· о предоставлении отпусков, наложении взысканий, назначении дежурных, командировках (длительностью не более месяца в пределах Республики Беларусь).
Подобное деление, по сути, обусловлено нормами Перечня типовых документов с указанием сроков хранения3.
Коснулись новшества и порядка оформления локальных нормативных правовых актов. Так, теперь в организациях возможно применение сквозной нумерации пунктов в сложных документах, объединение пунктов в главы и т.д., что установлено для оформления документов, относящихся к нормативным правовым актам Республики Беларусь.
Порядок работы с электронными документами
Наиболее существенным отличием новой Инструкции от действовавшей ранее Примерной инструкции по делопроизводству является наличие в ней отдельной главы по работе с документами в электронном виде. Нормы Примерной инструкции по делопроизводству практически не описывали технологию работы с подобными документами, хотя и закрепляли ряд общих принципов, «увязывающих» традиционное делопроизводство и работу с документами на машинных носителях. С момента утверждения Примерной инструкции были приняты Закон Республики Беларусь от 10.01.2000 № 357-З «Об электронном документе» (с изменениями и дополнениями по состоянию на 02.08.2006) (далее - Закон об электронном документе), СТБ 1221-2000 «Документы электронные. Правила выполнения, обращения и хранения»4, СТБ 1176.2-99 «Информационная технология. Защита информации. Процедура выработки и проверки электронной цифровой подписи», иные нормативные акты и методические документы по работе с электронными документами. Положения данных нормативных актов, отражающие новые технологические реалии, практически не учитывались Примерной инструкцией по делопроизводству.
Можно отметить, что и в новой Инструкции вопросы работы в делопроизводстве с документами в электронном виде максимально не урегулированы. Ряд норм, заложенных в Инструкции по вопросам работы с документами в электронном виде, носит общий, рамочный характер. В частности, отсутствуют единые стандарты и нормативные правовые акты, устанавливающие форматы хранения электронных документов, системы электронного документооборота, единый формат электронной цифровой подписи (далее - ЭЦП), унифицированные форматы коммуникативного обмена в электронном виде и т.д.
Учитывая указанный аспект, в Инструкции, например, определено, что форматы документов в электронном виде, а также виды используемых материальных носителей для их хранения определяются организацией, если иное не установлено законодательством Республики Беларусь. При этом организации, передающие документы на хранение в государственные архивы, должны согласовывать используемые форматы с уполномоченным органом или учреждением Государственной архивной службы Республики Беларусь.
Анализируя положения Инструкции, можно отметить, что вместо понятия «электронный документ» в ней используется понятие «документ в электронном виде». Это обусловлено тем, что согласно Закону об электронном документе электронным документом признается лишь тот, который заверен при помощи ЭЦП. Такой же подход к трактовке понятия «электронный документ» сохранится и в новой редакции указанного Закона, принятие которой планируется в ближайшем будущем. Согласно Закону об электронном документе электронный документ, заверенный ЭЦП, приравнивается к документу на бумажном носителе и имеет одинаковую с ним юридическую силу. Вместе с тем Гражданский кодекс Республики Беларусь при совершении сделок сторонами допускает (в соответствии с законодательством или предварительно заключенным соглашением) использовать не только ЭЦП, но и иные аналоги собственноручной подписи. Поэтому разработчики Инструкции предусмотрели возможность использования в оперативном управлении и информационном обмене между организациями документов в электронном виде, не заверенных ЭЦП (при условии, что программные средства организаций позволяют однозначно идентифицировать участников управления и информационного обмена, обеспечить подлинность и целостность передаваемых документов, и при этом стороны признают такие документы).
Таким образом, используемое в Инструкции понятие «документ в электронном виде» включает в себя понятие гораздо шире, чем «электронный документ».
