Носителями информации как правило, являются какие - либо документы: заявления, постановления, решения, экспертные заключения, различные обзоры, аналитические справки, нормативно-методические документы, направляемые по подчиненности нижестоящим органом. Они играют важную роль в контроле за исполнением ранее принятых решений, наполняют координационные и субкоординационные связи органов управления информационным содержанием.
Таким образом, система информации (информационная система) - это организованная в соответствии со специально разработанными классифицированными признаками деятельность по сбору, хранению, обработке, анализу и выдаче информации получателям в целях обеспечения нормального функционирования субъекта управления и эффективного воздействия на объект управления.
Все виды и источники информации о деятельности органов внутренних дел и ее результаты должны отвечать определенным требованиям. К ним, в частности, относятся требования объективности, комплексности, оптимальности, конкретности, непрерывности и др. Главным из этих требований является требование объективного подхода, которое предъявляется ко всей социальной информации, отражающей общественные и личные интересы и потребности. Это означает, что любая информация служащая базой для выработки управленческих решений, должна отражать реальное положение дел в правоохранительной сфере государственного управления, действительное состояние борьбы с преступностью, охраны прав и свобод и законных интересов граждан.
Решение проблем укрепления законности и правопорядка на любом уровне управления предполагает учет и анализ как позитивных так и негативных обстоятельств, факторов и явлений, глубокое, всестороннее и непредвзятое их изучение. Иными словами, информация должна быть объективна и служить гарантией выработки обоснованном управленческого решения, а в конечном счете - правильной организации управленческого процесса.
Отсюда вытекает следующее важное требование к социальной информации - комплексность, системный подход к оценке социальных явлений и процессов. Это требование применительно к организации управления органа внутренних дел находит свое выражение, в частности в том, что при оценке состояния оперативной обстановки нельзя опираться на отдельно взятые, быть может даже весьма веские факты. Необходимо выявить природу возникновения этих фактов причем это относится ( к положительным и отрицательным фактам), ответить на вопрос, образуются и складываются ли за ними те или иные явления, тенденции и лишь после этого принимать во внимание при выработке управленческих решений.
При сборе и анализе информации, используемой в процессе управления органами внутренних дел, следует руководствоваться требованием оптимальности и, в частности, избегать двух крайностей - обилия и дефицита информации. Иными словами, с одной стороны, нельзя подменять качество информации ее количеством, а с другой - переоценивать значение каких-либо данных и сведений в ущерб другим, необоснованно суживать информационную базу анализа состояния правопорядка. Полнота, репрезентативность информации дают возможность отразить главные стороны изучаемого вопроса, повышают качество управленческих решений за счет учета различных факторов, прямо или косвенно влияющих на результативность работы органов внутренних дел.
Следует отметить, что определение оптимума информации в смысле обеспечения ее полноты во многом обусловлено уровнем профессиональной подготовки, жизненным опытом, стажем службы в органах внутренних дел и другими личностными характеристиками объекта управления.
Как видно с требованиями оптимальности органически связано требование конкретности информации. Для организации управленческой деятельности - это требование особенно актуально. Неопределенные, непроверенные данные будучи положенные в основу оценки оперативной обстановки, приводя к принятию неверных содержащих серьезные ошибки управленческих решений, которые подчас, могут иметь отрицательные последствия для всей управляющей системы, а в конечном счете - для выполнения конкретных задач, стоящих перед данным органом внутренних дел.
Конкретность информации нельзя рассматривать в отрыве от требования непрерывности ее поступления. Только лишь при данном условии можно говорить о достаточно высоком уровне организации системы информации и действительности информационных потоков. Вне регулярного, систематического поступления информации (как от субъекта управления к объекту управления, так и наоборот) процесс управления начинает терять эффективность, поскольку становится затруднительно, а порой и просто невозможно, выявлять тенденции и причины позитивных и негативных явлений, своевременно разрабатывать и принимать меры по оперативному реагированию на осложнение оперативной обстановки.
По существу информационное обеспечение управления представляет собой специфический вид управленческой деятельности по созданию, организации функционирования и развития информационных систем.
