Анализ организационной структуры и деятельности предприятия (стр. 1 из 2)

Введение

Производственная и преддипломная практика является неотъемлемой частью учебного процесса. В ходе ее прохождения студент получает углубление и закрепления знаний и профессиональных навыков, полученных в процессе обучения на основе изучения практических ситуаций.

В период с 1 июля 2009 г. По 31 июля 2009 г. я, студент Голубев Антон Николаевич, проходил производственную практику на предприятии «Агентство Правовой информации» в городе Нижний Новгород.

Целью прохождения этой практики являлось:

- углубление и закрепление теоретических и практических знаний, полученных в процессе обучения, приобретение профессиональных навыков работы по специальности;

- сбор фактического материала, необходимого для выполнения дипломного проекта. Обобщение и анализ собранного материала является основой для последующего дипломного проектирования.

Основные задачи, которые были решены во время прохождения практики:

- ознакомление с организацией: его структурой, основными функциями управленческих подразделений;

- непосредственное участие в текущей деятельности предприятия;

1. Характеристика предприятия

Предприятие «Агентство правовой информации» занимается продажей программного обеспечения, компьютерной техники и оборудования с возможностью заказа отсутствующих моделей.

У предприятия имеется магазин. В магазине представлены товары различных категорий и моделей. Продавец продаёт товары или принимает заказы на товары. Срок выполнения заказа на товар – обычно одна-две недели.

Когда заказ на товар готов, связываются с покупателем и информируют его о готовности заказа. Затем подписывают документы на получение товара, принимают оставшуюся часть оплаты и заказ передаётся клиенту. После выполнения заказа документы и деньги сдаются бухгалтеру, который контролирует правильность расчетов и оформления.

Функционирование любого предприятия по продаже какого-либо вида продукции невозможно без складских помещений. Поэтому включаем в предметную область коммерческого предприятия склад товаров с одним сотрудником – кладовщиком, который контролирует приход и уход товаров со склада.

2. Изучение структурно-функциональных моделей предприятия

Изучение структуры предприятия я разбил на несколько шагов:

а) изучение организационной модели предприятия;

б) описание основных функций каждого отдела предприятия;

в) изучение функциональной модели предприятия;

г) изучение физической модели предприятия;

д) изучение информационно-логической модели предприятия.

2.1Организационная модель предприятия

Организационная модель нашего предприятия состоит из 6 подразделений:

- руководство, представленное директорами

- магазин

- склад

- отдел бухгалтерии

- коммерческий отдел

- технический отдел

2.2 Структурное подразделение организации, служившее базой практики

Основным место прохождение практики был коммерческий отдел.

Но работа по исследованию функционирования предприятия проводилась среди всех отделов.

В ходе изучения организационной модели предприятия были рассмотрены все подразделения в отдельности и выявлены их функции и обязанности.

1. Руководство:

· организация руководства деятельности предприятия, решения финансовых вопросов и других проблем, возникающих в процессе деятельности предприятия;

· заключение договоров и принятие необходимых мер по выполнению обязательств предприятия согласно заключенным договорам.

· исполнение функций по найму и увольнению работников предприятия, заключение с ними договоров и трудовых соглашений.

· разработка организационной структуры предприятия и должностных инструкций.

2. Отдел Бухгалтерии:

Ведение учета и контроля над целостностью и движением нематериальных фондов и денежных средств организации, а также учет долгосрочных активов, материальных ценностей, расчетов с клиентами, расчетов с персоналом (оплата труда), учет расходов, финансовых результатов от банковских операций. Он обеспечивает многосторонний анализ экономической и финансовой деятельности фирмы и участвует в принятии решений.

3. Коммерческий Отдел:

· учёт закупок

· учёт продаж

· составление инвентаризационной ведомости

· отчёты

4. Информационно-Технический отдел:

· поддержание работоспособности компьютерной техники;

· администрирование локальной сети;

· установка и настройка ПО;

· разрешение вопросов пользователей;

5. Склад:

· составление отчетов о движении товаров по всем складам; контроль экспедиторов.

· определение наличия товаров; ведение учетов о движении товаров на складе.

· погрузка/разгрузка товаров.

6. Магазин:

· продажа товаров

· информирование клиента о готовности заказа

· ведение переговоров с клиентами, предоставление им необходимой информации об оказываемых услугах, консультирование клиентов.

· принятие заказов от клиентов

· заключение договоров с клиентами

3. Работа, выполненная за период прохождения практики

В ходе прохождения практики, был проведен анализ работы предприятия в целом. Для определения эффективности ведения бизнеса с дальнейшим улучшение его работы.