Разработчики Инструкции исходили из принципа сохранения преемственности и единства делопроизводственных технологий как при работе с бумажными, так и с электронными документами. Например, Инструкцией установлено, что подготовка и согласование проектов документов в электронном виде осуществляются по правилам, установленным в отношении аналогичных документов на бумажном носителе. Также документ в электронном виде должен иметь все реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением оттисков печатей и штампов. Расположение и оформление реквизитов документа в электронном виде при его внешнем представлении (на мониторе компьютера или при распечатке) должно соответствовать требованиям Инструкции.
Учитывая, что не все нормы работы с бумажными документами можно «один в один» перенести на практику работы с документами в электронном виде, разработчики Инструкции предусмотрели особенности, связанные, например, с подписанием документов, использованием различных реквизитов и отметок, проставляемых в традиционном делопроизводстве непосредственно на бумажных документах, но при работе с документами в электронном виде отражаемых только в регистрационно-контрольных формах и т.д.
Рамочный характер ряда норм Инструкции в части работы с документами в электронном виде скорее говорит о несовершенстве и неполноте нормативно-методической базы в данной сфере. Также, несомненно, в мире стремительно развивающихся и меняющихся технологий с течением времени некоторые общие подходы, а также частные методы, закрепленные в Инструкции в отношении документов в электронном виде, будут пересмотрены. Вместе с тем сегодня данные нормы вполне могут применяться на практике и способствовать более четкой организации делопроизводства в организациях.
Список использованных источников
1. Конституция Республики Беларусь. Принята на республиканском референдуме 24 ноября 1996г. / Минск « Беларусь» 1997.
2. Декрет Президента Республики Беларусь от 26 июля 1999 г. N 29 «О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 06.08.1999, N 58, рег. № 1/512 от 28.07.1999) (с учетом изменений, внесенных Указом Президента Республики Беларусь от 27.02.2002 № 145; Декретами Президента Республики Беларусь от 04.04.2002 N 10; 30.08.2002 № 22). ЮРИДИЧЕСКАЯ БАЗА «ЮСИАС» 2008г.
3. Указ Президента Республики Беларусь от 12 апреля 2000 г. № 180 «О порядке применения Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999г. №29» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 21.04.2000, N 37, рег. № 1/1164 от 14.04.2000) (с учетом изменений, внесенных Указами Президента Республики Беларусь от 23.08.2005 № 392, рег. № 1/6727 от 24.08.2005; 02.06.2006 № 369, рег. № 1/7644 от 05.06.2006). ЮРИДИЧЕСКАЯ БАЗА «ЮСИАС» 2008г.
4. Трудовой кодекс Республики Беларусь, принят Палатой Представителей 8 июня 1999 года. Одобрен Советом республики 30 июня 1999 года. ЮРИДИЧЕСКАЯ БАЗА «ЮСИАС» 2008г.
5. Комментарий к Трудовому кодексу Республики Беларусь. Под ред. Василевича Г.А. Издательство Амалфея. / 2003. – 1120с.
6. Трудовое право: Учебник / В.И. Семенков, В.Н. Артемова, Г.А. Василевич и др.; Под общ. ред. Семенкова В.И. / Мн.; Амалфея, 2001 - 592с.
7. Трудовое право: Учебник / В.И. Семенков; Под общ. ред. Семенкова В.И. / Мн.; Амалфея, 2002 - 672с.
8. Трудовое и социальное право: Учебник/под общей редакцией В.И. Семенкова. Мн.: Амалфея, 1999.-664с.
9. Трудовое право: Учебник/В.И Семенков, Г.А. Василевич Г.Б. Шишко и др.; Под общ. ред. В.И. Семенкова. – 3-е изд.; перераб. и доп. – Мн.: Амалфея, 2006с.
10. Трудовое право Республики Беларусь: Практическое пособие / Важенкова Т.Н. – Мн.: УП «Молодежное», 2003.
11. Трудовое право Республики Беларусь, Краткое изложение курса / В.А. Круглов. – Мн.: Дикта 2004. – 75с.