Первичный бухгалтерский документ – письменное свидетельство о совершении хозяйственной операции, имеющее юридическую силу и не требующее дальнейших пояснений и детализации.
Хозяйственные операции, не оформленные первичным учетным документом, не принимаются к учету и не подлежат отражению в регистрах бухгалтерского учета.
Бухгалтерский учет основных средств ведется в целях:
а) формирования фактических затрат, связанных с принятием активов в качестве основных средств к бухгалтерскому учету;
б) правильного оформления документов и своевременного отражения поступления основных средств, их внутреннего перемещения и выбытия;
в) достоверного определения результатов от продажи и прочего выбытия основных средств;
г) определение фактических затрат, связанных с содержанием основных средств (технический осмотр, поддержание в рабочем состоянии, др.);
д) обеспечение контроля за сохранностью основных средств, принятых к бухгалтерскому учету;
е) проведение анализа использования основных средств;
ж) получения информации об основных средствах, необходимой для раскрытия в бухгалтерской отчетности [16, с. 311].
Операции по движению (поступление, внутреннее перемещение, выбытие) основных средств оформляются первичными учетными документами.
Таблица 1. Унифицированные формы первичной учетной документации по учету основных средств
| Вид учета | Форма, № | Наименование | Кол-во экз. |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
| Прием-передача ОС | ОС-1ОС-1аОС-16ОС-3 | «Акт о приеме-передаче объекта основных средств (кроме зданий, сооружений).«Акт о приеме-передаче здания (сооружения)».«Акт о приеме-передаче групповых объектов основных средств (кроме зданий, сооружений).«Акт о приеме-передаче отремонтированы, реконструированных, модернизированных объектов основных средств» | 2222 |
| Внутреннее перемещение основных средств | ОС-2 | «Внутреннее перемещение объектов основных средств» | 3 |
| Списание основных средств | ОС-4ОС-4аОС-46 | «Списание одного объекта основных средств».«Списание автотранспорта».«Для одновременного списания нескольких объектов» | 222 |
| Наличие движения основных средств | ОС-6ОС-6аОС-6б | «Инвентарная карточка учета объекта ОС (для одного объекта)»«Инвентарная карточка группового учета объектов ОС (для нескольких объектов)».«Инвентарная книга учета ОС» | 111 |
| Прием-передача оборудования в монтаж ОС | ОС-14ОС-15 | «Акт о приеме (поступлении оборудования)»«Акт о приемке-передаче оборудования в монтаж» | 22 |
| О выявленных дефектах ОС | ОС-16 | «Акт о выявленных дефектах оборудования» | 2 |
В качестве первичных документов могут применяться унифицированные первичные документы по учету основных средств, утвержденные Постановлением Государственного комитета по статистике Российской Федерации от 21 января 2003 г. №7 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств».
Первичные учетные документы должны быть надлежащим образом оформлены, с заполнением всех необходимых реквизитов, и иметь соответствующие надписи.
Первичные учетные документы могут составляться на бумажных и (или) машинных носителях информации.
При изготовлении типовых унифицированных форм первичной учетной документации по учету основных средств и нематериальных активов допускается при необходимости вносить изменения в них в части расширения и сужения граф и строк с учетом значимости показателей, включения дополнительных строк (включая свободные) и вкладных листов для удобства размещения и обработки необходимой информации [21, с. 304].
Следует обратить внимание, что на практике может возникнуть ситуация, когда ни одна из вышеперечисленных унифицированных форм не подходит. В качестве примера можно привести ситуацию, когда к организации-лизингополучателю по договору лизинга поступает основное средство, учет которого ведется на балансе лизингодателя. Поступление такого основного средства нельзя оформить ни одной из унифицированных форм по учету основных средств. Не подходит для этих целей и Акт приемки-передачи по форме №ОС-1, поскольку, выписав такой акт, организация должна принять к учету основное средство по счету 01 «Основные средства» и поставить его на баланс, но, по условиям примера, учет основного средства осуществляется лизингодателем. В данном случае, приемку основного средства, полученного по договору лизинга, следует осуществить на основании документа, составленного в произвольной форме с указанием в нем всех необходимых реквизитов, предусмотренных статьей 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 года №129-ФЗ «О бухгалтерском учете».
Учет основных средств ведется в разрезе отдельных объектов и классификационных групп, предусмотренных Общероссийским классификатором. Единицей бухгалтерского учета основных средств является инвентарный объект основных средств.
Для организации учета и обеспечения контроля за сохранностью основных средств каждому инвентарному объекту основных средств независимо от того, находится он в эксплуатации, запасе или на консервации, присваивается в момент принятия его на учет отдельный инвентарный номер. Рекомендуется в качестве первой цифры этого номера принимать цифру, соответствующую номеру классификационной группы основных средств, предусмотренной Общероссийским классификатором, например, инвентарные номера зданий начинать с 1, сооружений – с 2 и т.д.
Единицей учета основных средств является отдельный инвентарный объект, под которым понимают законченное устройство, предмет или комплекс предметов со всеми приспособлениями, выполняющими вместе одну функцию.
Инвентарным объектом основных средств признается объект со всеми приспособлениями и принадлежностями или отдельный конструктивно обособленный предмет, предназначенный для выполнения определенных самостоятельных функций, или же обособленный комплекс конструктивно сочлененных предметов, представляющих собой единое целое и предназначенный для выполнения определенной работы. Комплекс конструктивно сочлененных предметов – это один или несколько предметов одного или разного назначения, имеющих общие приспособления и принадлежности, общее управление, смонтированные на одном фундаменте, в результате чего каждый входящий в комплекс предмет может выполнять свои функции только в составе комплекса, а не самостоятельно.
В случае наличия у одного объекта нескольких частей, имеющих разный срок полезного использования, каждая такая часть учитывается как самостоятельный инвентарный объект.
Объект основных средств, находящийся в собственности двух или нескольких организаций, отражается каждой организацией в составе основных средств соразмерно ее доле в общей собственности.
Каждому инвентарному объекту присваивают определенный инвентарный номер, который сохраняется за данным объектом на все время нахождения в эксплуатации, запасе или на консервации. Инвентарный номер прикрепляется или обозначается на учитываемом предмете и обязательно указывается в документах, связанных с движением основных средств [21, с. 75].
Инвентарные карточки составляются в бухгалтерии на каждый инвентарный номер в одном экземпляре. Они могут использоваться для группового учета однотипных предметов, имеющих одинаковую техническую характеристику, одинаковую стоимость, одинаковое производственно-хозяйственное назначение и поступивших в эксплуатацию в одном календарном месяце.
При размещении в одном здании нескольких структурных подразделений (цехов, отделов и т.п.), по которым затраты планируются отдельно, в дополнение к общей инвентарной карточке следует открыть справочные инвентарные карточки отдельно по каждому направлению (коду) затрат с пометкой «для начисления амортизации» в соответствии с утвержденным распределением площади и первоначальной стоимости инвентарного объекта между соответствующими пользователями.
Инвентарные карточки заполняют на основе первичных документов (актов приемки-передачи, технических паспортов и др.) и передают затем под расписку в соответствующий отдел организации.