1. Роль та значення інформаційно-керуючих систем на сучасному підприємстві
Сучасне виробництво – це складний комплекс, що поєднує в собі матеріальні, інформаційні, людські й інші ресурси, якими необхідно керувати в реальному часі, вибираючи оптимальну тактику і стратегію розвитку. Постановка менеджменту на підприємстві в невиробничій сфері про використання сучасних інформаційних технологій базується, насамперед, на чіткому розумінні задач, що повинні зважуватися за допомогою автоматизованої системи керування.
У залежності від обсягу чи виробництва послуг, виробничих і комерційних зв'язків, ефективною для вас може виявитися як складна дорогоцінна комплексна інформаційно-управлінська система, так і простої, ефективний додаток, створений вами безпосередньо в MS Office. Висока вартість програми не гарантує її ефективності для вашого підприємства. Ви можете витратити кілька тисяч доларів і не одержати належного ефекту. Наприклад, на підприємствах сільськогосподарського комплексу майже ажіотажним попитом користується бухгалтерська програма, що украй незручна і неефективна в цій галузі. У той же час більш зроблена розробка Інституту проблем інформатизації АН Росії залишається недостатньо затребуваної. Причому ситуація на ринку продовжує змінюватися на користь першого розроблювача, завдяки відмінно поставленому агресивному маркетингу.
Розроблювачами програмного забезпечення пропонуються як комплексні системи обліку і керування підприємствами, що охоплюють весь цикл бізнесу-процесу, так і спеціалізовані по одному чи декільком напрямкам, наприклад:
- програми автоматизації ділових процесів, управлінського, бухгалтерського, товарного і матеріального обліку, оперативного обліку торгової діяльності розрахунку зарплати, бібліотеки нормативних документів;
- системи підтримки прийнятих рішень на різних етапах розробки і впровадження, керування технологічними процесами, стратегічного і тактичного планування маркетингу;
- системи спільного ведення бухгалтерського, оперативного і податкового обліку, комплексного аналізу фінансового стану, бізнесу-планування й аудита, керування кадрами, ведення документації, правової підтримки.
Придбанню комплексної системи керування підприємством повинна передувати чітка постановка задачі, розв'язуваною системою. Постановка задачі включає опис місії підприємства, паспортизацію технологічних процесів, визначення вимог до керування, підпорядкованості, зонам відповідальності, а також розробку бізнес-планів, описів бізнес-проектів і шляхів ефективного керування просуванням проектів. До основних задач входить, як планування структури бюджетування, як універсального методу керування і побудови фінансової дисципліни, так і аналіз фінансів і фінансової структури.
1.1 Автоматизація управлінського обліку
Сучасні автоматизовані системи керування ґрунтуються на чільному понятті ділового процесу. Як центральна ланка виступає система автоматизації ділових процесів. Використовувані в системах автоматизації керування діловими процесами технології дозволяють істотно підвищити продуктивність окремих співробітників і всього підприємства, полегшити аналіз його діяльності, забезпечити своєчасність і правильність управлінських рішень, гарантувати їхнє виконання, з'єднати розрізнені робочі місця з прикладними й офісними програмами в єдину інформаційну систему, що включає підрозділи різної спеціалізації.
Слово облік у багатьох керівників як і раніше міцно асоціюється зі словом бухгалтерський. Однак успіх у сучасному бізнесі неможливий без швидкого прийняття управлінських рішень, що базуються на всебічному оперативному управлінському обліку.
Управлінський облік – це сукупність методів і процедур, що забезпечують підготовку і надання інформації для планування, контролю і прийняття рішень на різних рівнях керування підприємством. Управлінський облік – це внутрішній облік, головними критеріями якого є об'єктивність і корисність одержуваної інформації. Він відображається у виді оперативних звітів, що призначені для керівництва підприємства і структурних підрозділів і не регламентується твердими стандартами і нормативними актами.
Одночасно для адміністративних, фінансових чи органів збору акціонерів, фірма може вести різні види фінансових звітів. Фінансові звіти покликані показати бізнес-ситуацію у вигідному ракурсі, залучити інвестиції.
Основні об'єкти управлінського обліку – доходи і витрати підприємства. Ці дані можуть перегрупуватися по їхньому цільовому призначенню, видам продукції, регіонам і т.д. Управлінський облік дозволяє одержувати інформацію, необхідну для розробки стратегії і тактики керування і планування діяльності підприємства. Дозволяє виконувати контроль поточної діяльності підприємства і його підрозділів, оптимізацію використання ресурсів і оцінювати ефективність прийняття управлінських рішень.
