Предприятия могут пользоваться также услугами специалистов аудиторских и консультационных фирм.
Использование всех форм внутрихозяйственного, ведомственного, вневедомственного и общественного контроля и анализа создает возможности для всестороннего изучения хозяйственной деятельности предприятия и наиболее полного поиска резервов повышение эффективности производства.
Важным условием, от которого зависит действенность эффективность АХД, является планомерный характер его проведение. Только в том случае, когда аналитическое исследование каждого отдельного вопроса хозяйственной деятельности будет иметь определенный смысл, цель и место в системе изучения и управление предприятием, анализ может приобрести существенную ценность для практики хозяйствования. Поэтому на каждом предприятии вся работа по проведению анализа должна планироваться. На практике могут составлять следующие планы:
- Комплексный план аналитической работы предприятия
- Тематические планы.
Комплексный план обычно составляется на один год. Разрабатывает его специалист, которому на предприятии поручено руководство аналитической работой в целом. Этот план по содержанию представляет собой календарное расписание отдельных аналитических исследований. В нем, кроме целей и задач анализа, перечисляются вопросы, которые должны быть исследованы на протяжении года, определяется время для изучение каждого вопроса, субъекты анализа, дается схема аналитического документооборота, срок и адрес поступление каждого документа, его содержание.
При разработке плана обязательно должна учитываться периодичность изучение важных проблемных вопросов, преемственность анализа за отдельные периоды времени.
В комплексном плане также должны быть предусмотрены источники информации, которые могут использоваться при анализе, технические средства проведение анализа. Например, при выполнении исследований на ПЭВМ должна быть определена программа, по которой будет проводиться анализ. По результатам анализа разрабатывается предложения, направленные на улучшение результатов хозяйственной деятельности. Поэтому комплексный план должен предусматривать и организацию проведения контроля за выполнением этих мероприятий.
Кроме комплексного плана, в хозяйстве могут составляться и тематические. Это планы проведения анализа по комплексным вопросам, которые требуют углубленного изучения. В них рассматриваются объекты, субъекты, этапы, сроки проведения анализа, его исполнители и др.
Контроль за выполнением планов анализа ведет заместитель руководителя предприятия по экономическим вопросам или лицо, на которое возложены обязанности по управлению анализа в целом.
Ответственным этапом в АХД является подготовка информации, которая включает проверку данных, обеспечение их сопоставимости, упрощение числовой информации. В первую очередь информация, собранная для анализа, должна быть проверена на Доброкачественность. Проверка проводится с двух сторон. Во-первых, аналитик проверяет, насколько полными являются данные, которые содержат планы и отчёты, правильно ли они оформлены. Обязательно проверяется правильность арифметических подсчётов, соответствие показателей, которые содержатся в плановой документации, утверждённым плановым заданиям. Аналитик должен обратить внимание и на то, согласуются ли показатели, приведённые в разных таблицах и планах или отчётах и. д. Такая проверка носит технический характер. Во- вторых, проводится проверка вех привлечённых к анализу данных по существу.
В процессе её определяется, насколько тот или иной показатель соответствует действительности. Главный вопрос, который решается аналитиком можно сформулировать так может ли такое быть на самом деле? Средствами этой проверки являются как логическое осмысление данных, так и проверка состояния учета, взаимосогласованности и обоснованности показателей разных источников. Анализ будет значительно менее трудоёмким, если обеспечена сопоставимость показателей. Для этого всю числовую информацию после проверки её доброкачественности приводят в сопоставимый вид. При этом должны быть учтены следующие требования:
- единство объёмных, стоимостных, качественных, структурных факторов.
- единство промежутков или моментов времени, за которые были исчисленные показатели;
- сопоставимость исходных условий производства (технических, природных, климатических, и т. д.)
- единство методики исчисления и их состав.
