Набір файлів складається із сукупності споріднених файлів, тобто тих, які з певною метою за обраними ознаками можуть бути об'єднані у загальну групу (файли переміщення товарів на базі).
Банк даних є сукупністю наборів папок, файлів, згрупованих у масивах даних.
Якщо підприємство виконує зовнішньоекономічні операції, то необхідно користуватися міжнародними стандартами кодифікації даних при проведенні досліджень.
Відомо, що в практиці міжнародних організацій у процесі обміну інформацією та при вирішенні завдань міжнародних економічних, науково-технічних, культурних, спортивних та інших зв'язків використовуються скорочення назв країн - блоки буквеної та цифрової ідентифікації країн. Міжнародна організація з стандартизації (ІСО) розробила коди для кожної країни. Щодо України традиційно вживають такі блоки буквеної та цифрової ідентифікації:
• двобуквений алфавітний код України - UА - рекомендований Міжнародною організацією з стандартизації (ІСО) для міжнародних обмінів, який дає змогу утворювати візуальну асоціацію із загальноприйнятою назвою України без будь-якого посилання на її географічне положення або статус;
• трибуквений алфавітний код України - UКR - вживається в особливих випадках як більш доцільний;
• цифровий порядковий код - 804 присвоєний Статистичним бюро Організації Об'єднаних Націй і використовується для статистичних розрахунків.
Ці три блоки ідентифікації України зафіксовані для використання Міжнародною організацією з стандартизації у стандарті ИСО 3166-88 "Коды для представления названий стран".
Організація Об’єднаних Націй у своїй роботі також користується цими трьома блоками ідентифікації України.
Зважаючи на те, що ці блоки добре відомі у світі, а також з метою уніфікації скороченої назви нашої країни Державний комітет України по стандартизації, метрології та сертифікації (Держстандарт України) за погодженням із Міністерством закордонних справ України вважає за доцільне закріпити в законодавчому порядку вживання міністерствами, відомствами, підприємствами і установами алфавітних кодів – UA та UKRі цифрового порядкового коду - 804.
Економічна інформація, яка характеризує стан об'єкта дослідження на сучасний момент називається оперативною, і протягом планового періоду -поточною. Перша використовується при дослідженні господарських процесів у момент проведення їх (кількість і якість продукції конкретної партії поставки та ін.), а друга - після завершення (після закінчення місяця, кварталу). Так, якість продукції контролюють щодня і приймають оперативні рішення, щоб не допустити в торгівлю товарів, які не відповідають стандартам, деформованих та ін., а заходи щодо зміцнення договірної дисципліни можна розробляти після закінчення місяця. Таким чином, оперативна інформація використовується для поточного (оперативного) контролю і регулювання процесів господарської діяльності у випадках виникнення негативних відхилень від запланованих результатів, для вибіркових спостережень за окремими господарськими операціями, експериментальної перевірки норм витрачання сировини і матеріалів, хронометражних спостережень за роботою обладнання тощо.
Оперативна інформація про господарські процеси с дискретною, і потреба у ній виникає періодично. Не завжди її фіксують на матеріальних носіях з належним оформленням підписами осіб, які беруть участь у здійсненні господарської операції. Оперативну інформацію можна групувати за допомогою електричних імпульсів, датчиків, передавати органам управління телефонними каналами, через супутниковий зв'язок та ін. Тому в процесі дослідження її використовують у поєднанні з поточною, перевіряють достовірність, групують в інформаційні сукупності,
Поточна економічна інформація узагальнює результати виробничої і фінансово-господарської діяльності підприємства та його виробничих одиниць у системі бухгалтерського обліку безперервно за звітними періодами протягом календарного року (місяць, квартал). Її відображують у бухгалтерській і статистичній звітності та використовують для дослідження виконання планів, напруженості їх, дослідження факторів, які негативно впливають на результати діяльності підприємства і його підрозділів, а також для контролю використання матеріальних, трудових і фінансових ресурсів, збереження власності.
Початкова економічна інформація про стан і використання об'єкта дослідження називається первинною. В процесі обробки для цілей наукового дослідження її перетворюють на вторинну. Вона може бути проміжною і результативною. Так, витрати конкретного виду матеріалів на виробництво, що відображують у кількісних і вартісних вимірниках у лімітно – забірній карті або вимозі на витрачання матеріалів (первинному документі), є первинною інформацією. Ці самі витрати, записані у регістри бухгалтерського обліку, є вторинною інформацією, а згруповані у нагромаджувальних відомостях (машинограмах) протягом місяця за окремими видами виробів проміжною і, врешті, систематизовані за статтями калькуляції після закінчення кварталу разом з іншими витратами, що стосуються цього виробу, за якою обчислено його собівартість, - результативною.