Понятие информационное обеспечение может иметь отношение к управленческому процессу в целом (например, информационное обеспечение на уровне ГОРОВД, ГУВД и т.п.) к отдельным функциям управления (например, информационное обеспечение планирования), к деятельности структурных подразделений органа внутренних дел (например информационное обеспечение отдела муниципальной милиции административного округа в городе либо к деятельности отдельных должностных категорий сотрудников ОВД (например, информационное обеспечение начальника горрайоргана).
Информационное обеспечение крайне важно для главного субъекта управления - руководителя органа внутренних дел, координирующего действия подчиненных, эффективность деятельности которого находится в прямой зависимости от имеющихся в его распоряжении и удовлетворяющих его информационные потребности информационных систем.
Информационное обеспечение управленческой деятельности руководителя предполагает решение следующих основных вопросов по созданию необходимых информационных систем:
- установить источники, виды и переодичность поступления информации;
- наметить и осуществить сбор, обработку и анализ информации;
- определить круг потребителей каждого вида информации и их обратные связи и т.д.
Повышение уровня информационного обеспечения во многом зависит от качества работы информационных центров, деятельность которых направлена на проектирование, организаций функционирования и совершенствования информационных систем.
К сожалению проектирование информационных систем, как правило, отстает от реорганизации систем управления в органах внутренних дел, что приводит на этапе становления вновь образованию субъекта управления к дефициту необходимой информации, с одной стороны и к избытку устаревшей и непригодной информации с другой. Все это, естественно снижает эффективность функционирования нового органа управления, создает дополнительное напряжение в разработке информационных систем, удовлетворяющих новые задачи управления.
В современных условиях совершенствования информационных систем невозможно без использования электронно-вычислительной техники и автоматизированных банков данных.
Объективными предпосылками компьютеризации управленческих процессов являются усложнение и растущее многообразие функций управления, образование потребности в обработке крупномасштабных массивов социальной информации, создание широко развитых каналов по обмену информационными потоками и др.
Использование вычислительной техники в органах внутренних дел не только значительно снижает трудоемкость обработки учетных материалов, ускоряет документооборот и т.п., что заметно приводит к повышению качества управленческой деятельности, а в конечном счете - к активизации борьбы с преступностью.
ВЫВОД: Сказанное позволяет прийти к выводу, что процесс управления неосуществим без соответствующего информационного обеспечения как всего управленческого цикла, так и отельных его стадий.
2. РОЛЬ И ЗНАЧЕНИЕ СОЦИАЛЬНОЙ ИНФОРМАЦИИ В ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНОВ ВНУТРЕННИХ ДЕЛ (МИЛИЦИИ)
Социальная информация имеет большое научное и практическое значение для разработки эффективных систем управления органами внутренних дел (милицией), формирование стиля и методов планирования, принятия и исполнения решений, контроля и оценки эффективности работы.
Деятельность органов внутренних дел (милиции) по обеспечению правопорядка, охране прав и законных интересов граждан должна быть социально оцениваемой, что необходимо для реализации управленческих правоохранительных функций в единой и целостной системе. Основное содержание системы составляет "сама деятельность органов внутренних дел (милиции) по укреплению правопорядка, охране прав и законных интересов граждан, состояние правопорядка (оперативной обстановки в регионе) как часть социальной действительности.
Данная система состоит из ряда элементов.
Первым элементом системы является сбор информации о ней: наблюдение, анализ документов, опросы, описание опыта работы органов внутренних дел (милиции), результатов их деятельности, обобщение складывающейся практики.
Следующий элемент - это аналитические (социологические, криминологические) исследования, происходящие в органах внутренних дел (либо в сфере охраны общественного порядка и борьбы с преступностью), процессов.
С помощью социологических, социально-психологических, правовых, экономических, статистических и других методов исследований становится возможным выявить и сформулировать закономерности формирования и реальное состояние оперативной обстановки, особенности стиля организаторской деятельности аппаратов и служб органов внутренних дел, причины и условия, способствующие эффективной деятельности органов внутренних дел; результативность мер по предупреждению и раскрытию преступлений и других правонарушений.