В этом аспекте особую актуальность приобретает исследование процедур подготовки и проведения экспортной и импортной сделки.
Целью настоящей работы является изучение процедуры подготовки и проведения экспортных и импортных сделок субъектами внешнеэкономической деятельности.
1. Этапы подготовки и проведения экспортной и импортной сделки
Под процедурами подготовки и проведения экспортной и импортной (далее - внешнеторговой) сделки следует понимать коммерческую деятельность, направленную на отыскание контрагента, установление с ними контакта, подготовку и проведение переговоров о заключении сделки, ее оформление и передачу контрагенту для исполнения.
Этапы подготовки и проведения внешнеторговой сделки:
маркетинговые исследования международных рынков,
поиск зарубежных партнеров,
установление контактов с потенциальным партнером - иностранной фирмой,
анализ и проработка конкурсных материалов: подготовка конкурсного листа, расчет экспортных цен и т.д.
подготовка условий платежа и поставки,
подготовка проекта контракта,
проведение переговоров и согласование проекта контракта,
подписание контракта,
исполнение контрактных обязательств: поставка товаров, расчетно-платежные операции,
контроль над выполнением контрактных обязательств,
рассмотрение возможных претензий.
Маркетинговые исследования внешних рынков и их освоение сложнее по сравнению с внутренним рынком по следующим причинам:
Изучение внешних рынков требует ознакомления с большим количеством информации из различных источников.
Эффективная работа на внешнем рынке требует использования комплекса маркетинговых методов.
Необходимо учитывать требования внешней маркетинговой среды: международные правила, обычаи и обыкновения, социально-культурная среда, местные обычаи, правила.
Маркетинговые исследования рынка проводятся чаще всего по 3 направлениям:
Изучение спроса (по специальной программе):
Цель выхода на рынок;
Емкость рынка;
Потенциал, круг потребителей;
Требования потребителей к товарам;
Определение перспективы развития рынка;
Изучение предложения: ассортимент, объемы, структура предлагаемых товаров, прогнозирование появления новых товаров, изучение и оценка деятельности фирм-конкурентов.
Изучение условий работы на основе конъюнктуры товарного рынка:
Коммерческая практика специальных и финансовых договоров и контрактов, условия проведения торгов и аукционов, торговые обычаи, условия поставки, способы установки цены, формы и методы расчетов.
Условия перемещения товаров: выбор вида транспорта, условия перевалки и хранения, правила сдачи-приемки грузов, правовые условия, торгово-политические воздействия.
2. Выбор партнеров на мировом рынке
Выбор партнера (контрагента) начинается обычно с выбора страны. Предпочтения отдаются той стране, с которой уже есть норм деловые отношения, освоена правовая база, отсутствует дискриминация по отношению к другим странам.
При выборе фирмы партнера изучают ее характеристики:
Технологические,
Научно-технические,
Организационные,
Экономические,
Правовые.
На основании полученных оценок определяют:
Стратегическую солидарность потенциального партнера (методы деятельности, платежеспособность, кредитоспособность, степень доверия к нему со стороны банков).
Деловую репутацию (наличие опыта в данной сфере деятельности, пунктуальность выполнения обязательств, опыт прошлых сделок).
Предпочтение отдается тем контрагентам, которые занимаются экспортно-импортными операциями.
Источники информации, используемые при выборе партнера:
Справочники.
Годовые отчеты фирм.
Общеэкономические и отраслевые газеты и журналы.
Информационные услуги в этой области оказывают:
ВНИИКИ,
ТПП,
Работники аппарата заграничных органов Российской Федерации.
Информационная база должна постоянно обновляться; на ее основе формируется досье фирм, которые включают 3 основных раздела:
Карта фирмы,
Сведения о переговорах с фирмой,
Сведения о деловых отношениях.
Карта фирмы представляет собой анкету со следующей информацией:
Страна, почтовый адрес, телефоны, факсы фирмы и ее филиалов, адреса электронной почты.
Год основания фирмы, ее филиалов, отделений и представительств.
Предметы торговли, производства с указанием основных технических и коммерческих характеристик.
Производственные мощности, численность работающих, торговый оборот и прочие данные по годам.
Сведения о финансовом положении.
Характеристика филиалов, дочерних предприятий, представительств и отделений, описание связей фирмы.