У сучасних, інформаційних системах оперативні звіти можуть представлятися у виді бюджетів. Система бюджетування складається з операційних і фінансових бюджетів, що складають основний бюджет підприємства. Розробка бюджетів дозволяє передбачати майбутні проблеми, планувати діяльність, виробляти інженерні рішення.
Робота програм управлінського обліку, як правило, включає безпосередній облік даних, введення і групування первинної інформації з документів, видам діяльності, аналітичним регістрам, таким як центри фінансової відповідальності, приналежність до планових чи фактичних показників і бюджети (наприклад, бюджет транспортних витрат, бюджет прямих витрат цеху по виробництву салямі на закупівлю ослиного м'яса). Сюди входить угруповання даних більш низьких рівнів у зведені звіти, зведені бюджети доходів і витрат підприємства, аналіз відхилень, що представляє собою зіставлення фактичних даних із плановими, і є основою для прийняття інженерних рішень, а також інтерпретацію інформації у виді фінансових звітів.
Програми автоматизації ділових процесів покликані забезпечити оперативне планування і керування діловими процесами, аналіз і модифікацію ділових процесів у реальному часі, візуальне створення карт ділових процесів довільної складності. Вони повинні забезпечувати автоматичне формування, ініціацію й автоматичний контроль виконання завдань, документування ходу виконання робіт, тверду, умовну і вільну маршрутизацію завдань, створення послідовних, рівнобіжних і комбінованих маршрутів включаючи індивідуальне, групове і рольове планування процесів, координацію дій співробітників і підрозділів, оптимізацію завантаження співробітників. А також підтримку технологій Internet, архітектури клієнт-сервер, розподілене керування діловими процесами, вбудовування функцій в оболонку Windows i Windows Еxрlоrer, керування діловими процесами безпосередньо з Microsoft Exchange, обробку електронних форм, інтеграцію із системами електронної пошти і інформаційне забезпечення ділових процесів, організацію офісного, фінансового й іншого типів документообігу, інтеграцію з офісними і прикладними програмами, разом із системами керування документами і проектами. Ефективне використання інформації з прикладних SQL-баз даних, розширене керування діловими процесами за допомогою убудованого VBA-співставленість об'єктно-орієнтованої мови програмування та інтеграцію із системами криптографічного захисту інформації, аутентифікації й електронного підпису, розмежування доступу до інформації, втягнутий у ділові процеси.
1.2 Програми і системи обліку
Якщо не брати до уваги комп'ютерні ігри, то, напевно, у жодній сфері людської діяльності не написано стільки програм, як у сфері обліку. Це численні бухгалтерські, складські програми, розрахунки заробітної плати і податковий облік. Однак, майбутнє в обліку за системами комплексного обліку. Наприклад, програмний комплекс автоматизації бухгалтерського й управлінського обліку з можливістю фінансово-економічного аналізу SoNet здійснює спільне ведення бухгалтерського, оперативного і податкового обліку.
У кожному первинному документі користувач може увести бухгалтерські проводки за будь-яким Планом рахунків, виконувати додаткові чи проводки операції для формування даних податкового обліку, а також проводити операції за узагальнюючими показниками, необхідним для прийняття управлінських рішень, розраховувати:
-собівартість і відхилення від планової собівартості виробленої продукції;
-приведені ціни постачання;
-реалізовану торгову надбавку по кожному підрозділу в момент здачі виторгу в касу підприємства;
-розподіл загальногосподарських витрат по структурних підрозділах;
-суми податків і зборів;
-інші дані по заданих алгоритмах.
Зроблені розрахунки автоматично вносяться в базу даних у вигляді проводок операцій. По введених проводках формуються стандартні бухгалтерські звіти. Можлива побудова звітів підвищеної складності з глибокою деталізацією аналітичних даних. У залежності від настроювань програми можуть одночасно формуватися всі типові проводки по даному документі й операції, по аналітичних ознаках, необхідні для ведення податкового, бюджетного й аналітичного обліку. Використання декількох незалежних планів рахунків дозволяє формувати проводки для ведення рівнобіжного обліку по вітчизняних і міжнародних стандартах. Первинний документ, введений у систему обліку, доступний усім користувачам. Усі документи можуть бути роздруковані і збережені у форматі Ехсе1.
Програма дозволяє одержати узагальнюючу інформацію:
– про виконання бюджетів доходів і витрат;
– про виконання бюджету коштів;
– про натуральні показники залишків по всіх підрозділах;
– про ритмічність виконання виробничих завдань;
– про рентабельність кожного підрозділу фірми.
Дані бухгалтерського і податкового обліку можуть формуватися на підставі результатів оперативного обліку. Якщо вартісних показників по використовуваних планах недостатньо, додаються показники з управлінського обліку, або статті бюджету коштів, або натуральні показники, що визначають стан складів фірми.