Для более подробного изучения предприятия было решено рассмотреть его функциональную модель; необходимо было разобраться, как происходим взаимодействие предприятия с внешней средой?

Проанализировав деятельность предприятия, выяснилось, что когда покупатели делают заказ на конкретную модель товара, то через 1-2 недели заказ выполняется. Для этого ведёт сотрудничество с крупномасштабными производителями качественной компьютерной техники мировых торговых марок. Таким образом функциональную модель предприятия можно представить в следующем виде:

Также были изучены и функциональные модели магазина и склада:

Рисунок 3. Функциональная модель магазина

Рисунок 4. Функциональная модель склада

3.1 Алгоритм обработки и выполнения заказа

Чтобы наиболее тщательно оценить эффективности функционирования предприятия был описан алгоритм выполнения заказа. Это позволит наглядно увидеть в каких местах происходят задержки или иные ситуации, препятствующие быстрому и эффективному обслуживанию клиентов.

Рисунок 5. Алгоритм обработки и выполнения заказа

3.2 Информационно-логическая модель предприятия

Анализ информационно-логической структуры предприятия позволит нам проследить эффективность обмена информацией между подразделениями. Для описания информационно-логической модели необходимо проанализировать процессы получения, хранения и использования информации на предприятии. Одним из основных информационных носителей являются документы, используемые при работе предприятия. Выполнение каждой проектной операции на любом уровне предполагает получение входной информации, ее обработку и передачу для выполнения последующих операций.

Рисунок 6. Информационно-логическая модель предприятия

3.3 Физическая модель предприятия

Грамотно реализованная физическая модель влияет на оптимальное функционирование любого предприятия, автоматизируя взаимосвязь всех его отделов на уровне передачи данных. Поэтому было решено рассмотреть и проанализировать структуру предприятия на физическом уровне.

Рисунок 8. Физическая модель предприятия

Таблица 1. Комплектация офисного персонального компьютера для Коммерческого Отдела, Руководства,Склада и Магазина

Процессор	Intel Seleron 2.6 GHz
Оперативная память	DDR2 1 Gb / 800 MHz x 2
Видеоадаптер	Intel GMA 950 Integrated 256 Mb / 128 Bit
Жёсткий диск	Samsung SATA 80 Gb / 7200 T/Min
Корпус	ATX 350 W Black
Привод	Pioneer Optical DVD-RW 16x Black
Звуковая система	Realteak HD Audio 2-Channel Integrated
Сетевой адаптер	Realtek RTL8139-810x Family PCI Fast Ethernet NIC 10 / 100 Mb/s
Клавиатура	Logitech Standart Black
Мышь	Genius Optical Black
Монитор	Asus LCD/Wide/19 Black
Программноеобеспечение	MS Windows XP Pro, MS Office 2007, Kaspersky Anti-Virus 2009

Таблица 2. Комплектация офисного персонального компьютера для Бухгалтерского Отдела

Процессор	Intel Pentium Dual-Core 2.2 GHz
Оперативная память	DDR2 1 Gb / 800 MHz x 3
Видеоадаптер	Intel GMA 950 Integrated 256 Mb / 128 Bit
Жёсткий диск	Samsung SATA 160 Gb / 7200 T/Min
Корпус	ATX 350 W Black
Привод	Pioneer Optical DVD-RW 16x Black
Звуковая система	Realteak HD Audio 2-Channel Integrated
Сетевой адаптер	Realtek RTL8139-810x Family PCI Fast Ethernet NIC 10 / 100 Mb/s
Клавиатура	Logitech Standart Black
Мышь	Genius Optical Black
Монитор	Asus LCD/Wide/19 Black
Программное обеспечение	MS Windows XP Pro, MS Office 2007, Kaspersky Anti-Virus 2009, 1C-Бухгалтерия

Таблица 3. Комплектация файл-сервера для поддержания главной Базы Данных

Процессор	Intel Xeon Dual-Core 3,0 GHz
Оперативная память	DDR2 2 Gb / 800 Mgz Dual-Channel x 4
Видеоадаптер	Intel MCH ATI ES1000 Integrated 16 Mb
Жёсткий диск	Samsung SATA 500 Gb x 2
Блок питания	ATX 550 W
Сетевой адаптер	Intel Gigabit Ethernet 10 / 100 / 1000 Mb/s
Системная логика	Intel 3200
Система управления	Intel System Management Software 2.0

Таблица 4. Комплектация серверного компьютера для ИТ Отдела :