Аналитическое исследование часто носит прогнозный характер и не требует такой точности, как, например, в бухгалтерском учёте. Поэтому, чтобы облегчить восприятие информации, уменьшить объём аналитических расчётов (когда они проводятся не на компьютере), можно отбросить десятичные знаки чисел, проводить расчёты в рублях или тысячах рублей. Правда, здесь нужно сделать одно предостережение. Выбор степени упрощения зависит от содержания показателя, его величины и другое. Например, чтобы оценить фондоотдачу, можно не брать точную стоимость основных средств и валовой продукции, достаточно иметь их объёмы в тысячах рублей. Но, отбросив десятичные знаки в самом показателе фондоотдачи, мы чаще всего вообще потеряем его величину - он превратится в нуль. При этом упрощении нужно обязательно сохранить 2-3 десятичных знака. При упрощении исходных данных очень часто определяют средние или относительные величины, что позволяет облегчить обобщающую оценку.
Аналитическая обработка данных - это уже непосредственно анализ. Поэтому она является более ответственным этапом работы аналитика. Организация обработки требует соответствующего методического обеспечения, определённого уровня подготовки лиц, которые занимаются анализом, их обеспечённости техническими средствами проведения АХД. Ответственность за всё это чаще всего возлагается на специалиста, который осуществляет руководство аналитической работой на предприятии. Он обязан постоянно совершенствовать методику АХД на основе изучения достижений науки и передового опыта в области анализа и внедрять её на всех участках производства.
Любые результаты аналитического исследования деятельности предприятия в целом или его подразделений должны быть оформлены в виде документов.
Это может быть объяснительная записка, справка, заключение.
Объяснительная записка обычно составляется при направлении результатов в вышестоящую организацию. Если результаты анализа предназначены для внутрихозяйственного использования, они оформляются в виде справки. Заключение пишется, когда анализ проводится вышестоящими органами управления.
Содержание объяснительной записки должны быть достаточно полными. Кроме выводов о результатах хозяйственной деятельности и предложений по их улучшению, объяснительная записка должна содержать общие вопросы – экономический уровень хозяйства, условия хозяйствования, результаты выполнения планов по отдельным направлениям деятельности. Аналитическая часть объяснительной записки должна быть обоснованной, конкретной по стилю. Она может содержать сами аналитические расчеты, таблицы, где сгруппированы необходимые для иллюстрации данные, графики, диаграммы и т.д. При ее оформлении особое внимание нужно уделять предложениям, которые вносятся по результатам анализа. Они в первую очередь должны быть всесторонне обоснованными и направленными на улучшение результатов хозяйственной деятельности, освоение выявленных внутрихозяйственных резервов.
Что касается справки и заключения, то их содержание в отличие от объяснительной записки может быть более конкретным, акцентированным на отражении недостатков или достижений, выявленных резервов, способов их освоения. Здесь может быть опущена общая характеристика предприятий и условий его деятельности.
Отдельно следует остановиться на бестекстовой форме оформления результатов анализа. Она состоит из постоянного пакета типовых аналитических таблиц и не содержит объяснительного текста. Аналитические таблицы позволяют систематизировать, обобщить изучаемый материал и предоставить в пригодной для восприятия форме. Формы таблиц могут быть самыми разнообразными. Они строятся в соответствии с требующимися для анализа данными. Показатели в аналитических таблицах необходимо размещать таким образом, чтобы они одновременно использовались в качестве аналитического и иллюстративного материала. При этом не нужно стремиться дать в одной таблице все показатели работы хозяйства или бросаться в другую крайность – вводить множество таблиц. Как универсализация, так и безмерное их количество усложняет их использование. Аналитические таблицы должны быть наглядными и простыми для использования.
Такой порядок оформление результатов анализа в последнее время находит все большее применение. Он рассчитан на высококвалифицированных работников, способных самостоятельно разобраться в отработанной и систематизированной информации и принимать необходимые решения. Бестекстовый анализ повышает свою действенность по тому, что при этом сокращается разрыв между выполнением анализа и использование его результатов.
На практике наиболее существенные результаты анализа могут заноситься в специально предусмотренные для этого разделы экономического паспорта предприятия.Наличие этих данных за несколько лет позволяют рассмотреть результаты хозяйственной деятельности в динамике, обеспечивает его преемственность за отдельные отрезки времени.