Е. А. Бреева, заместитель начальника правового отдела Московского регионального отделения ФСС РФ
С 1 июля 2011 года исключены из обращения бланки листков нетрудоспособности старого образца. Взамен них введены новые. Они утверждены приказом Минздравсоцразвития России от 26 апреля 2011 г. № 347н. Это означает, что с 1 июля будут выдаваться больничные на бланках нового образца. Но это не значит, что с этой даты работник не может принести в бухгалтерию больничный на старом бланке. Ведь вплоть до 30 июня врачи выдавали листки на старых бланках. Они будут оформлены до конца болезни. И новый бланк будет выдан только в том случае, если возникнет необходимость продолжить больничный лист.
Замена листка нетрудоспособности вызвана целым рядом причин. Одна из них – техническое несоответствие ранее действовавшему документу современным требованиям. Бланк листка нетрудоспособности старого образца небольшой по размеру, а в него нужно было вносить много информации. При этом большая часть данных вносилась вручную с двух сторон. Кроме того, в последнее время участились случаи фальсификации листков нетрудоспособности. А ведь это денежный документ, который является основанием для выплаты пособий по временной нетрудоспособности, по беременности и родам. Эти причины и вызвали необходимость утверждения нового бланка.
Отличия нового листка от старого видны даже визуально. Он увеличился в размерах. Стал формата А4, на светло-голубом фоне, с желтыми ячейками для заполнения. Кроме того, новый бланк листка нетрудоспособности соответствует техническим стандартам, в том числе и по степени защиты от фальсификации.
Новый формат документа предполагает автоматическую машиносчитываемую обработку. Если посмотреть на него, каждая ячейка заполняется отдельно – в нее вносится буква или цифра. И можно проводить чтение информации, внесенной в листок нетрудоспособности, при помощи машин. Параллельно тем данным, которые вносятся от руки, предполагается, что в нем будет еще и проставляться бинарный код в левом верхнем углу. На сегодняшний день пока нет возможности вносить такие данные. Но в будущем предполагается, что будет закодирована и причина нетрудоспособности, и дата выдачи, и кто выдал, кому выдал и т. д. Все эти данные будут представлены одним-единственным кодом – в верхнем левом углу.
Кроме того, листок нетрудоспособности имеет штрихкод и 12 цифр – это номер бланка листка нетрудоспособности. На старом бланке серия и номер были в виде букв и цифр. Сейчас остались только цифры под штрихкодом.
Новый бланк нетрудоспособности устроен таким образом, чтобы было несложно заполнить, обработать и проверить данные. Рассчитан на то, чтобы его проще было заполнять врачам в поликлиниках, бухгалтерам по месту работы и проверять работнику ФСС РФ на предмет правильности заполнения и расчета пособия.
Как заполняется новый больничный.
Перейдем к вопросу о том, как должен быть заполнен новый бланк листка нетрудоспособности. Скажем, пришел работник после болезни и сдал в бухгалтерию больничный нового образца. Для начала нужно проверить ту часть листка нетрудоспособности, которая заполняется медицинским учреждением. Необходимо отметить, что в старом бланке допускалось два исправления, сделанные врачом. В новом бланке исправления недопустимы. Это означает, что, если врач ошибся, он должен выдать новый листок нетрудоспособности. Поэтому, проверив больничный и обнаружив в нем ошибку, его нужно вернуть работнику для того, чтобы он заменил его в медучреждении.
Рассмотрим, как должен быть заполнен листок нетрудоспособности медицинской организацией. Первоначально врач проставляет галочки в графах «первичный» или «дубликат». Галочка в графе «дубликат» проставляется только в том случае, если новый больничный выдается взамен утерянного. Обратите внимание: если врач допустил ошибку в больничном, компания ее обнаружила и сотрудник вернулся к врачу для получения листка без ошибок, на новом больничном галочка в графе «дубликат» не проставляется.
Далее «наименование медицинской организации» и «место работы – наименование организации». Заполнение этих строк вызывает больше всего вопросов у бухгалтеров, потому что количество ячеек недостаточно для того, чтобы внести полное наименование.
Порядок заполнения больничных листов регламентирован приказом Минздравсоцразвития России от 29 июня 2011 г. № 624н. В нем достаточно подробно расписано, каким образом заполнять графы больничного листа. В частности, в документе сказано, что наименование медицинской организации или места работы вносится либо полное, либо сокращенное. Это можно уточнить в учредительных документах. Но зачастую даже сокращенное наименование не помещается. Поэтому в этих строчках может быть сокращенное наименование не в соответствии с учредительными документами, а то, которое примет организация для заполнения больничных листов.
Рядом с датой выдачи есть графа «ОГРН». Вот эту графу нужно заполнять четко и точно в соответствии со свидетельством о государственной регистрации. Эта графа важна и при автоматической обработке листка нетрудоспособности. Она позволяет идентифицировать медучреждение в базе данных ФСС РФ.
