У бухгалтерії здійснюється арифметична перевірка авансових звітів, а також перевірка правильності оформлення документів і витрачення коштів за призначенням. Керівник установи зобов’язаний не пізніше трьох робочих днів прийняти рішення щодо затвердження перевірених авансових звітів.
У разі неподання в строк авансових звітів або неповернення в касу невикористаних авансів – бухгалтерія має право здійснювати утримання цієї заборгованості із заробітної платні осіб, які отримали аванси, з дотриманням вимог, встановленим чинним законодавством.
3.3. Заповнення авансового звіту підзвітною особою
Підзвітна особа (за всіх варіантів) видачі їй грошових коштів при скеруванні у службове відрядження у межах України або за кордон зобов’язана заповнити авансовий звіт – про витрачені грошові кошти.
Працівники підприємства, які отримали готівкові грошові кошти на службове відрядження під звіт, як і такі що не отримали їх, забов’язані подати до бухгалтерії звіт про витрачені суми з відповідних виправдних документів про них вже згадувалося в попередніх розділах.
Якщо підзвітній особі одночасно видаються грошові кошти на витрати на відрядження й на виробничі потреби повинна протягом трьох робочих
днів після повернення з відрядження зобов’язана подати одночасно два авансових звіти про витрачені кошти:
1. про кошти витрачені на відрядження;
2. про витрачені кошти на господарські потреби;
До складу витрат на проїзд до місця відрядження і назад включають витрати на попереднє замовлення квитків їх вартість, оренду білизни в поїздах, оплату зборів і аеропорту, перевезення багажу.
При виклику службового транспорту, крім легкового, витрати на паливно-мастильні матеріали відшкодовуються згідно з їх нормативною витратою на затверджений кілометраж.
Під час такої відшкодовують і інші витрати, викликані технічним обслуговуванням, стоянкою, паркуванням, зборами на проїзд ґрунтовими, шосейними дорогами та водними переправами.
Витрати на стоянку, придбання паливно-мастильних матеріалів для легкового автотранспорту не враховуються в складі витрат на закордонне відрядження. Якщо під час відрядження службовий автотранспорт не використовувався, у вагові витрати включаються тільки витрати на проїзд транспортом загального користування.
До інших витрат на відрядження належать:
· оплата телефонних розрахунків;
· оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд;
· комісійні на придбання іноземної валюти;
· інші витрати, пов’язані з дотриманням правил в’їзду, або перебуванні у місці відрядження.
3.3.1. Граничні норми добових витрат на відрядження в Україні за кордоном .
Добові витрати не потребують документального підтвердження, але Кабінет Міністрів України встановлює граничні норми добових витрат за кожний повний день відрядження, включаючи день від’їзду і приїзду (Додаток 2).
Розділ 4. Порядок відряджання в межах України.
Відрядженому працівникові перед від’їздом видається грошовий аванс у межах суми, визначеної на оплату проїзду, наймання житла, й добові витрати (витрати на харчування та фінансування інших особистих потреб працівника), норми яких встановлено відповідно до постанови Кабінету Міністрів України 23.04.1999 № 663 «Про норми відшкодування витрат на відрядження в межах України та за кордон».
Керівник підприємства може своїм наказом (розпорядженням) установлювати додаткові обмеження щодо сум коштів, наданих на відрядження.
На працівника, котрий перебуває у відрядженні поширюється режим робочого часу того підприємства, до якого його відряджено. Замість днів відпочинку, не використаних за період відрядження, інші дні відпочинку після повернення з відрядження не надаються. Якщо працівника спеціально відряджено для роботи у вихідні або неробочі й святкові дні, то компенсація за це виплачується відповідно до чинного законодавства.
Якщо працівник від’їжджає у відрядження у вихідний день, то йому після повернення з відрядження в установленому порядку надається інший день відпочинку. За відрядженим працівником зберігаються місце роботи (посада) та середній заробіток за період відрядження (на всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи), в тому числі й за час перебування в дорозі.
