостями відображення розрахункових формул безпосередньо в документі та перебудови користувачем будь-якого алгоритму розрахунку.
Формування і настроювання вихідних документів відбувається з використанням стандартного інтерфейсу Windows із можливістю одночасної роботи бухгалтера розрахункового відділу, інспектора по кадрах, головного бухгалтера, фінансового аналітика, директора.
1.3 Системи керування кадрами
Системи керування кадрами дозволяють керівництву підприємства оперативно одержувати об'єктивну інформацію про наявність чи вакансій перевищення штатів, будь-які довідки про персонал, мати безпосередній доступ до особистих справ співробітників, спростити ведення кадрового діловодства і підготовку звітних документів менеджерами по персоналу.
Система надає можливість більш оперативно вести облік кадрів, коректувати структуру і штатний розклад, оформляти документацію, вирішувати питання розміщення і переміщення співробітників, професійної підготовки, підбора кандидатів на вакантні посади.
Система дозволяє створювати і редагувати штатний розклад підприємства, вести особисті справи, картки персонального і військового обліку застосовуючи тестування при підборі кандидатів на вакантні посади. Дає можливість формувати довільні статистичні звіти, довідки і списки співробітників, видавати персональні і групові накази, проводити розсилання кореспонденції співробітникам та виводити дані про керівництво, співробітників чи вакансії будь-якого підрозділу.
Єдиний довідник дозволяє прискорити заповнення документів за рахунок використання даних з довідників і значень по умовчанню, швидко чи додавати змінювати елементи в будь-якій категорії, створювати ієрархічні структури даних. Система захисту даних розмежовує права доступу, попереджає некоректні дії оператора, реєструє дії користувачів при зміні найбільш значимих даних
Ключове поняття програми – Робоче місце. Воно належить визначеному приміщенню, закріплено за конкретним відділом, зв'язано з конкретною посадою, може бути зайняте співробітником чи вакантне, дозволяє враховувати такі характеристики як устаткування, категорію шкідливості, регламент робочого часу й ін.
Система функціонально організується у виді декількох інформаційних блоків, між якими відбувається обмін даними:
1. Структура і план підприємства, робочі місця:
– створення і модифікація структури підприємства;
– план-перелік приміщень, робочих місць.
2. Штатний розклад:
– підтримка діючого і редагування штатних розкладів;
– генерація звітів.
3. Особисті справи:
– доступ до особистої справи з фотокарткою співробітника;
– автоматичний розрахунок стажу роботи, нагромадження інформації про лікарняні і відпустки;
– формування графіка відпусток;
– збереження інформації про посадові обов'язки, кадровому резерві.
4. Накази:
– формування персональних і групових наказів про призначення перекладах, звільненнях, змінах окладів і надбавок, заохоченнях і стягненнях, наданні відпусток, відрядженнях;
– друкування комплектів документації, зв'язаної з відрядженнями і т.д.;
– підготовка наказів по структурі підприємства, правилам внутрішнього розпорядку.
Тексти наказів генеруються в текстовому редакторі Word на основі шаблонів, що містять поля злиття.
5. Кар'єра, заробітна плата:
– зведення про роботу;
– дані, необхідні для нарахування заробітної плати, оплати відпусток по тимчасовій непрацездатності і т.д.
Окремі зведення можуть попадати в цей розділ автоматично при відпрацьовуванні наказів, зв'язаних зі зміною посади, окладу, персональної надбавки й ін.
6. Статистика:
– статистичні дані по наказах, особистих справах, структурі підприємства;
– списки постійних і тимчасових працівників, сумісників, пенсіонерів;
– списки, формовані відповідно до заданої логічної умови добору;
– різні довідки по кадрам;
– телефонні довідники;
– списки устаткування.
7. Підбор кадрів:
– добір персоналу на вакантні посади з числа чи кандидатів співробітників з урахуванням психофізичних властивостей, професійних і ділових якостей.
8. Організації:
– нагромадження даних:
– про контакти для оформлення документів для відрядження;
– колишні місця роботи і навчання;
– формування адресного розсилання кореспонденції.
1.4 Автоматизовані системи ведення документації
Серед автоматизованих систем ведення документації найбільш зручні для освоєння і використання програми, що забезпечують високу інтеграцію з Microsoft Office. Прикладом можуть служити розробки, пропоновані фірмою, що дозволяють:
- завантажувати документи безпосередньо з офісних додатків Microsoft;
- поміщати значки додатків у меню Програми і на панель задач;
- подвійним щигликом миші здійснювати автоматичний запуск, використовуючи асоціацію з типом обраного документа, використовувати метод drag-and-drog;
- переглядати архів документів безпосередньо з оболонки і провідника Windows, застосовувати стандартне меню Пошук, вести список документів, що недавно редагувалися, використовувати при роботі з документами контекстні меню Windows;