Важнейшие конкуренты и их характеристика.
Владельцы, руководители фирмы, ведущие специалисты по важнейшим видам деятельности.
Коммерческий оборот (общий и по различным товарным рынкам).
Сведения, характеризующие фирму негативно (невыполненные обязательства, рекламации, арбитражные и иные судебные иски).
Сведения о переговорах с фирмой заполняют после завершения очередного раунда переговоров:
Предмет переговоров.
Результат переговоров.
Характеристика переговоров.
Поведение представителей фирмы во время переговоров.
Деловые отношения с другими российскими организациями.
Особые моменты и ситуации, возникавшие в процессе переговоров.
Сведения о деловых связях формируются ежегодно и отображают опыт работы с фирмой в течение года: выполнение условий контрактов, заинтересованность в совместной работе, деловая характеристика фирмы и ее работников.
Досье на фирму пополняется систематически. Основными формами отчетности, используемыми для анализа, являются:
Бухгалтерский баланс.
Счет прибылей и убытков.
Счет поступлений и расходований средств.
Из этих документов берутся данные для заполнения следующих разделов:
Экономический потенциал фирмы: сведения об активах, объемах продаж, размере прибыли, основном и оборотном капитале, капиталовложениях, собственном и заемном капитале, производственных мощностях, научно-исследовательской базе и расходах на НИОКР, объемы производства, численность персонала и пр.
Показатели эффективности деятельности фирмы: объемы продаж, размер прибыли, отношение объема продаж к активам, прибыль и себестоимость и т.д.
Конкурентоспособность фирмы: способность удовлетворить спрос потребителей по сравнению с конкурентами, динамика продаж в стоимостном и количественном выражении, коэффициент спроса, отношение объема продаж к стоимости нереализованной продукции, отношение объема продаж к сумме дебиторской задолженности, загрузка производственных мощностей, портфель заказов, объем, направление и динамика капиталовложений.
Финансовое положение фирмы оценивается критериями: финансовой зависимости, платежеспособности, кредитоспособности т.п.
По каждому из критериев рассчитываются значения собственных показателей.
Важными факторами при выборе партнера являются:
Репутация фирмы и ее продукции.
Надежность финансового положения.
Достаточность производственного и научно-технического потенциала.
3. Подготовка и проведение переговоров с зарубежными партнерами
1. Телефонные переговоры и устная форма переговоров.
Партнеры согласовывают лишь такие основные условия сделки, как перечень товаров, количество и срок поставки, цена товаров и всего контракта. Затем это оформляется окончательно в форме контракта.
Недостатки: необходимость тщательной предварительной подготовки и дороговизна международных переговоров.
Достоинства: оперативность подготовки и оформления продажи или закупки товаров, возможность уточнения ранее согласованных пунктов.
Этот способ является основным способом при биржевой торговле.
2. Личная встреча с партнерами.
Необходимость: когда сторонам трудно согласовать конечные условия контракта иным способом.
Используется: для установления деловых контактов с контрагентами на выставках, ярмарках; при заключении кредитных и обычных контрактов; при согласовании условий кооперации и т.д.
Важно учитывать:
- социально-психологическую атмосферу переговоров,
- специфику личности участников переговоров,
- национальные и культурные особенности.
Виды переговоров:
- переговоры-знакомство (представительские) не преследуют цели заключения конкретных соглашений или сделок;
- переговоры по техническим условиям (номенклатура товаров, их характеристики, комплектность, последовательность поставки, вопросы монтажа и наладки);
- переговоры по коммерческим вопросам - обсуждение основных условий сделки и подписание контракта.
Этапы переговоров:
- изложение предложений и понимания отдельных вопросов в письменной форме (предварительное);
- уточнение и согласование отдельных позиций сделки (часто по телефону);
- окончательное урегулирование всех условий сделки (процесс переговоров).
Способы ведения переговоров:
- жесткие - основываются на силе, отстаивании сторонами своих условий,
- мягкие - стороны видят в контрагенте партнера-коллегу, обе стороны готовы идти на взаимные уступки. Такой способ оправдан при длительном сотрудничестве сторон,
- вынужденно принудительные - стороны придерживаются следующих правил:
отделять свои эмоции и амбиции от предмета переговоров;