Итак, если полное и сокращенное наименование невозможно уместить, значит, оно будет внесено при допустимом сокращении. При внесении наименования не вносятся в ячейки кавычки, тире, точки, запятые, скобки, знак номер. Вносится только буквенная и числовая информация. Но эти знаки не являются основанием для переоформления бюллетеня. (Письмо ФСС РФ от 5 августа 2011 г № 14-03-11/05-8545)
После наименования медицинской организации вносится ее адрес. Порядок такой: город, улица, дом, офис. Название улицы пишется без слов «улица», «проспект», «бульвар», «переулок» и т. д. Если у дома есть корпус или строение, то эта информация проставляется через дробь без пробела. Например, пробел, 5/1 (это означает дом 5 корпус 1), затем пробел и номер офиса, если он необходим.
Фамилия, имя, отчество заболевшего вносятся на основании данных его документов, удостоверяющих личность. Для внесения фамилии предусмотрено 28 ячеек. Но бывают двойные или длинные фамилии. Если ячеек недостаточно, то фамилия вносится не полностью, а первые 28 букв. Инициалы не ставятся. За поля выходить нельзя.
Ниже проставляются дата рождения, пол заболевшего, причина нетрудоспособности. Под причину нетрудоспособности предусмотрено три поля – «код», «дополнительный код» и «код изменения». Все коды, которые проставляются в листке нетрудоспособности, указаны на оборотной стороне. Это еще одно отличие нового больничного от старого. В старом заполнялись две стороны, а в новом – только лицевая часть. На оборотной стороне расположена информация о значениях кодов, которые вносятся в листок нетрудоспособности.
Первая строка, где встречается закодированная информация, – «причина нетрудоспособности». В первых двух ячейках проставляется причина первоначального обращения. Дополнительный код нужен для тех случаев, если в процессе заболевания появляется еще какая-либо причина для нетрудоспособности. Код изменения проставляется в тех случаях, если происходит изменение причины нетрудоспособности.
Следующая строка – это «место работы – наименование организации». Об этом мы уже говорили. Уточню, что руководителю компании лучше выпустить приказ или распоряжение, в котором будет зафиксировано то наименование компании, которое будет применяться для заполнения листков нетрудоспособности. Об этом нужно уведомить свое отделение ФСС РФ, где компания зарегистрирована. И выдать своим работникам памятки для заполнения больничных листов.
Далее врач проставляет отметки в графе «основное место работы» или «работа по совместительству». Эта информация вносится со слов пациента. Поэтому врач не обязан требовать документы, подтверждающие основное место работы. Если выдаются два листка нетрудоспособности – и для основной работы, и для другой, то в том листке, который «по совместительству», проставляется номер листка, выданного по основному месту работы.
Следующий раздел – «дата 1», «дата 2», «№ путевки» и «ОГРН санатория или клиники НИИ». Данная строка заполняется в определенных случаях. «Дата 1» заполняется, если изменяется причина нетрудоспособности. Также если это листок нетрудоспособности по беременности и родам, то в нее вносится предполагаемая дата родов либо дата начала путевки при направлении в санаторно-курортное учреждение. Направление в санаторий возможно при долечивании после стационарного лечения, медицинской реабилитации пострадавших при несчастных случаях на производстве или профзаболеваний либо направлении в НИИ курортологии. Остальные строки – «дата 2», «№ путевки» и «ОГРН санатория или клиники НИИ» – заполняются только в том случае, если пациент направляется в санаторий.
Дальше идут две строки по уходу. Эти строки заполняются тогда, когда больничный выдается при необходимости ухода за заболевшим членом семьи. В них указывается возраст, родственная связь и Ф.И.О. члена семьи, за которым нужен уход. В строке «возраст» в первых двух ячейках проставляется число полных лет, во вторых – число полных месяцев. Если ребенку меньше года, то первые две ячейки остаются незаполненными, заполняются только вторые две ячейки. Затем закодирована родственная связь. Код можно посмотреть на обороте больничного.
Если уход ведется больше чем за двумя детьми, то выдается два листка нетрудоспособности. Заполняются они одинаково. Отличаются только данными тех детей, за которыми ухаживает родитель.
Следующая строка – «поставлена на учет в ранние сроки беременности (до 12 недель)». По этой строке очень много вопросов от врачей и работодателей. Дело в том, что существует такое пособие – пособие женщинам, вставшим на учет в ранние сроки беременности. Оно назначается на основании справки, которую выдают женские консультации. Причем справку выдают одновременно с листком нетрудоспособности. В новом бланке больничного предусмотрели отдельную графу именно для того, чтобы не выдавать справку. Но пока (в настоящее время) в порядок о назначении пособий по беременности и родам не внесены изменения. Поэтому по-прежнему основанием для выплаты пособия за постановку на учет в ранние сроки беременности является справка из женской консультации. Значит, дополнительно пока все еще требуется справка.