Автоматизация отдела малого выставочного зала необходима для обеспечения качественного учета торговли, освобождения сотрудников от длительных поисков необходимой информации, в результате - высвобождение рабочего времени для более полной и своевременной консультации посетителей.
3.2 Организационно-экономическая сущность задачи «Автоматизация бухгалтерского учета»
В каждой подсистеме для решения задач существует множество входных документов (информации), нормативно-справочной информации (НСИ) и выходных документов (информации). Периодичность возникновения и необходимость решения различны для каждой задачи в рамках отдельно взятой подсистемы. Поэтому рассмотрим подробнее подсистему «Бухгалтерский учет» и задачи «Формирование ведомости заработной платы», «Формирование списка счетов выставленных и оплаченных».
Создание автоматизированных рабочих мест предполагает, что основные операции по накоплению, хранению и переработке информации возлагаются на вычислительную технику, а работник выполняет часть ручных операций и операций, требующих творческого подхода при подготовке управленческих решений. Персональная техника применяется пользователем для контроля производственно-хозяйственной деятельности, изменения значений отдельных параметров в ходе решения задачи, а также ввода исходных данных в АИС для решения текущих задач и анализа функций управления.
Автоматизация бухгалтерского учета на предприятии и подготовка финансовой отчетности в налоговые органы в условиях переходной экономики России является одной из наиболее важных задач.
Являясь одной из функций управления, бухгалтерский учет решает следующие важнейшие задачи: предоставление информации для научного планирования и повышения эффективности работы, контроль за выполнением сметы расходов учреждений, соблюдением режима экономии, охрана всех видов собственности, обеспечение информацией для внедрения и повышения эффективности работы, выявление резервов повышения эффективности и качества работы. Посредством учетной информации осуществляется контроль за мерой труда и мерой потребления, определяется объем выполненной работы и причитающаяся каждому работнику оплата в соответствии с количеством и качеством затраченного труда.
Бухгалтерский учет должен обеспечить систематический контроль за ходом исполнения смет расходов, состоянием расчетов с предприятиями, организациями, учреждениями и лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей.
По данным учета выявляются резервы повышения эффективности работы учреждений. Используя его данные, определяются возможности улучшения качества работы, использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов, устанавливаются причины нерационального их использования и намечаются пути устранения недостатков и улучшения качества работы.
Место решения задачи – структурное подразделение МУК ВЦ «Галерея» планово-бухгалтерский отдел. Цель решения задачи автоматизации бухгалтерского учета заключается в своевременном получении информации для принятия решений, повышение эффективности и качества выполняемой работы по ведению бухгалтерского учета, сокращение трудоемкости операций по сбору и регистрации документов, интеграции решения комплексов бухгалтерских задач, возможности организации информационно-справочного обслуживания бухгалтера. В основе информационной подсистемы бухгалтерского учета принято считать учетные задачи, объединенные в комплексы, выполняемые отдельными участками учета. Комплекс задач характеризуется определенным экономическим содержанием, ведением утвержденных синтетических счетов, первичными и сводными документами, взаимосвязанными алгоритмами расчетов, методическими материалами и нормативными документами конкретного участка учета.
Информационная подсистема бухгалтерского учета включает следующие комплексы задач: учет основных средств, учет материальных ценностей, учет труда и заработной платы, учет готовой продукции, учет финансово-расчетных операций, учет затрат на производство, сводный учет и составление отчетности. Взаимная увязка комплексов учетных задач заложена в самой методологии бухгалтерского учета, системе ведения счетов и выполнения проводок, где каждая хозяйственная операция отражается дважды: в кредите одного сета и дебете другого. Информационные связи комплекса учетных задач позволяют выделить три фазы обработки, заложенные в основу машинных программ. На первой фазе производится первичный учет, составление первичных документов, их обработка и составление ведомостей аналитического учета по каждому участку учета. Все операции преобразования выполняются на основании прикладных программ конкретного участка учета или встроенным модулем в единую программу бухгалтерского учета. Второй фазой обработки является составление проводок и их размещение в различные регистры аналитического и синтетического учета, журналы-ордера по номерам счетов. Компьютерная обработка позволяет полностью автоматизировать этот процесс, формируя проводки по окончании решения каждого участка учета. Третья фаза обработки состоит в составлении сводного синтетического учета: отчетно-сальдовых ведомостей по счетам главной книги, баланса и форм финансовой отчетности, что обеспечивается головным модулем машинной программы «Проводка-Главная книга-Баланс». Программное обеспечение решения задач бухгалтерского учета строится с учетом рассмотренных фаз обработки, интеграции учетных задач, а также наличия внешних связей.