На прохання відрядженого працівника належна йому заробітна плата переказується поштою за рахунок підприємства, що його відрядило. На період відряджання особи, яка працює за сумісництвом, середній заробіток зберігається на тому підприємстві, що її відрядило. В разі направлення працівника у відрядження водночас з основної роботи й роботи за сумісництвом за ним зберігаються обидва середніх заробітки, а витрати на відрядження розподіляються між підприємствами, що направляли працівника, за погодженням. За кожний день (включаючи дні від’їзду і приїзду) перебування працівника у відрядженні в межах України, в тому числі вихідні, святкові й неробочі дня та час перебування в дорозі (разом із вимушеними зупинками), йому виплачуються добові відповідно до граничних норм, установлених Постановою Кабінету Міністрів України №663. Кількість днів відрядження для виплати добових остаточно визначається з урахуванням дня вибуття у відрядження й дня прибуття до місця постійної роботи, що залічуються як два дні. В разі відряджання працівника строком на один день або до такої місцевості, звідки він може щодня повертатися до місця постійного проживання, добові відшкодовуються як за повну добу. Якщо в посвідченні про відрядження немає позначок, то добові не виплачуються.
У разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника йому на загальних підставах відшкодовуються витрати на наймання житла (крім випадків, коли відряджений працівник перебуває на стаціонарному лікуванні) й сплачуються добові протягом усього періоду коли він за станом здоров’я не може виконувати покладене на нього службове доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, але на строк не більш як два місяці. Тимчасова непрацездатність відрядженого працівника, а також неможливість за станом здоров’я повернутися до місця постійного проживання мають бути засвідчені в установленому порядку.
За період хвороби відрядженому працівникові на загальних підставах виплачується допомога з тимчасової непрацездатності. Дні тимчасової непрацездатності не включаються в термін відрядження
4.1. Строки відрядження в межах України
Термін відрядження визначається керівником або його заступником, але не може перевищувати 30 календарних днів. Термін відрядження працівників, які направляються для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, має не перевищувати терміну будівництва об’єктів. Фактичний час перебування у відрядженні визначається за позначками в посвідченні про відрядження щодо вибуття з місця постійної роботи. Якщо працівника відряджено до кількох населених пунктів, то позначки про день прибуття й день вибуття працівника завіряються тією печаткою, котрою користуються у своїй господарській діяльності підприємства для засвідчення підпису посадовця, на якого наказом (розпорядженням) керівника підприємства покладено обов’язки здійснювати реєстрацію осіб, що вибувають у відрядження та прибувають з нього.
Днем вибуття працівника у відрядження вважається день вильоту літака, відправлення поїзда, судна, автобуса або іншого транспортного засобу, а днем прибуття з відрядження – відповідно день прибуття транспортного засобу. В разі відправлення транспортного засобу до 24-ї год. включно днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0-ї год. й пізніше наступна доба. Якщо аеропорт, вокзал, пристань, станція розташовані за межами населеного пункту, де працює відряджений, то в термін відрядження зараховується час, який потрібний для проїзду до них. Аналогічно визначається день прибуття відрядженого працівника до місця його постійної роботи.
4.2. Витрати на відрядження в межах України
Якщо є підтвердні документи (оригінали), то підприємство відшкодовує відрядженому працівникові витрати на наймання житла в розмірі фактичних витрат з урахуванням вартості побутових послуг, що надаються в готелях (прання, чищення, лагодження і прасування одягу тощо, але не більш як 10% від норм добових витрат за всі дні проживання), користування холодильником, телевізором. Працівникові, відрядженому в межах України, відшкодовується плата за бронювання місця в готелі в розмірі не більш як 50% його вартості за одну добу згідно з поданими підтвердними документами (оригіналами). Витрати на наймання житла в разі вимушеної зупинки в дорозі, що підтверджуються відповідними документами, також відшкодовуються в порядку й розмірах, зазначених вище.
Витрати на проїзд до місця відрядження і назад відшкодовується в розмірі вартості проїзду повітряним, залізничним, водним, автомобільним транспортом загального користування (крім таксі) з урахуванням усіх витрат, пов’язаних із придбанням усіх квитків і користуванням постільними речами в потягах, та страхових платежів на транспорті.
Відрядженому працівникові відшкодовуються витрати на проїзд транспортом загального користування (крім таксі) до вокзалу, аеропорту, пристані, станції, якщо вони розташовані за межами населеного пункту, де постійно працює відряджений. Відшкодовуються також витрати на проїзд міським транспортом загального користування (крім таксі) за місцем відрядження (згідно з підтвердними документами) відповідно до маршруту, погодженого з керівником.
Відрядженому працівникові понад установлені норми компенсації витрат у зв’язку з відрядженням відшкодовуються також витрати на оплату податку на додану вартість за придбанні проїздні документи, користування в поїздах постільними речами та наймання житла згідно з підтвердними документами (оригіналами).