Для полегшення впорядкування аркушів останнє слово на кожному з них записувалося першим на наступному. Якщо справа не доводилася до кінця, то залишалося вільне місце, на якому писалися або цифра 2, або слово «уасиа».
Правильність написання актів перевірялася. Про це свідчать деякі маргіналії (позначки на полях), наприклад: «тот аркуш порядней треба бьі переписати». Нумерація актів (слов'янська та арабська) проводилась по місяцях; нумерація аркушів була введена значно пізніше.
Свою подальшу реорганізацію і розвиток актове діловодство в судах дістало за Статутом 1566 року. Згідно з ним передбачалося ведення всіх документів «словьі русскими». Однак документи могли заноситись до актових книг тією мовою, якою були написані. В основному змісті документів простежується прагнення додержуватись канцелярської мови, хоч часто трапляються елементи живої розмовної мови, характерної для представників тодішнього феодального суспільства.
Зважаючи на значення актових книг, зобов'язував шляхту кожного повіту «збудовать такое место, где бьі завждьі книги земские безпечне от всякое пригодьі бьіли заховань!!» і зберігати у «скрьінях моцньіх за тремя замками».
Значна частина актових книг усе ж загинула. Сьогодні загальна кількість тих, що збереглися, становить понад 7,5 тис. томів, які охоплюють близько 5 млн документів-записів. Актове діловодство проіснувало на території Правобережної України до 1840-х років.
2. ПРИКАЗНЕ ДІЛОВОДСТВО
До XV ст. у Московському князівстві система управління мала двірцево-вотчинний характер. Органами управління були так звані путі (сокольничий, ловчий, конюший, стольничий, чашничий). Країна поділялася на повіти, стани і волості на чолі з намісниками і волостелями, компетенція яких не поширювалася на панські вотчини. Справочинство вели дяки, а при намісниках - писарчуки та піддячі. Створення Російської централізованої держави вимагало розвинутіших форм державного управління. У зв'язку з цим відбувалася поступова перебудова органів великокнязівського управління. На кінець XV - початок XVI ст. склалася система приказів - центральних органів державного правління, що відали окремими галузями, виступаючи в якості відомчих установ. Так, Посольський приказ відав зовнішніми відносинами, Розрядний - воєнними, Помісний - земельними справами; існували Холопський, Ямський, Розбійний та інші прикази. Коли Україна 1654 року увійшла до складу Росії, при Посольському приказі спочатку було створено канцелярію з малоросійських справ, а 1663 року - Малоросійський приказ.
Усього приказів було близько 80, кожний з них налічував від 3 до 400 наказних людей. На чолі приказу стояв суддя, який разом з товаришами (заступниками та помічниками) керував дяками. Дяки з простих писарів ставали начальниками приказних канцелярій і займались всіма повсякденними справами та діловодством. У своєму розпорядженні вони мали «письмові голови» різних рангів, піддячих (старших, середньої руки та молодших), писарів, переписувачів, були також перекладачі, сторожа, пристави.
Канцелярії функціонували при кожному державному, духовному чи громадському закладі. Документи в них складали та оформляли фахівці за певними загальними правилами, що наслідувалися згідно з традицією.
Діяльність канцелярії, роботу окремих службовців зі створення офіційних текстів добре видно з елементів створюваних документів. Так, на кожному документі, що надходив до приказу, ставили дату оформлення. Дяк в разі необхідності робив відмітку «виписати», тобто навести довідку. Справу готували до доповіді і обговорювали, після чого виносився «присуд» і розпорядження про підготовку листа-відповіді.
Проект документа складали за вказівкою дяка старші піддячі. Дяк цей проект редагував, роблячи позначки в тексті, на полях чи на зворотному боці аркуша. Виправлений документ старіший піддячий переписував заново - «білив». Переписаний документ піддячий звіряв з чернеткою і візував: ставив підпис на зворотній стороні в нижньому правому куті аркуша, стверджуючи правильність написаного. Звірений документ підписувався дяком розтягнуто по всій його ширині, наприклад: «А грамоту писав дяк Семен Дичко».
Писали на вузеньких (15-17 см) смужках паперу, які за необхідності склеювали. Зворотний бік залишали чистим. До першого документа підклеювали послідовно інші, і довгу паперову смужку згортали в рулон. Смужки при читанні тягнулись; звідси і народилось поняття, що означає сьогодні невчасне вирішення того чи іншого питання - тяганину (зволікання). У діяльності приказів XV - XVII ст. виробився сталий процес роботи з документами, який і дістав назву приказного діловодства. У практиці приказів затвердились певні формуляри складових частин документів, порядок їх оформлення та просування як у самих приказах, так і між ними.