Автоматизация бухгалтерского учета решает следующие задачи:
- организация и ведение процесса бухгалтерского учета и контроля организации,
-учет поступающих денежных средств, товарно-материальных ценностей, основных средств.
-перечисление платежей в бюджет, взносов во внебюджетные фонды,
-отчисление из прибыли в спец. фонды и резервы,
-учет дебиторов, кредиторов, фондов,
-ведение главной книги и составление финансовой отчетности,
-начисления по оплате труда,
-ведение расчетов с поставщиками;
-ведение учета материальных ценностей,
- учет затрат;
-ведение оборотных ведомостей по материальным счетам,
-составление мемориальных ордеров,
-ведение лицевых и налоговых карточек по каждому сотруднику,
-ведение ведомости по ЕСН,
-составление и обработка банковских документов,
-учет оплаты труда и прочих расчетов с работниками организации и нештатными сотрудниками,
- расчет налоговых отчислений,
- расчет амортизационных отчислений.
На выходе бухучет дает:
1. Первичные документы.
2. Учетные регистры для бухгалтерии.
3. Регистры и информацию для внутренних нужд предприятия.
4. Бухгалтерскую отчетность и расчеты по налогам и другим платежам
Для автоматизированного ведения бухгалтерского учета учреждением применяется программа «1С: Бухгалтерия».
Информация, получаемая из бухучета, требуется и в других структурных подразделениях предприятия. Хорошо автоматизированный бухучет в состоянии дать любую информацию с учетом всех специфических требований.
Бухгалтерский учет в МУК ВЦ «Галерея» осуществляет бухгалтерия, которая является отдельным структурным подразделением. Программа по автоматизации бухучета работает в сети, где несколько бухгалтеров работают каждый на своем компьютере. Распределено, какой бухгалтер что ведет, т.е. проведено четкое распределение функций.
В обязанности бухгалтерии входит:
- обеспечение правильной организации бухгалтерского учета в соответствии с инструкцией и отдельными указаниями;
- осуществление предварительного контроля за своевременным и правильным оформлением документов и законностью совершаемых операций;
- контроль за правильным и экономным расходованием средств в соответствии с выделенными ассигнованиями и их целевым назначением по утвержденным сметам расходов по бюджету с учетом внесенных в них в установленном порядке изменений, а также за сохранностью денежных средств и материальных ценностей;
- учет доходов и расходов по сметам специальных средств и учет операций по другим внебюджетным средствам;
- начисление и выплата в срок заработной платы рабочим и служащим,
- своевременное проведение расчетов, возникающих в процессе исполнения смет, с предприятиями, учреждениями и отдельными лицами;
- участие в проведении инвентаризации денежных средств, расчетов и материальных ценностей, своевременное и правильное определение результатом инвентаризации и отражение их в учете;
- проведение инструктажа материально ответственных лиц по вопросам учета и сохранности ценностей, находящихся на ответственном хранении;
- широкое применение современных средств вычислительной техники при выполнении учетно-вычислительных работ;
- составление и представление в установленные сроки бухгалтерской отчетности;
- составление и согласование с руководителями учреждений (при отсутствии плановых отделов или других аналогичных структурных подразделений) смет расходов и расчетов к ним;
- осуществление контроля за сохранностью средств, малоценных и быстроизнашивающихся предметов и других материальных ценностей в местах их хранения и эксплуатации;