Процедура формирования закупки. Менеджер по закупке готовит на базе формы № 1(«Плановый заказ на закупку») форму №2 («Программа закупки на период) для руководителя группы Департамента закупки.
В форму № 2 вносятся как данные из формы № 1, так и дополнительные данные:
Данные формы №1:
· Товарная группа.
· Планируемая сумма закупки (по поставщикам).
· Поставщики.
· Форма оплаты (предоплата, отсрочка платежа, реализация).
В форму № 2 вносятся как данные из формы № 1, так и дополнительные данные:
· План товарооборота на месяц.
· Остаток товара в рублях.
· Кредиторская задолженность.
· Общая сумма платежей по «сброшенным счетам».
· Общая сумма платежей (в Москве).
· Вид заказываемого транспорта.
Заполненная форма № 2 сдается менеджером по закупке руководителю своей группы.
Руководитель группы, получив от своих менеджеров заполненных формы № 2, обобщает их и фиксирует обобщенные данные в форму № 3 («Свободная программа закупки по ЦФО»).
Руководитель группы сдает руководителю департамента форму № 3 («Сводная программа закупки на период с ____ по _____»), полученные менеджером по закупке.
Процедура формирования планового заказа на закупку товара.
Разработанный график закупок на основе финансовой потребности 3-го числа каждого месяца Департамент закупок передает в Департамент маркетинга.
Согласно графику закупок формируется заказ на закупку товара.
Место проведения процедуры – Департамент продаж.
Участниками процедуры являются:
· Заведующие секциями.
· Менеджер по закупке.
· Маркетолог-планировщик.
· Маркетолог-исследователь.
Еженедельно происходит обмен документами участников процедуры:
Департамент маркетинга представляет Департаменту закупок и зав.секциями данные по ассортименту, количеству, сумме закупки, ценовому диапазону в розничных ценах (форма № 1).
Заведующие секциями представляют Департаменту маркетинга и закупок результат анализа книги нереализованного спроса.
Участники процедуры принимают решение по закупке путем согласования своих позиций в ходе обмена информацией.
Согласованные решения заносятся в форму № 1 «Плановый заказ на закупку товара».
Содержанием процесса принятия решений по каждому блоку формы является обсуждение рассогласований в позициях участников.
Решение принимается путем голосования, простым большинством голосов.
В ходе выполнения процедуры последовательность выступлений участников такова:
а) маркетолог – планировщик (с анализом прошедшего периода продаж, предложениями по плану закупок и предложениями по продажному ценовому диапазону);
б) маркетолог – исследователь (с информацией по изменению рыночных тенденций (конкуренты, покупатели, поставщики), с предложениями по новым поставщикам, новым товарам, новым услугам);
в) заведующие секциями (с экспертной оценкой ситуации в своих магазинах и данных журнала нереализованного спроса);
г) менеджер по закупке (с предложениями по поставщикам, информацией об их условиях).
В случае, если мнение кого-либо из участников процедуры не совпадает с мнением большинства, его «особая позиция» оформляется документом «Особое мнение», которое является приложением к форме «Плановый заказ на закупку товара».
В документе «Особое мнение» указывается Ф.И.О. и должность обладателя особого мнения, вопросы, по которым он занял особую позицию и аргументы, которыми он обосновал свою позицию.
В случае, если не удалось согласовать позиция всех участников процедуры по какому-либо вопросу, право принятия окончательного решения принадлежит специалистам департамента маркетинга, с вытекающей отсюда ответственностью.
В случае, если решение специалистов департамента маркетинга оказалось ошибочным, при следующем проведении процедуры специалист департамента маркетинга представляет анализ причин ошибочного решения.
Заполненная форма печатается менеджером по закупке и распечатывается в количестве 2-х экземпляров в среду в первой половине дня.
Оба экземпляра формы подписываются участниками процедуры и утверждаются руководителем группы департамента маркетинга и руководителем группы департамента закупки в первой половине дня среды. Один экземпляр передается руководителю Департамента маркетинга, другой экземпляр руководителю Департамента закупок.
После фактического поступления товара в секцию и его оприходования специалист-планировщик Департамента маркетинга и ответственное лицо, производившее закупку, на основе приходных накладных из программы «Домино и визуального осмотра товара производят план-факт и фиксируют данные в графе «Плановая закупка» (соответствие).
Схема планового заказа на закупку товара представлена в Приложение К.
Процедура формирования заказа на контрактную закупку.
Контрактные закупки осуществляются 2 раза в год:
· Закупка на сезон «весна – лето» производится с начала августа (Москва, Германия, Италия) за полгода до начала сезона.
