С понедельника по четверг – форма одежды для всех сотрудников компании – деловая.
Пятница – casual day, т.е. «джинсовый» стиль. Это не значит – непременно носить джинсы. Имеется в виду – необязательность светлой рубашки и галстука для мужчин, допустимость свитера и брюк свободного покроя. Для женщин casual style допускает менее формальный стиль в одежде, чем деловой костюм. Забывать, однако, что Вы на работе – не надо.
В случае, когда на пятницу у вас запланированы переговоры, следует быть одетым по-деловому.
Все сотрудники, находящиеся в офисе IBSDataFort, обязаны носить свой бадж.
Бадж является единственным объектом корпоративной идентификации, – у нас нет униформы, но каждый имеет право знать своих коллег не только «в лицо».
В качестве баджа в компании используется пропуск в офис, вставленный в держатель.
Отсутствие по личным и семейным обстоятельствам возможно с разрешения непосредственного руководителя. В любом случае необходимо предупредить своего руководителя и секретаря reception о причинах своего отсутствия.
Если ваше отсутствие планируется (отпуск, командировка, отгул и т.п.) необходимо выполнить следующие действия, которые помогут вашим коллегам и клиентам избежать лишних затрат времени:
- оповестить коллег / партнеров, с которыми Вы поддерживаете постоянный контакт.
- перевести телефон на коллегу, который сможет компетентно ответить на Ваши входящие звонки.
- если Вы пользуетесь мобильным телефоном, принадлежащим компании, вы должны постоянно поддерживать телефон в режиме «включен». Отключение телефона допускается только во время совещаний.
- в MSOutlook необходимо настроить функцию «Заместитель» с указанием причин и сроков отсутствия.
- в MSOutlook настроить функцию «Календарь» также с указанием причин и сроков отсутствия.
- предупредить о своем отсутствии секретаря reception и администратора подразделения.
- Начало рабочего дня: с 09:00 до 10:00
Данное положение распространяется на все подразделения Компании, кроме работающих по системе фиксированного рабочего времени. К ним относится Секретариат, а также иные подразделения по решению руководства. Регламент рабочего времени для подобного рода подразделений / категорий сотрудников определяется руководителем соответствующего структурного подразделения.
Появление на работе позже 10:00, не вызванное производственной необходимостью и предварительно не согласованное с руководителем, расценивается как неисполнение корпоративного стандарта.
- Время окончания рабочего дня: не ранее 18:30.
- Продолжительность обеденного перерыва: 1 час.
- Рабочий день – нормированный, общая продолжительность рабочего времени регулируется Сотрудником и его непосредственным руководителем или Администрацией в соответствии с условиями работы Компании и конкретного подразделения, а также производственной целесообразностью. Нормальная продолжительность рабочего времени составляет 40 часов в неделю.
Штатному работнику устанавливается ежегодный отпуск продолжительностью 28 календарных дней за год работы.
В специальных случаях компания может устанавливать дополнительные каникулы для всего персонала, о чем издается особое распоряжение.
Оплата больничных листов в IBSDataFort производится в соответствии с действующим трудовым законодательством РФ.
Для оснащения рабочего места используются основные средства и канцтовары.
Заявку на оборудование рабочего места оформляют секретари reception/администраторы подразделения. Служба офис-менеджера организует доставку, установку и подключение всех составляющих из набора основных средств для нового сотрудника. К стандартному набору оборудования рабочего места сотрудника относится:
– офисная мебель (рабочий стол, стул / кресло).
– компьютер.
– телефон.
– настольная лампа.
– канцтовары.
Конфигурация компьютера определяется с учетом задач, решаемых сотрудником в соответствии с его служебными обязанностями и с учетом бюджетных лимитов подразделений по затратам на основные средства.
Городской телефон для входящих звонков 967–8080. Все входящие звонки от внешних абонентов обрабатываются Call центром Компании (Секретариат). Для прямого соединения с внутренним номером абонента используется телефон 725–8118, при этом телефон должен обладать функцией тонового набора.
Выход в город с офисной АТС для большинства аппаратов – через 9. Оформление заявки на получение телефонного номера и установку телефонного аппарата осуществляется через администратора подразделения или секретаря reception.