Для дослідження основною є первинна інформація про господарські процеси і явища, оскільки її використовують для встановлення законності витрачання ресурсів і збереження цінностей на підприємстві, визначення матеріально відповідальних і службових осіб за заподіяні збитки. Тому до неї ставлять додаткові вимоги - достовірність інформації про об'єкт дослідження і явища господарської діяльності. Від достовірності її залежить якість проміжної і результативної інформацїї відображеної в системі бухгалтерського обліку, а також добутої в процесі проведення дослідження.
Є також інші ознаки класифікації економічної інформації, яку досліджують за: способом відображення -текстова, цифрова, алфавітна, алфавітно-цифрова, графічна (креслення, схеми, графіки); насиченістю даних -недостатня, достатня, зайва; корисністювикористання - корисна, некорисна; способом подання - директивна, розпорядча, звітна; ознаками обробки - оброблювана і необроблювана.
Залежно від функцій економічну інформацію поділяють за функціями використання в інформаційному забезпеченні господарського механізму підприємства, об'єднання, галузі, а також для наукових досліджень.
Інформацію, яку використовують для планування виробничої фінансово-господарської діяльності у всіх ланках економіки і яка містить у собі планові завдання, називають плановою, або нормативно-довідковою, а яка регламентує цю діяльність -директивною. Різновидом нормативної є розцінкова, регулююча (планова), договірна і довідкова інформація.
Інформацію, яка характеризує господарські процеси, відображені в бухгалтерському обліку виробничої і фінансово-господарської діяльності підприємств, об'єднань, використовують як основне джерело даних при проведенні наукового дослідження з мікроекономіки. її називають обліково-економічною, а за змістом -фактографічною.
У процесі дослідження обліково-економічну інформацію переробляють з використанням обчислювальної техніки в інформаційні сукупності, які характеризують виявлені недоліки в діяльності підприємства, об'єднання. Якщо інші види економічної інформації (планову, договірну та ін.) можна подати у вигляді схем, графіків, діаграм та іншими способами, то обліково-економічну - тільки у вигляді документа або його замінника - матеріального носія (машинограм, оперограм, магнітних дисків та ін.).
У сукупності обліково – економічна інформація відображує певні господарські операції за допомогою даних, що постійно змінюються. Тому їх відносять до змінної інформації:
Залежно від ступеня інформаційної деталізації об'єктів обліку розрізняють аналітичну і синтетичну обліково-економічну інформацію. Досліджують об'єкти за даними обліково-аналітичної інформації, сформованої на аналітичних рахунках бухгалтерського обліку, а синтетичну - на синтетичних рахунках. Так, досліджуючи дебіторську заборгованість за підзвітними особами, за даними синтетичного рахунку 372 "Розрахунки з підзвітними особами" встановлюють загальну суму заборгованості у динаміці за досліджуваний період (синтетична інформація). Потім заданими аналітичних рахунків встановлюють, коли і за якою конкретною підзвітною особою виникла дебіторська заборгованість, її суму, причину непогашений (аналітична інформація). Висновки необхідно складати на підставі синтетичної і аналітичної інформації.
Щодо об'єкта дослідження обліково-економічну інформацію поділяють на внутрішню і зовнішню, вхідну і вихідну, оперативну і поточну. Інформація про досліджуваний об'єкт (підприємство, об'єднання), утворювана на самому об'єкті, називається внутрішньою, а за її межами - зовнішньою. Інформація, яка надходить на досліджуваний об'єкт, є вхідною, а від нього - вихідною.
За стабільністю використання або зберігання економічну інформацію поділяють на умовно-постійну (постійну) і змінну. Інформація, яка використовується господарським механізмом без істотних змін протягом кількох звітних періодів (квартал, рік), називається умовно-постійною. або постійною; протягом місяця і менше -змінною. Такий поділ особливо важливий при використанні ПЕОМ у науково-дослідному процесі, оскільки дає змогу інтенсифікувати працю дослідника завдяки зменшенню обсягів інформації, яку готують уручну. Так, завдання до замовлення (контракту) є постійною інформацією на рік з розбиванням її за кварталами і місяцями, вводиться в ПЕОМ один раз і використовується для контролю виконання замовлення в цілому, за асортиментом та іншими показниками за звітний період, використовуючи при цьому змінну інформацію (виконання робіт за день, декаду, місяць).