5) «Архивное дело»: модуль предназначен для ведения архивного делопроизводства на предприятии – передачи исполненных документов из СЭД в архив, составления и ведения номенклатуры дел, формирования и оформления дел для передачи в архив, ведения и учета дел в архиве.
6) «Гербовые бланки»: модуль предназначен для выполнения функций учета поступления и использования бланков строгой отчетности и фирменных бланков.
7) «Электронная цифровая подпись» (ЭЦП): модуль предназначен для использования внешних криптографических средств защиты, поддерживающих национальные стандарты, в среде Lotus Notes.
8) «Система менеджмента качества» (СМК): модуль предназначен для автоматизации ведения и учета документов СМК на предприятии и включает в себя два компонента:
- «СМК документы» обеспечивает программную реализацию управления документами СМК и возможность быстрого ознакомления с последними версиями документов, относящихся к системе управления качеством, всех пользователей системы.
- «СМК Аудит» обеспечивает автоматизированное управление документацией и данными о проведении внутренних и внешних проверок качества на предприятии и их результатах.
Общую стоимость проекта внедрения можно рассчитать по формуле
Ко = Кпр + Кос+ Кр + Кпер, (14)
где Кпр - затраты на программную платформу;
Кос - затраты на лицензии СЭД;
Кр - затраты на дополнительное оборудование;
Кпер - затраты на обучение персонала.
Кос = 18239+10465+4485+20930+8372+33009,6+13156+19136=127792,6 руб.
Ко=38571+127792,6 +184·179,4=199373,2 руб.
Еще одна статья расхода, которую стоит учесть, это расходы на администрирование и сопровождение системы. Стоимость сопровождения составляет 20% от стоимости приобретаемых лицензий.
С= Кос * 20%, (15)
где С - затраты на сопровождение СЭД;
Кос - затраты на приобретение лицензии.
С= 127792,6 * 20%=25558,52 руб.
Общая стоимость затрат на внедрение
З=С+ Ко, (16)
где З - затраты на внедрение СЭД;
С - затраты на сопровождение СЭД;
Кос - затраты на приобретение лицензии.
З = 25558,52 +199373,2 = 224931,72 руб.
Необходимо рассчитать экономию средств при внедрении СЭД. Пусть оценка прямой экономии средств включает только стоимость бумаги, сэкономленной при внедрении такой системы, и стоимость сэкономленного рабочего времени сотрудников.
Максимальную стоимость расходуемой в месяц бумаги можно подсчитать, исходя из возможностей одного сотрудника прочитать и усвоить определенное количество страниц документов в месяц. На основе простого эксперимента можно выяснить, что в течение рабочего дня один средний сотрудник в состоянии прочесть не более 100 машинописных листов документов. С другой стороны, минимальный объем страниц, которые читает один сотрудник в течение рабочего дня, не может быть меньше одного полного документа, то есть четыре-пять страниц, иначе этот сотрудник не работает с документами, а значит, не представляет интереса с точки зрения внедрения СЭД. Предположим, что на одного сотрудника в организации приходится 15 страниц в день.
Месячные расходы на бумагу составят:
М=Г * Б * Н * Т, (17)
где Г - количество рабочих дней в месяце;
Б - количество листов на одного сотрудника в день;
Н - стоимость одного листа бумаги с нанесенной информацией (ксерокс, печать);
Т - количество сотрудников, которые имеют дело с документацией.
М=21*15*150*184=8694 руб.
Стоимость сбереженного рабочего времени оценить еще сложнее. В первую очередь она складывается из следующих факторов:
1) экономия усилий за счет повторного использования существующих документов;
2) экономия времени на поиск нужных документов за счет систематизации в хранении документов и эффективных средств поиска информации;
3) ускорение всех бизнес-процессов за счет их автоматизации, формализации и контроля исполнительской дисциплины.
Так как любая организация постоянно занимается решением достаточно похожих друг на друга задач, то очевидно, что возможность повторного использования существующих документов весьма реальна. Если для одних типов документов (договоры, письма, приглашения) такое повторное использование – устоявшаяся практика в большинстве мест, то для документов типа коммерческих предложений, аналитических обзоров, предварительных проектов или даже просто переписки, к сожалению, процент повторного использования в большинстве случаев равен нулю. Необходимо учесть, что практически для любого документа существует прототип (шаблон). Чаще всего от прототипа можно будет «взять» от 20 до 30% (не от объема текста, а по трудозатратам на создание), остальное - специфика отдельного случая. Поэтому будем исходить из коэффициента повторного использования в 25%. Если предположить, что каждый сотрудник тратит на создание новых документов примерно 20% своего рабочего времени (этот параметр нигде не измерялся), то общая экономия времени сотрудников составит примерно 5% от их полного рабочего времени. Средняя годовая зарплата специалиста, занятого документооборотом на предприятии (секретарь, работник канцелярии и пр.) – 12018 руб.