Діловодство стало вимагати значного досвіду, якого нерідко не мав начальник приказу - суддя. Тому на допомогу йому призначалися дяки, які й чинили справи. Документи поділяли на законодавчі, які виходили від органів державної влади, та розпорядчі, які складали органи управління. До першої категорії відносили укази царів та рішення Боярської думи, до другої - грамоти та листи. Від простих людей до приказів надходили чолобитні.
Територія Лівобережної України, що на той час увійшла до складу Росії, була поділена на 16 військових округів, або полків, де адміністративна, судова та військова влада належала полковникам. Територія кожного полку поділялася на сотні на чолі з сотниками. Державу очолювали гетьман і старшинська рада; справочинством відали генеральний писар та генеральний і полкові судді.
У травні 1710р. гетьманом став генеральний писар Пилип Орлик, автор «Пактів», або так званої «Бендерської Конституції і вільностей Запорізького війська». Вихідним положенням цього документа була теза про незалежність України. Проте цей документ, укладений тодішніми політичними емігрантами, на території України сили не набув.
3. КОЛЕГІАЛЬНЕ ДІЛОВОДСТВО
Діловодство в установах до XVIII ст. велось згідно з канцелярськими традиціями і законодавством не регулювалося.
Застарілу систему приказів у 1717-1718 рр. змінили 12 колегій, кожна з яких відала певною галуззю чи сферою управління і підпорядковувалася Сенату. Згодом 13-ю колегією став Синод, що відав церковними справами. Остаточно структуру колегій визначив підписаний 1720 року «Генеральний регламент» державних колегій, що заклав засади організації діловодства в державних установах.
Історія складення «Генерального регламенту» така. Ще у 1715 р. Петро І направив своїх представників до Швеції, Данії та Німеччини для вивчення системи управління та подальшої доповіді про можливість її застосування в Росії. Після вивчення було прийняте рішення взяти за зразок шведські колегії і, враховуючи особливості російського державного устрою, поступово вводити їх у державі. Перший варіант «Генерального регламенту» склав Генріх Фік. Згодом документ зазнав 12 редакцій.
У «Генеральному регламенті» докладно розкрито функції кожного підрозділу колегії. Спеціальний розділ визначав структуру і функції канцелярії та її секретаря. Найважливіші документи складав секретар, інші, за вказівкою секретаря, - канцеляристи. Частину документів писали за «генеральним формуляром», тобто за обов'язковими формами.
«Табель о рангах» у 1722 р. поклав початок системі чинів, звань та титулів, які обов'язково застосовувалися в справочинстві до перевороту 1917 року. Саме тоді було засновано сучасну практику офіційного адресування.
Хоч питання документування діяльності установ на місцях відображені в законодавчих актах, у завершеній формі вони сформульовані в «Учреждениях для управлення губерний» (7 листопада 1775 р.). Згідно з цим документом листування між установами стало ритуалом, який треба було добре знати, щоб мати змогу обійняти відповідну посаду.
Для відносин між вищою владою і владою на місцях встановлювалися відповідні види документів залежно від місця установи за ієрархічною градацією. Тобто, визначалася ієрархія не лише установ, а й документів. Вищі установи давали вказівки, підпорядковані - писали «доноси» про їх виконання.
Весь процес проходження як вхідних, так і вихідних документів реєструвався у журналах, книгах або реєстрах. На вхідних документах у верхньому правому куті позначали дату надходження та номер за реєстром. Зареєстровані документи розглядались назначеними виконавцями і заносились до настільного реєстру.
Для полегшення знаходження документів складали алфавіти установ та осіб, які мали до них якесь відношення. Про свою роботу установи складали звіти, а про кількість і склад прослуханих справ - термінові зведення.
Таким чином, були вироблені засади організації обліку, проходження та зберігання документів. Тоді ж з'явилася назва «архів».
Законодавчі та розпорядчі акти державної влади оформляли указами, регламентами, інструкціями, протоколами. Виникла безліч форм листування: листи, реляції, доноси, повідомлення, вимоги тощо. Для деяких документів, таких, як дипломи, патенти, були створені генеральні формуляри-зразки, за якими вони мали оформлятися.
Росія дедалі більше обмежувала українське самоврядування. 1722 року була утворена Малоросійська Колегія у Глухові, яка контролювала діяльність гетьмана, старшини, відала фінансами та справочинством. З відновленням у 1750 р. гетьманщини в Україні влада стала належати київському генерал-губернатору і гетьману. Після остаточної ліквідації гетьманства у 1764 р. вона знову перейшла до Малоросійської Колегії. Але до 1775 р. важливу роль у житті українського народу відігравала Запорізька Січ.
ВИСНОВКИ
Розглянувши актове, приказне і колегіальне діловодство можна визначити наступні їх особливості та головні ознаки:
Актове діловодство (з XIII ст..) характеризувалось наступним: