Структурирование проекта должно включать разделение проекта по следующим признакам:
- компоненты продукции проекта;
- этапы жизненного цикла;
- элементы организационной структуры.
Процесс структуризации является неотъемлемой частью процесса планирования проекта, а также этапом подготовки сводного плана проекта и матрицы распределения ответственности и обязанностей. К основным задачам структуризации относятся:
- разбивка проекта на поддающиеся управлению блоки;
- распределение ответственности за различные элементы проекта с учетом структуры организации и имеющихся ресурсов;
- точная оценка необходимых затрат - финансовых, временных, материальных;
- создание единой базы для планирования, составления смет, контроля за затратами;
- увязка работ по проекту с системой ведения бухгалтерского учета;
- конкретизация целей проекта по подразделениям компании;
- определение подрядов.
Таким образом, основная задача структуризации - определить вещественные компоненты проекта. В результате получается подпродуктовая структура.
Структуризация проекта по этапам жизненного цикла называется структурой процесса.
Структуризация проекта по видам выполняемых функций создает организационную структуру проекта.
Здесь необходимо ввести понятие подпроекта, под которым понимается серия взаимосвязанных работ и мероприятий, относительно независимых от основной части проекта.
Процесс структуризации проекта может быть представлен в виде следующей совокупности стандартных шагов.
Определение проекта. Подразумевает четкую формулировку характера, целей и содержания проекта, а также определение всех конечных продуктов проекта с их характеристиками. Здесь же должна быть составлена иерархия целей.
Уровень детализации. На этом шаге рассматриваются различные уровни детализации плана и выявляется оптимальное количество уровней элементов структуры.
Структура процесса. Разрабатывается схема жизненного цикла проекта.
Организационная структура, т.е. организационная схема проекта, охватывающая все группы участников или отдельных участников, занятых в проекте, включая лиц из внешнего окружения, заинтересованных в реализации проекта.
Структура продукта - схема разбивки конечного продукта по подсистемам или компонентам, включая материальное обеспечение, программное обеспечение, информационное обеспечение, сервисное обеспечение, если необходимо, территориальное распределение.
Система бухгалтерских счетов организации - предполагает разработку системы кодов, применяемых при структурировании проекта. Должна основываться на существующем в организации плане бухгалтерских счетов и на системе внутреннего учета.
Структура разбивки проекта. Результаты шагов с 3 по 6 объединяются в единую структуру проекта.
Генеральный сводный план проекта. Может в дальнейшем подвергаться дальнейшей детализации в процессе поиска критического пути.
Матрица распределения ответственности. В результате анализа отношений между элементами структуры проекта и организационной структурой строится матрица, где элементы структуры проекта становятся строками, а элементы организационной структуры компании - столбцами. В ячейках матрицы уровни ответственности обозначаются при помощи условных различных обозначений или кодов (таблица 1.2).
Таблица 1.2 - Матрица ответственности для структурных подразделений проекта обустройства газоконденсатного месторождения
| Наименование объектов | Исследование инвестиций | Разработка ПСД | Контракты | Строи-тельство | Эксплуа-тация |
| Отдел обустройства ГКМ | -/+ | +/- | +/- | + | + |
| Отдел по строительству МГ и КС | -/+ | +/- | +/- | + | + |
| Отдел охраны природы | -/+ | -/+ | -/+ | +/- | -/+ |
| Отдел комплектации | +/- | + | + | +/- | |
| Отдел АСУ | -/+ | -/+ | +/- | +/- | +/- |
| Отдел градостроительства | -/+ | + | -/+ | +/- | +/- |
| Технический отдел | +/- | + | -/+ | -/+ | -/+ |
| ППО | -/+ | -/+ | + | +/- | + |
| ПФО | + | +/- | + | ||
| Бухгалтерия | -/+ | +/- | +/- | -/+ | |
| Отделение по строительству ж/д. ветки | -/+ | - | - | + | + |
Условные обозначения: + - ответственный исполнитель; +/- - принимает участие в разработке; -/+ - согласовывает конечный результат
МГ - магистральные газопроводы; КС - компрессорные станции.
Для структуризации проектов используется ряд специальных моделей:
- дерево целей;
- дерево решений;
- дерево работ;
- организационная структура исполнителей;
- матрица ответственности;
- сетевая модель;
- структура потребляемых ресурсов;
- структура затрат;
- структура стоимости.
Методы структуризации принципиально сводятся к двум: "сверху вниз", т.е. определению общих задач с последующей детализацией, и "снизу вверх" - определение частных задач с последующим их обобщением.
Согласно системному подходу, проект обладает рядом свойств, которые необходимо учитывать при организации работ по его реализации:
- проект возникает, существует и развивается в определенном окружении, называемом внешней средой;
- состав проекта не остается неизменным в процессе его реализации. Некоторые элементы могут появляться, а некоторые - выходить из состава проекта;
- проект, как и всякая система, может быть разделен на элементы. При этом между элементами должны существовать и поддерживаться определенные связи.
Из этих свойств следуют 2 основных вывода:
- проект не является жестким стабильным образованием;
- ряд элементов может использоваться как в составе проекта, так и вне его.
Отсюда следует, что разделение всей сферы деятельности, в которой появляется и развивается проект, на собственно проект и внешнюю среду достаточно условно. [ 4 ]
Изучение систем, в особенности, экономических предполагает анализ их взаимосвязей со средой. Характер взаимодействия системы и среды может быть различным. Таким образом системы разделяются на открытые - где учитывается влияние внешней среды на состояние и поведение системы, и - закрытые или замкнутые (понятие, разумеется, условное) - где система предполагается полностью изолированной от среды.
Реальные экономические системы являются всегда открытыми, понятие замкнутости вводится в ходе проведения теоретических исследований отдельных элементов системы, на определенной стадии абстрагирования.
Открытость системы означает наличие в ней каналов обмена информацией и энергией с окружающей средой. Предприятия покупают ресурсы и продают свою продукцию другим предприятиям и потребителям. Таким образом возникают потоки ресурсов, товаров, услуг и денег. Процессы обмена этими потоками предприятия с окружающей средой происходят постоянно.
Участники проекта - это основной элемент его структуры. В зависимости от типа проекта может быть от одного до нескольких десятков или даже сотен участников.
Основная цель администрирования заключается в том, что администратор проекта принимает на себя обязанности по обеспечению оперативного управления, высвобождая время руководителю проекта, но не снимая с него ответственности. Существует определенное противоречие между проектным и административным управлением проектами, разрешение которого зависит от профессионализма высшего руководства компании. [13]
1.2 Методология подготовки, согласования и реализации инвестиционных решений
Проект и его окружение
| Наука | Техника | Общество | Экономика | Политика | ||||||
| Сфера бизнеса | ||||||||||
| Организация и участники проекта | ||||||||||
| Знания и опыт по реализации проекта | Зона реализации проекта | Решения по управлению проектом | П | Персонал проекта | Трудовые ресурсы | Рынок труда | ||||
| Сфера законодатель-ства | Правовая зона проекта | Контракты и другие правовые документы | Р | Финансирование проекта | Финансовая зона проекта | Рынок капитала | ||||
| Знания и опыт по разработке проекта | Зона разработки проекта | Проектно-сметная документация | О | Материаль-ные ресурсы | Зона закупок и поставок | Рынок сырья | ||||
| Опыт и методы строительства | Зона строительства | Здания и сооружения | Е | Участок строительства | Зона землепользования | Рынок земли | ||||
| Инженерные знания и опыт | Зона инжиниринга | Технологический процесс | К | Производство | Производственная зона | Рынок средств производства | ||||
| Т | ||||||||||
| Продукция | ||||||||||
| Зона сбыта | ||||||||||
| Рынок сбыта | ||||||||||
На стадии разработки (прединвестиционной фазе) выполняются следующие виды работ:
- определение инвестиционных возможностей и выдвижение бизнес-идеи;
- анализ альтернативных вариантов проекта и предварительный выбор проекта;
- подготовка проекта - разработка предварительного технико-экономического (ПТЭО) и технико-экономического обоснования (ТЭО);