В=И * К * Э, (18)
где В - экономия от внедрения СЭД;
И - количество сотрудников;
К - среднемесячные расходы на одного сотрудника;
Э - экономия трудозатрат, %.
В=184 * 1149,2 * 0,05 = 10572,64 руб.
В среднем сотрудник выполняет в день десять операций по поиску различных документов. Поиск одного документа занимает в среднем две минуты. В 10% случаев сотрудник не находит нужный документ. В случае, если документ не был найден сразу на его поиски тратится еще две минуты дополнительно.
Расчет экономии трудовых затрат после внедрения СЭД в месяц
Т= ((10 раз/день * 2 мин. + 10 раз/день * 10% ·2 мин) *1/ (8 час. * 60 мин) *12018 руб. *184) /12= 8431,8998 руб.
Экономия трудозатрат после внедрения СЭД в месяц составит
Э=Т+В, (19)
где Т - экономия трудовых затрат после внедрения СЭД;
В - экономия от внедрения СЭД.
Экономия средств в месяц при внедрении СЭД составит
Э= 10572,64 +8431,8998 =19004,539 руб.
С=Э+М, (20)
где Э - Экономия трудозатрат после внедрения СЭД в месяц;
М - Месячные расходы на бумагу.
С=19004,539 +8694=27698,539 руб.
Экономия средств в год при внедрении СЭД составит
Сг=12 * С, (21)
где С - экономия средств в месяц при внедрении СЭД.
Сг =12 * 27698,539 =332382,46 руб.
Срок окупаемости
П=З/Ко* 12, (22)
где П - срок окупаемости;
З - затраты на внедрение СЭД;
С - доход от внедрения мероприятия.
П= (224931,72/332382,46) *12=8,12 мес.
Срок окупаемости мероприятия составил 8,17 месяца. Экономический эффект можно рассчитать по формуле:
Н = Сг - З, (23)
где Н - экономический эффект;
З - затраты на внедрение СЭД;
С - экономия при внедрении СЭД в год.
Н = 332382,46 224931,72=107450,74 руб.
Внедрение системы электронного документооборота дает значительный экономический эффект, однако количественная его оценка является сложным процессом, так как приходится учитывать множество факторов. Экономический эффект в значительной степени определяется правильностью выбора системы и проведения процесса внедрения. Следует отметить, что экономическая эффективность будет расти по мере увеличения количества документов, находящихся в электронном архиве, и числа сотрудников, подключенных к электронному документообороту.
3.8 Кадровое планирование – инновации в сфере управления персоналом ОАО «Астраханский станкостроительный завод»
Планирование персонала – это целенаправленная деятельность по подготовке кадров, обеспечению пропорционального и динамичного развития персонала, расчету его профессионально-квалификационной структуры, определению общей и дополнительной потребности, контролю за его использованием.
Кадровое планирование позволяет учитывать средствами планирования экономические и ориентированные на персонал позиции, согласовывать их друг с другом и способствовать тем самым уравновешиванию интересов работодателей и работников. Предпосылкой для этого является то обстоятельство, что кадровое планирование является всеобъемлющим. Совершенно однозначным образом оно должно охватывать большее число аспектов, нежели преобладавшее в прошлые годы планирование потребностей в кадрах, ориентировавшееся преимущественно на производственно-экономические вопросы.
Кадровое планирование призвано обеспечить оптимальное раскрытие потенциала наемных работников и их мотивацию в условиях противоречия между производственными требованиями и задачами организации, с одной стороны, и интересами и потребностями работников – с другой.
Кадровое планирование, в частности, должно дать ответы на следующие вопросы.
1) Каким образом можно привлечь необходимый и сократить излишний персонал, учитывая социальные аспекты (планирование привлечения или сокращения штатов)?
2) Каким образом можно использовать работников в соответствии с их способностями (планирование использования кадров)?
3) Каким образом можно целенаправленно содействовать повышению квалификации кадров и приспосабливать их знания к изменяющимся требованиям (планирование кадрового развития)?
4) Каких затрат потребуют планируемые кадровые мероприятия (расходы по содержанию персонала)?
Кроме того, для того, чтобы кадровое планирование оказалось эффективным, предприятие должно обеспечить выполнение следующих условий:
1. Готовность руководства организации к интеграции личностного аспекта в общее планирование и к созданию для этого необходимых организационных и кадровых предпосылок.
2. Выбор частных аспектов кадрового планирования, которым следует отдать предпочтение. Как показывает опыт, разумно начинать планирование с определения потребности в кадрах, решения вопроса их привлечения или увольнения, а позже дополнить его планированием использования и развития кадров, расходов.
3. Выбор периода планирования на первом этапе его введения можно было бы ограничить одним-двумя годами, постепенно дополняя его среднесрочным (до трех лет) и долгосрочным планированием (свыше трех лет).