В Компании приняты, поддерживаются и контролируются определенные корпоративные стандарты телефонной коммуникации с внешними и внутренними абонентами. Всю необходимую информацию Вы найдете на http://melkor/MelkorHP.nsf (Информация / Документы Компании/по категориям / Регламенты и инструкции для сотрудников / Общие документы / Правила приема сотрудниками звонков от внешних абонентов или Программы для персонала / Программа адаптации новых сотрудников).
В Компании используются несколько типов телефонных аппаратов. Инструкции по переадресации звонков для конкретной модели и всем прочим функциям находятся по адресу outlook:\Общие папки\Все общие папки\Phones and Pagers.
В компании имеется постоянно обновляемая версия телефонного справочника сотрудников, в котором кроме номеров телефонов указаны такие данные сотрудника, как подразделение и комната. Телефонный справочник находится по адресу http://melkor/MelkorHP.nsf
Информационная система
Информационная электронная система компании общего назначения представляет собой следующую структуру:
– OUTLOOK – система электронной почты, предназначена для обмена письмами.
– MELKOR – информационный сервер, на котором располагаются такие информационные разделы, как
- Телефонный справочник.
- Структура компании.
- Программы для персонала.
- Документы компании.
- Система управления проектами.
- Маркетинговая Информационная система.
- Справочник информационных систем компании.
- Корпоративное СМИ «Клуб IBS».
Все компьютеры в Группе Компаний объединены в сеть.
Пароль, позволяющий Вам работать в сети, даст специалист Группы Поддержки Пользователей (ГПП). Он также зарегистрирует Вас в почте, чтобы Вы могли обмениваться сообщениями с другими сотрудниками и внешним миром.
ГПП установит необходимое для работы программное обеспечение, а также даст инструкции по работе с электронной почтой.
Набор программ, которыми пользуются сотрудники, ограничен и регламентирован. Группа Компаний использует лицензированное программное обеспечение, поэтому на Ваш компьютер установят только те программы, с которыми Вам действительно необходимо работать.
В компаниях используется почтовая программа (MSOUTLOOK), позволяющая читать и отправлять сообщения, как сотрудникам Группы Компаний, так и во внешний мир.
В компании принято придерживаться следующих правил получения и отправления электронной почтовой корреспонденции:
- любое сообщение электронной почты может быть использовано как официальный документ в рамках компании. Электронная подпись в компании носит статус официального признания.
- в связи с узаконенным в компании статусом сообщений электронной почты рекомендуется «выбирать выражения» при переписке, независимо от стиля вербального общения с адресатом.
- на обычные сообщения по электронной почте отвечать принято не позже, чем на следующий день, а на срочные – в течение 1-го часа (если Вы находитесь на рабочем месте).
- при оформлении исходящего сообщения рекомендуется заполнять поле «Предмет» (Subject) – всегда лучше определить по заголовку пришедшего Вам письма, о чем оно, чем видеть только фамилию автора.
- сотрудники должны на ежедневной основе использовать для планирования своей производственной деятельности (встречи, совещания и т.п.) календарь, входящий в стандартный набор средств MSOutlook.
- в случае планового отсутствия на рабочем месте 1 рабочий день и более, следует использовать функцию «Заместитель» MSOutlook.
- в компании принято подписывать сообщения с указанием следующих данных сотрудника:
– фамилия, имя.
– должность.
– подразделение.
– номер местного телефона.
– номер комнаты.
Функции электронной почты позволяют сформировать Автоподпись, в которую будут включены все данные.
Доступ в Internet в режиме on-line обеспечивается в компании всем сотрудникам. Следует, однако, помнить об ограниченности пропускной способности канала и необходимости использования Internet исключительно в производственных целях.
При оформлении исходящей корреспонденции, отправляемой через факсимильную или почтовую связь нужно иметь в виду, что в компании существует единая схема документооборота, обязательная регистрация и хранение всей входящей и исходящей корреспонденции и единый стиль ее оформления. В связи с этим вся бумажная корреспонденция должна проходить через секретарей reception, на которых возложены обязанности по регистрации, хранению и контролю оформления документов.
Для приема факсов существует корпоративный номер (967–80–81). Факсы приходят сотрудникам в электронном виде от секретарей Группы по работе с корреспонденцией.
Подробную информацию Вы также сможете найти на http://melkor/MelkorHP.nsf (Программы для персонала/ Программа адаптации новых сотрудников/К вопросу о коммуникации).
На каждом этаже есть копировальный аппарат, которым Вы можете воспользоваться. Если сложно разобраться с его многочисленными функциями, обратитесь к секретарю reception, и Вам помогут.