· Закупка на сезон «осень – зима» производится с начала января (Москва, Германия, Франция, Италия) за полгода до начала сезона.
Руководитель группы ЦФО-1 Департамента маркетинга составляет графики проведения выставок по данным информации в Интернете:
· В апреле месяце на сезон «Весна-лето» следующего года.
· В сентябре месяце на сезон «осень-зима» следующего года.
Руководитель группы ЦФО-1 Департамента маркетинга на основе анализа деятельности ТК, с одной стороны, и анализа графика выставок, с другой, формирует корпоративный график посещений выставок на полгода.
Подготовка и формирование заказа на контрактную закупку осуществляется:
· «Весна-лето» с 1 июня – 30 июля;
· «Осень – зима» с 1 декабря – 31 января.
Маркетолог – исследователь находит дополнительную информацию о представленных на выставках брэндах и стилевых направлениях, обрабатывает ее и структурирует по брэндам.
На основе проделанной работы маркетолог – планировщик составляет общий рейтинг брэндов, рекомендуемых для закупки с указанием резерва брэндов. К рейтингу составляется аналитический комментарий и предложения по бюджету закупки.
Подготовленные маркетологом-планировщиком документы согласовываются с зам. ген. директора по стратегическому планированию и развитию, руководителем ЦФО-1, директором Торгового комплекса, руководителями и специалистами департаментов маркетинга и закупки.
Согласованный план закупки утверждается у генерального директора заместителем генерального директора по стратегическому планированию и развитию и руководителем ЦФО-1.
Согласованный план закупки является основой формирования графика работы закупочной группы на выставке.
Предварительный график работы закупочной группы на выставке формируется менеджерами департамента закупки.
Менеджер департамента закупки созванивается с московским представительством и согласовывает с ним Термин в графике работы на выставке.
Процедура работы на выставке – продаже.
1. Участниками процедуры являются:
· От Департамента маркетинга – маркетолог;
· ОТ Департамента закупок – менеджер по закупке.
2. Подготовительный этап:
30-го числа каждого месяца руководители групп Департамента маркетинга и Департамента закупок совместно составляют график посещения выставок с указанием специалистов-участников выставок.
В этот же день (30-го числа каждого месяца) график передается специалистом Департамента маркетинга на утверждение зам.ген.директора по стратегическому планированию и развитию.
На основании утвержденного графика за 3 дня посещения выставки специалисты Департамента маркетинга и Департамента закупок предоставляют совместный план работы на выставке, согласованный с руководителями групп, на утверждение руководителям Департамента маркетинга и Департамента закупок.
Цели и задачи работы на выставке – продаже:
1. Департамент маркетинга: оценка выставки по ассортименту; оценка выставки по поставщикам.
2. Департамент закупок: оценка поставщиков; договорные условия (форма оплаты, система скидок, возможность обмена, возврата, работа с браком, полный пакет документов, доставка, рекламное сопровождение).
3. Критерии оценки:
· Ассортиментная политика;
· Ценовая политика.
4. Функции:
4.1. Департамент маркетинга:
· Определение производителя;
· Степень новизны ассортимента;
· Ценового диапазона.
4.2. Департамент закупок:
· Заключение договоров;
· Ознакомление с новым ассортиментом компаний, с которыми сотрудничаем;
· Отборка товара или заказ.
4.3. Критерии:
· Соответствие цена – качество;
· Соответствие тенденциям моды;
· Наличие хитов – сезона.
Анализ договорной работы предприятия. Основные виды договоров, заключаемые на изучаемом предприятии:
- Договор комиссии. Согласно которому одна сторона (комиссионер) обязуется по поручению другой стороны (комитента) за определенное вознаграждение совершить одну (несколько) сделок от своего имени, но за свой счет (Приложение Л).
- Договор отсрочки платежа;
- Договор купли – продажи (предоплаты);
- Договор на реализацию товара;
- Договор коммерческой концессии. Согласно которому одна сторона (правообладатель) обязуется предоставить другой стороне (пользователю) за вознаграждение на срок или без указания срока право использовать в предпринимательской деятельности пользователя комплекс исключительных прав, принадлежащих правообладателю, в том числе право на фирменное наименование и (или) коммерческое обозначение правообладателя, на охраняемую коммерческую информацию, а также на другие предусмотренные договором объекты исключительных прав – товарный знак, знак обслуживания и т.д. В Торговом Центре примером использования договора франчайзинга (договора коммерческой концессии) является секция«Colours&Beauty» и торговый комплекс «Интер – спорт». Образец договора коммерческой концессии представлен в Приложении М.